實(shí)驗(yàn)七  PowerPoint基本操作

一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康?/span>

(1) 掌握PowerPoint的啟動與退出。

(2) 掌握演示文稿建立、編輯與格式化的基本操作。

(3) 掌握在幻燈片中插入圖表、藝術(shù)字、外部聲音文件、視頻文件和MPEG格式文。

(4) 掌握在幻燈片中插入外部演示文稿中的幻燈片。

(5) 掌握演示文稿的放映。

二、實(shí)驗(yàn)環(huán)境

Windows 2000/XP與Microsoft PowerPoint 2003/XP

三、實(shí)驗(yàn)內(nèi)容及操作步驟

1．啟動與退出PowerPoint

(1) PowerPoint的啟動。單擊“開始/程序/Microsoft PowerPoint”命令，啟動PowerPoint，打開PowerPoint的操作界面，如圖8-1所示。也可通過雙擊桌面上的PowerPoint快捷方式圖標(biāo)來打開PowerPoint的操作界面。

(2) PowerPoint的退出。單擊標(biāo)題欄的關(guān)閉按鈕即可。也可單擊“文件”，在下拉菜單中選擇“關(guān)閉”。如果文件內(nèi)容尚未存盤，系統(tǒng)會提示是否需要保存文件。

(3) PowerPoint的窗口界面：

① 啟動PowerPoint后，在打開的對話框中選擇一種自動版式，便會出現(xiàn)如圖8-1所示的PowerPoint工作窗口。PowerPoint工作窗口的主要構(gòu)成為：

● 標(biāo)題欄：位于PowerPointl窗口的頂端，其左側(cè)顯示有窗口的名稱。

● 菜單欄：共有9個(gè)下拉式菜單，位于標(biāo)題欄下方。PowerPoint的大部分功能都可以通過使用菜單來完成。

● 工具欄：由一些帶圖標(biāo)的按鈕組成，位于菜單欄下方。通過“視圖/工具欄”命令可以根據(jù)需要來顯示或隱藏工具欄。單擊工具欄中的按鈕可以快速地完成相應(yīng)的操作。

● 狀態(tài)欄：顯示當(dāng)前的編輯狀態(tài)，位于窗口底端。

2．PowerPoint演示文稿的創(chuàng)建

(1) 演示文稿的創(chuàng)建、編輯。PowerPointl提供了多種新文稿的創(chuàng)建方式，常用的有“空演示文稿”、“根據(jù)設(shè)計(jì)模板”、“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)?span style="LETTER-SPACING: -1pt">”、“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿”、“根據(jù)模板新建”等，如圖8-1所示。

圖8-1  “新建”對話框

① 根據(jù)“空演示文稿”新建。利用PowerPoint提供的現(xiàn)有模板來自動快速創(chuàng)建理想的文檔。啟動PowerPoint，在右邊的“新建”演示文稿窗格中，如圖8-1所示，用鼠標(biāo)單擊“空演示文稿”(啟動PowerPoint時(shí)，程序會自動生成一個(gè)空白的演示文稿，默認(rèn)的名稱為“演示文稿1”)，會出現(xiàn)“幻燈片板式”任務(wù)窗格，如圖8-2所示。根據(jù)需要在其中可以選擇新幻燈片的板式。如果將鼠標(biāo)在板式上停留片刻，就會出現(xiàn)提示文字，顯示該版式的含義。

圖8-2  “幻燈片板式”對話框

② 根據(jù)設(shè)計(jì)模板新建。除了可創(chuàng)建空白演示文稿外，還可以根據(jù)PowerPoint內(nèi)置的各種設(shè)計(jì)模板來創(chuàng)建新的演示文稿。設(shè)計(jì)模板就是帶有各種幻燈片板式以及配色方案的幻燈片模板。啟動PowerPoint，在“新建”窗格中單擊“根據(jù)設(shè)計(jì)模板”，會出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格。其中提供了多種幻燈片模板，根據(jù)需要選擇某個(gè)模板，單擊該模版便可應(yīng)用到新幻燈片上。

③ 根據(jù)內(nèi)容向?qū)陆ā?/span>PowerPoint為用戶提供了一個(gè)內(nèi)容提示向?qū)В脩艨梢愿鶕?jù)需要?jiǎng)?chuàng)建各種類型的演示文稿。通過這種方式創(chuàng)建的演示文稿為用戶提供了設(shè)計(jì)模板、幻燈片版式以及內(nèi)容結(jié)構(gòu)框架等。在只需根據(jù)提示在不同的地方填入所需內(nèi)容即可完成演示文稿的創(chuàng)建。具體步驟如下：

