辦公室主任的服務(wù)觀

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來源：中國秘書科學(xué)聯(lián)盟，河南現(xiàn)代秘書研究院作者：匿名發(fā)表日期： 2008-7-28 19:55:33 閱讀次數(shù)： 23 查看權(quán)限：普通文章

辦公室主任的服務(wù)觀
服務(wù)是辦公室的重要職責(zé)。辦公室工作千頭萬緒，沒有一項(xiàng)離開服務(wù)這個(gè)主題的。作為辦公室主任，在日常工作中具備積極的、高水平的、全方位的服務(wù)精神，是當(dāng)好助手和參謀、提高工作水平最重要因素。
一、孰輕孰重，突出政務(wù)服務(wù)
在辦公室工作中，政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)各有其重要性，都是整體工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齊觀。對辦公室主任來講，政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)重大決策的貫徹落實(shí)好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個(gè)中心工作，滲透到工作的每一個(gè)層面。在決策前，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手，要盡可能提供第一手資料，并進(jìn)行初步的綜合分析，提出有價(jià)值的參考意見。在決策中，又要準(zhǔn)確無誤地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，吃透上級精神，在深刻理解的基礎(chǔ)上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致。在決策后，要善于迅速制定出落實(shí)方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細(xì)致中突出效率，協(xié)調(diào)各部門原原本本地貫徹落實(shí)。政務(wù)服務(wù)是綱，綱舉目張；要善于抓牛鼻子，牽一發(fā)而動全身；事務(wù)服務(wù)是現(xiàn)過現(xiàn)，要細(xì)心周到，滴水不漏。作為辦公室主任，抓住政務(wù)服務(wù)就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作最龐雜，最忙亂，如果分不清輕重緩急，越渴越加鹽，胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務(wù)堆中難以自拔，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。一個(gè)合格的辦公室主任，必須把政務(wù)服務(wù)當(dāng)作第一要?jiǎng)?wù)，做到超前謀劃，周密安排，迅速落實(shí)，準(zhǔn)確反饋，在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，從容應(yīng)付，指揮若定，爭取工作的主動權(quán)。
二、沉著冷靜，突出重點(diǎn)服務(wù)
辦公室主任每天要面對很多人、很多事，如果疲于應(yīng)付，勢必會顧此失彼，捉襟見肘。所以，要保證整個(gè)辦公室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，必須有一種“大將風(fēng)度”，處變不驚，臨亂不慌，在沉著冷靜中理出工作思路，突出重點(diǎn)服務(wù)。什么是重點(diǎn)？領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)就是重點(diǎn)，群眾議論的焦點(diǎn)就是重點(diǎn)，推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是重點(diǎn)。當(dāng)然，重點(diǎn)也往往因時(shí)因地而異，一個(gè)階段有一個(gè)階段的重點(diǎn)，一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在具體操作中，全靠辦公室主任的一雙慧眼去準(zhǔn)確捕捉，靠靈敏的腦子冷靜思索，靠科學(xué)的實(shí)踐去把握。在重大決策前，掌握實(shí)情，大膽諫言就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)中，積極協(xié)調(diào)，真督實(shí)查就是重點(diǎn)；在落實(shí)后，認(rèn)真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時(shí)反饋就是重點(diǎn)；抓不住重點(diǎn)就沒有工作效率，就很難與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，服務(wù)也就難以到位。當(dāng)然，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)并不等于不顧其它，顧此失彼，非重點(diǎn)工作出現(xiàn)失誤，同樣會給全局帶來負(fù)面影響。
三、小中見大，突出要事服務(wù)
