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如果您要使用信封向地址列表發(fā)送大宗郵件，可以使用郵件合并創(chuàng)建一批信封。每個(gè)信封都包含地址列表中的一個(gè)地址。

郵件合并過程需要執(zhí)行以下所有步驟：

1. 設(shè)置信封。您可以一次性為郵件合并中的所有信封設(shè)置信封布局。在郵件合并中，用于進(jìn)行該操作的文件稱為主文檔。在信封主文檔中，還可以設(shè)置要在每個(gè)標(biāo)簽上重復(fù)使用的任何內(nèi)容，如寄信人地址、公司徽標(biāo)或可反復(fù)套用的文本等。
2. 將信封連接到地址列表。地址列表是 Microsoft Office Word 在郵件合并中使用的數(shù)據(jù)源。該文件包含要在信封上打印的地址。
3. 調(diào)整收件人列表。Word 會(huì)為郵件列表中的每個(gè)地址分別生成一個(gè)信封。如果您只希望為郵件列表中的某些地址生成信封，可以選擇要包含的地址或記錄。
4. 將占位符（也稱為郵件合并域）添加到信封。在執(zhí)行郵件合并時(shí)，郵件合并域內(nèi)將填入地址列表中的信息。
5. 預(yù)覽并完成郵件合并。在打印或發(fā)送整批信封之前，可以先預(yù)覽每個(gè)信封。

您可以使用“郵件”選項(xiàng)卡上的命令來執(zhí)行郵件合并。

 提示   還可以使用“郵件合并”任務(wù)窗格 （任務(wù)窗格:Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置適宜，尺寸又小，您可以一邊使用這些命令，一邊繼續(xù)處理文件。）執(zhí)行郵件合并，該任務(wù)窗格將分步引導(dǎo)您完成這一過程。若要使用任務(wù)窗格，請(qǐng)?jiān)凇班]件”選項(xiàng)卡的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并”，然后單擊“郵件合并分步向?qū)А?。在該過程的第 1 步中，在“選擇文檔類型”下單擊“信封”。

設(shè)置信封

如果希望在信封上包含寄信人地址，可以在開始處理信封主文檔之前完成此設(shè)置。此外，最好先嘗試打印幾個(gè)測(cè)試信封，以驗(yàn)證配置的打印選項(xiàng)是否適合您的打印機(jī)。

設(shè)置寄信人地址

1. 啟動(dòng) Word。
2. 單擊“Office 按鈕” ，然后單擊“Word 選項(xiàng)”。

3. 單擊“高級(jí)”。
4. 向下滾動(dòng)，然后在“常規(guī)”下的“通訊地址”框中鍵入所需的寄信人地址。

Word 會(huì)存儲(chǔ)該地址，以便您可以根據(jù)需要，隨時(shí)將寄信人地址插入文檔。

5. 單擊“確定”。

驗(yàn)證打印選項(xiàng)

在用打印機(jī)打印一批信封之前，為避免使用錯(cuò)誤的打印方式，可以先驗(yàn)證打印機(jī)選項(xiàng)的設(shè)置是否正確。

1. 在“郵件”選項(xiàng)卡上的“創(chuàng)建”組中，單擊“信封”。

2. 單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，然后單擊“信封選項(xiàng)”選項(xiàng)卡。
3. 在“信封尺寸”框中，單擊與您的信封尺寸相符的選項(xiàng)。

如果沒有與您的信封尺寸相符的選項(xiàng)，請(qǐng)滾動(dòng)到列表底部，單擊“自定義尺寸”，然后在“寬度”和“高度”框中鍵入您的信封尺寸。

4. 單擊“打印選項(xiàng)”選項(xiàng)卡。

打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序會(huì)將有關(guān)應(yīng)如何將信封加載到打印機(jī)的信息發(fā)送給 Word。此信息將顯示在“信封選項(xiàng)”對(duì)話框的“打印選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上。