● 在如圖8-1所示的“新建演示文稿”中單擊“內(nèi)容提示向?qū)?#8221;，則會打開如圖8-3所示的“內(nèi)容提示向?qū)?#8221;對話框。

圖8-3  “內(nèi)容提示向?qū)?#8221;對話框

● 單擊“下一步”，打開“演示文稿類型”對話框，如圖8-4所示。根據(jù)需要在中間的按鈕中選擇演示文稿的主題，然后在右邊的模版列表中選擇合適的模版。

        圖8-4  “演示文稿類型”對話框

● 單擊“下一步”，會出現(xiàn)“演示文告樣式”對話框，如圖8-5所示。根據(jù)需要選擇演示文稿的輸出類型。

● 單擊“下一步”，打開“演示文稿的選項(xiàng)”對話框，如圖8-6所示。根據(jù)需要選擇演示文稿的標(biāo)題及頁腳內(nèi)容。

● 單擊“下一步”，會出現(xiàn)“完成”對話框，如圖8-7所示。單擊“完成”按鈕，會出現(xiàn)演示文稿的大綱視圖及第一張幻燈片的視圖，演示文稿的創(chuàng)建操作完成。如不滿意，可根據(jù)需要進(jìn)行修改。

圖8-5  “演示文告樣式”對話框

圖8-6  “演示文稿選項(xiàng)”對話框

圖8-7  “完成”對話框

④ 根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建。該方式是在已有演示文稿的基礎(chǔ)上修改內(nèi)容，快速創(chuàng)建新文稿。其具體操作為：在PowerPoint界面的右邊單擊“選擇演示文稿”。在打開的“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”窗口中選擇所要應(yīng)用樣式的演示文稿，如圖8-8所示。然后單擊“創(chuàng)建”，打開原有的文稿，然后在其基礎(chǔ)上加以修改。

⑤ 根據(jù)模板新建。 除上述方法外，PowerPoint還提供了一些完整的演示文稿模板，以方便用戶創(chuàng)建自己所需的演示文稿。在“根據(jù)模板新建”中，分為“常用”、“設(shè)計(jì)模板”和“演示文稿”三項(xiàng)。如圖8-9為“模板”對話框。

以上創(chuàng)建方式可任選其中之一。無論采用哪一種方式建立演示文稿，都可以通過“插入/新幻燈片”命令添加一張新的幻燈片。

圖8-8  根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建

圖8-9  “模板”對話框

(2) 演示文稿的編輯和格式化：

① 移動和刪除幻燈片。

● 單擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕，或單擊工具欄中的“視圖”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“幻燈片瀏覽”。

● 通過單擊選定所要移動的幻燈片，按住左鍵拖到所需要的位置，然后釋放左鍵，操作即可完成。

● 如果要?jiǎng)h除某張幻燈片，通過單擊選中所要?jiǎng)h除的幻燈片，然后按“Delete”鍵即可。

② 母版的使用。如果要在演示文稿中加入日期、頁腳和幻燈片編號，可使用母版?；脽羝哪赴姘ㄎ谋菊嘉环c頁腳占位符（如幻燈片編號、日期與時(shí)間等），如圖8-10所示。使用母版可使文稿的外觀保持一致。具體操作如下：

● 在工具欄中選擇“視圖/母版/標(biāo)題母版”或“視圖/母版/幻燈片母版”命令。

● 根據(jù)需要修改標(biāo)題母版與幻燈片母版中的內(nèi)容。

● 在母版工具欄中單擊“關(guān)閉”按鈕完成操作。

如果要設(shè)置幻燈片編號，可在工具欄中選擇“視圖/頁眉和頁腳”命令，在打開的對話框中將“幻燈片編號”復(fù)選框選中。然后使用“文件/頁面設(shè)置”命令，在其對話框中設(shè)置幻燈片的起始編號。如果要設(shè)置日期、頁腳和幻燈片編號等的字體，則可選擇“視圖/母版/幻燈片母版”命令，顯示如圖8-10所示的界面。選中不同區(qū)域?qū)ψ煮w進(jìn)行的設(shè)置，還可以將域的位置移動到幻燈片的任意位置。

圖8-10  更改各區(qū)域的字體

③ 逐一設(shè)置格式。對幻燈片標(biāo)題字體、表格外框的格式可以根據(jù)需要加以設(shè)置。還使用“視圖/母版/幻燈片母版”命令，對幻燈片標(biāo)題樣式按所需進(jìn)行設(shè)置，插入所需的圖片或文字。這樣可使所有的幻燈片的標(biāo)題具有相同的字體，每張幻燈片有相同的圖片。   