抓重點(diǎn)，抓急務(wù)當(dāng)然是最重要的工作方法和要求，但作為辦公室主任，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細(xì)、周密和嚴(yán)謹(jǐn)上下功夫，在重點(diǎn)服務(wù)中突出要事服務(wù)。比如在對外商洽談中，一個(gè)小小的失誤，可能會給領(lǐng)導(dǎo)帶來很大的被動。相反，如果能慮事周詳，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)缺，原先可能造成不良影響的“細(xì)節(jié)”也會得到及時(shí)化解。在對上服務(wù)的全過程中，貌似小事未必是小事，容易忽視的地方也可能出現(xiàn)大的紕漏。所以，衡量辦公室主任的服務(wù)水平，要在事關(guān)大局的小事和細(xì)節(jié)上看素質(zhì)、論高低。小蘊(yùn)含著大，小影響著大，所謂小，既是我們?nèi)菀缀雎缘牡胤?，也是需要格外小心的地方。要做到小中見大，首先要吃透上級的方針政策，吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖，在創(chuàng)造性貫徹執(zhí)行中，不忽視任何事情，特別是對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情，事關(guān)全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考慮，去謀劃，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三是增強(qiáng)工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住一滴水見太陽的東西，舉一反三，做好大局文章。
四、胸懷全局，突出整體服務(wù)
辦公室主任對上處于服從地位，不可不知進(jìn)退之節(jié)而越位。但工作性質(zhì)、角色安排又決定了我們必須胸懷大局，從整體上去謀劃服務(wù)工作。下棋講大局觀，干工作也要講大局觀，尤其是辦公室主任。有人認(rèn)為只要聽命于領(lǐng)導(dǎo)就可以了，“不在其位，不謀其政”，其實(shí)這正是辦公室主任之大忌。沒有大局觀，就不可能準(zhǔn)確理解、全面落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的重大決策，就不可能在步調(diào)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，服務(wù)的水平和質(zhì)量就肯定上不去。大局觀從哪里來？從強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心來，從勤于學(xué)習(xí)和思考中來，也可以從失敗的教訓(xùn)和成功的經(jīng)驗(yàn)中摸索出來。有了大局觀，在工作擺布上就不再是就事論事，而是從整體意義上面對局部工作，牽一發(fā)而動全身，窺一斑而知全豹。這是最能體現(xiàn)辦公室主任綜合素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)水平的一個(gè)方面。整體服務(wù)中要處理好三個(gè)關(guān)系：一、聽命于主要領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)于其他領(lǐng)導(dǎo)成員的關(guān)系。二、處理好急務(wù)、雜務(wù)和中心工作的關(guān)系。三、處理好上下左右之間的關(guān)系。三方面的關(guān)系處理好了，整體服務(wù)就會上檔次、上水平。
五、超前把握，突出決策服務(wù)
作為辦公室主任，一般來說，查辦落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)相對容易，而超前謀劃，提出建設(shè)性的決策參考往往較難。
究其原因，一是不居高位又需高站位謀劃，立足現(xiàn)實(shí)又要有前瞻性思考，服務(wù)到位又不能越位，在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務(wù)工作，又要從中超脫出來謀大事；既要深入基層掌握實(shí)情，又要提出有高度和深度的決策建議，在操作上非常不易。要突破這兩難，不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭，猶如行舟無船標(biāo)，必須刻苦鉆研上級的方針、政策，在創(chuàng)造性執(zhí)行上有建樹。閉門造車想不出高人一籌的好點(diǎn)子，就必須沉到基層搞大量實(shí)實(shí)在在的調(diào)研工作。縮手縮腳也很難撞出創(chuàng)造性思維的火花，只能流于工作的平庸化。需要特別提出的是，決策服務(wù)絕不是看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事，順著領(lǐng)導(dǎo)的意圖隨聲附和，它是獨(dú)立思考后的慎重進(jìn)諫，是出于對工作負(fù)責(zé)、對領(lǐng)導(dǎo)尊重的大膽直言。即使是與領(lǐng)導(dǎo)意圖相悖的見解，也可能對最終的科學(xué)決策提供有價(jià)值的參考意見。搞好決策服務(wù)，關(guān)鍵要把握好四個(gè)要點(diǎn)：一、政治要敏銳，能夠見一葉而知秋，發(fā)現(xiàn)別人容易忽略的重要問題；二、情況要熟悉，眼觀六路，耳聽八方，知領(lǐng)導(dǎo)所未必知，準(zhǔn)確提供決策依據(jù)；三、反饋要及時(shí)，對決策的貫徹落實(shí)情況實(shí)行動態(tài)反映，提供有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策后的調(diào)控提供服務(wù)；四、督辦要有力，保證不因?yàn)榫植繂栴}影響全局工作的快速推進(jìn)，維護(hù)決策的權(quán)威性。
總之，辦公室主任要為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作，必須突破保守、陳舊的傳統(tǒng)觀念，在被動中求主動，在穩(wěn)健中求創(chuàng)新，做到大事不糊涂，小事不疏忽，在服務(wù)的崗位上不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，最大限度地發(fā)揮積極能動的作用.

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