④ 設(shè)置背景。使用“格式/背景”命令，在“填充效果”中選擇你喜歡的背景圖案。

(3) 插入圖表。在PowerPoint中可插入圖表，其操作是使用“插入/圖表”命令，或使用常用工具欄上的圖表按鈕 。系統(tǒng)顯示默認(rèn)的圖表數(shù)據(jù)，然后雙擊圖表進(jìn)入編輯狀態(tài)，再選中表格中的數(shù)據(jù)，覆蓋系統(tǒng)默認(rèn)的數(shù)據(jù)。

(4) 插入聲音和視頻文件：

① 外部的聲音文件可以被用來插入到PowerPoint文稿中。這些外部聲音文件，可以來自于網(wǎng)絡(luò)、CD-ROM或自己錄制。步驟如下：

● 啟動PowerPoint，使用菜單欄中的“插入/影片和聲音/文件中的聲音”命令，打開“插入聲音”對話框。

● 在該對話框中，選中目標(biāo)聲音文件。如果在當(dāng)前目錄下找不到要插入的聲音文件，可以通過更換當(dāng)前目錄或是通過搜索工具來尋找。              

● 單擊“確定”按鈕，完成操作。

● 此時(shí)PowerPoint打開一個(gè)聲音文件播放方式的對話框，如圖8-11所示，詢問“是否在幻燈片放映時(shí)自動播放聲音，如果不，則在您單擊時(shí)播放聲音”。用戶可根據(jù)需要選擇播放方式。此時(shí)，在幻燈片中將出現(xiàn)一個(gè)喇叭標(biāo)志如圖8-12所示，表明操作完成。

② 在PowerPoint中，可以插入多種格式的電影文件，包括視頻文件和MPEG格式文件等。視頻文件是指AVI格式的文件，步驟如下：

在工具欄中使用“插入/影片和聲音/文件中的影片”命令，打開“插入影片”對話框。找到要插入演示文稿的影片文件，如果當(dāng)前目錄找不到所需要的影片文件，可查找所需要的影片文件的位置。插入聲音和視頻文件，也可以通過“視圖/母版/幻燈片母版”命令來完成，這樣可以將聲音或視頻文件一次插入多張幻燈片中。

圖8-11  播放方式

圖8-12  插入聲音文件后的幻燈片  

(5) 插入外部演示文稿中的幻燈片。PowerPoint允許將外部的演示文稿直接插入到當(dāng)前的演示文稿中。步驟如下：

① 啟動PowerPoint，執(zhí)行“插入/幻燈片(從文件)”命令，打開“幻燈片搜索器”對話框，如圖10-13所示。

② 在“文件”文本框中輸入要插入的演示文稿的詳細(xì)路徑，或單擊“瀏覽”按鈕，在打開的對話框中選擇演示文稿，顯示畫面如圖8-14所示。

③ 在“選定幻燈片”列表框中，單擊可選定要插入的幻燈片(再次單擊則取消選定)，可依次選取多張幻燈片。選定“保留源格式”復(fù)選框，可使幻燈片插入后保留原有格式。如果不選“保留源格式”復(fù)選框，則幻燈片插入演示文稿后將丟失原有格式。

④ 單擊“插入”按鈕，所選幻燈片將插入到當(dāng)前演示文稿中。

圖8-13  “幻燈片搜索器”對話框

圖8-14  選定要插入的幻燈片

(6) 幻燈片間的切換和演示文稿的放映：

① 設(shè)置幻燈片間的切換效果?；脽羝g的切換效果是指幻燈片放映時(shí)兩張幻燈片之間切換的動畫效果。例如，新幻燈片出現(xiàn)時(shí)以水平百葉窗、溶解、盒狀展開、隨機(jī)等方法展現(xiàn)。選擇“幻燈片放映/幻燈片切換”命令，可在“幻燈片切換”任務(wù)窗格進(jìn)行所需的動畫效果選擇。如圖8-15所示。其中，“換片方式”可以用鼠標(biāo)單擊人工切換，也可以設(shè)置間隔時(shí)間實(shí)現(xiàn)自動切換。

② 幻燈片的放映方式。在PowerPoint中，可以根據(jù)需要使用三種不同的方式進(jìn)行幻燈片的放映，即演講者放映方式、觀眾自行瀏覽方式以及在展臺瀏覽放映方式。選擇幻燈片放映方式的步驟為：在工具欄中選擇“幻燈片放映/設(shè)置放映方式”，打開“設(shè)置放映方式”對話框，然后根據(jù)需要選擇放映方式。

● “演講者放映(全屏幕)”是常規(guī)的放映方式。在放映過程中，可以使用人工控制幻燈片的放映進(jìn)度；如果希望自動放映演示文稿，可以通過單擊“幻燈片放映/排練計(jì)時(shí)”來設(shè)置幻燈片放映的時(shí)間，使其自動播放。

● 選擇“觀眾自行瀏覽(窗口)”方式放映，演示文稿出現(xiàn)在小窗口內(nèi)，通過命令在放映時(shí)移動、編輯、復(fù)制和打印幻燈片，移動滾動條從一張幻燈片移到另一張幻燈片。

● 選擇“在展臺瀏覽(全屏幕)”方式放映，在每次放映完畢后，在設(shè)定時(shí)間內(nèi)沒有進(jìn)行干預(yù)，會重新自動播放。當(dāng)選擇該項(xiàng)時(shí)，PowerPoint會自動選中“循環(huán)放映，Esc鍵停止”復(fù)選框，若在該對話框的“幻燈片”欄中輸入幻燈片的編號，表示僅播放這些幻燈片。

圖8-15  幻燈片切換

③ 創(chuàng)建自定義放映：

● 在演示文稿窗口的工具欄中，選擇“幻燈片放映/自定義放映”，打開“自定義放映”對話框。

● 在該對話框中，選擇“新建”按鈕，打開“定義自定義放映”對話框。

● 在該對話框的左邊列有演示文稿中的所有幻燈片的標(biāo)題，從中選擇要添加到自定義放映的幻燈片中。單擊“添加”按鈕，選定的幻燈片就出現(xiàn)在右邊框中。當(dāng)右邊框中出現(xiàn)多個(gè)幻燈片標(biāo)題時(shí)，可通過右側(cè)的上、下箭頭調(diào)整順序。如果右邊框中有選錯(cuò)的幻燈片，選中幻燈片后，單擊“刪除”按鈕就可以從自定義放映幻燈片中刪除，但它仍然在演示文稿中。

● 幻燈片選取并調(diào)整完畢后，在“幻燈片放映名稱”框中輸入名稱，單擊“確定”按鈕，回到“自定義放映”對話框。如果要預(yù)覽自定義放映，單擊“放映”按鈕。如果要添加或刪除自定義放映中的幻燈片，重新進(jìn)入“設(shè)置自定義放映”對話框，利用“添加”或“刪除”按鈕進(jìn)行調(diào)整。如果要?jiǎng)h除整個(gè)自定義的幻燈片放映，可以在“自定義放映”對話框中選擇其中要?jiǎng)h除的自定義名稱，然后單擊“刪除”按鈕，則自定義放映被刪除，但原來的演示文稿仍存在。

四、操作練習(xí)

完成下列練習(xí)：

(1) 按以下要求創(chuàng)建演示文稿：

① 在新建任務(wù)窗格中，從“空演示文稿”創(chuàng)建有4張幻燈片的演示文稿，對計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)這門課程進(jìn)行概括和介紹，并將文稿保存在D盤上的“PowerPoint”文件夾中，文件名為“計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)·ppt”。

② 第1張幻燈片采用“標(biāo)題幻燈片”版式，標(biāo)題為“計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)”；作者：填入你自己的名字。

③ 使用“插入/新幻燈片”命令，建立第2張幻燈片，采用“標(biāo)題與表格”版式，標(biāo)題處填人“各章主要內(nèi)容概括”，表格中填入各章及各章中的主要內(nèi)容。

④ 第3張幻燈片采用“文本與剪貼畫”版式，選擇與計(jì)算機(jī)相關(guān)的剪貼畫并加文本說明。

⑤ 第4張幻燈片采用“組織結(jié)構(gòu)圖”版式，在標(biāo)題處填入“計(jì)算機(jī)系統(tǒng)構(gòu)成”，如圖8-16所示。在工具欄通過“插入形狀”下拉菜單的“同事”、“下屬”等命令來增加有關(guān)結(jié)構(gòu)成員。 

圖8-16  組織結(jié)構(gòu)圖

(2) 按以下要求創(chuàng)建演講文稿：

① 使用“內(nèi)容提示向?qū)?#8221;制作“我的母校.ppt”演講文稿，包括“母校的歷史”、“母校的文化傳承”、“母校的今天與未來”、“母校與我”等內(nèi)容。篇幅為10頁。

② 在該演講文稿中加入文本、圖表、圖片及聲音文件。

③ 將第10張幻燈片刪除。

④ 將第1，第5張幻燈片依次復(fù)制到最后。

⑤ 將演講文稿定義為“演講者放映(全屏幕)”放映方式。

⑥ 將演講文稿保存在D盤的“PowerPoint”文件夾中，文件名為“我的母校.ppt”。