 送紙方式?jīng)Q定信封的位置（靠右、居中、靠左）以及是將信封的長(zhǎng)邊還是短邊送入打印機(jī)。

 信封的正面可以朝上或朝下。正面是打印地址的那一面。

 如果首先送入短邊，則可能需要旋轉(zhuǎn)信封，這樣可避免信封正面的文字在打印出來后是倒置的。

在下圖中，信封放置在右側(cè)、正面朝下、封蓋朝上，并且短邊送入打印機(jī)，這與上面所顯示的對(duì)話框中的設(shè)置相符。

上圖摘自 Microsoft Office Online 培訓(xùn)。

5. 按照對(duì)話框中所示加載信封。
6. 單擊“確定”。
7. 在“收信人地址”框中鍵入一些測(cè)試文字，然后單擊“打印”以打印信封。
8. 驗(yàn)證打印出的信封是否正確。
9. 如果打印不正確，請(qǐng)執(zhí)行下列任一操作：
   • 查閱打印機(jī)信息（如果提供），以確定如何將信封加載到打印機(jī)。
   • 更新打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序。
   • 返回“信封選項(xiàng)”對(duì)話框的“打印選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，并對(duì)打印選項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。再次打印信封。重復(fù)此過程，直到打印選項(xiàng)配置所產(chǎn)生的結(jié)果令您滿意為止。
10. 在正確打印出測(cè)試信封后，請(qǐng)記下“信封選項(xiàng)”對(duì)話框的“打印選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的設(shè)置，以便以后可以在郵件合并期間重復(fù)使用。

處理信封主文檔

1. 啟動(dòng) Word。

默認(rèn)情況下，一個(gè)空白文檔將會(huì)打開。讓該文檔開著。如果關(guān)閉該文檔，便無法使用下一步的命令。

2. 在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并”。

3. 單擊“信封”。
4. 在“信封選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊“信封選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，然后在“信封尺寸”框中，單擊與您的信封尺寸相符的選項(xiàng)。

如果沒有與您的信封尺寸相符的選項(xiàng)，請(qǐng)滾動(dòng)到列表底部，單擊“自定義尺寸”，然后在“寬度”和“高度”框中鍵入您的信封尺寸。

5. 在“收信人地址”和“寄信人地址”部分中，根據(jù)需要對(duì)格式進(jìn)行一些調(diào)整。在對(duì)話框的“預(yù)覽”部分可以查看布局設(shè)置的結(jié)果。
6. 如果打印設(shè)置的驗(yàn)證結(jié)果表明需要對(duì)設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，請(qǐng)單擊“打印選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，然后進(jìn)行必要的調(diào)整。
7. 完成后，單擊“確定”。

Word 即會(huì)創(chuàng)建一個(gè)文檔，其頁(yè)面大小與指定的信封尺寸相符。如果在 Word 中設(shè)置了寄信人地址，則該地址將顯示在該文檔頁(yè)的一個(gè)框中。另一個(gè)空白框?qū)招湃说刂?。若要顯示框邊界，請(qǐng)?jiān)谛欧庹闹袉螕粝Ｍ@示收信人地址的位置。

恢復(fù)郵件合并

如果您需要停止使用郵件合并，可以先保存信封主文檔，然后在以后恢復(fù)合并。Word 會(huì)保留數(shù)據(jù)源和域的信息。如果停止合并前使用的是“郵件合并”任務(wù)窗格，Word 將在恢復(fù)合并時(shí)轉(zhuǎn)到您在任務(wù)窗格中的位置。

1. 準(zhǔn)備好恢復(fù)合并時(shí)，打開文檔。

Word 會(huì)顯示一條消息，要求您確認(rèn)是否要打開文檔，那樣會(huì)運(yùn)行 SQL 命令。

2. 由于此文檔已連接到數(shù)據(jù)源，而且您要檢索數(shù)據(jù)，因此單擊“是”。如果您在打開文檔時(shí)不了解該文檔是否已連接到數(shù)據(jù)源，可以單擊“否”，以防止對(duì)數(shù)據(jù)的潛在惡意訪問。

此時(shí)，文檔文本和您插入的所有域都會(huì)顯示出來。

3. 單擊“郵件”選項(xiàng)卡，恢復(fù)工作。

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將信封連接到地址列表

若要將信息合并到信封中，您必須將信封連接到地址列表（也稱為數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)文件）。如果還沒有數(shù)據(jù)文件，則可在郵件合并過程中創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)文件。

選擇數(shù)據(jù)文件

1. 在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”。

2. 請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：
   • 如果要使用 Microsoft Office Outlook 中的聯(lián)系人列表，請(qǐng)單擊“從 Outlook 聯(lián)系人中選擇”。

關(guān)于使用 Microsoft Office Outlook 聯(lián)系人列表的提示

• 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 數(shù)據(jù)庫(kù)或其他類型的數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)單擊“使用現(xiàn)有列表”，然后在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中找到所需文件。

對(duì)于 Office Excel，可以從工作簿內(nèi)的任何工作表或命名區(qū)域中選擇數(shù)據(jù)。對(duì)于 Office Access，可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中定義的任何表或查詢 （查詢:在數(shù)據(jù)源中查找所有符合指定條件的記錄的方法。查詢可以包括操作符、問號(hào)、通配符和括號(hào)，以縮小搜索范圍。）中選擇數(shù)據(jù)。對(duì)于其他類型的數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)?jiān)凇斑x擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇文件。如果列表中未列出所需文件，請(qǐng)?jiān)凇拔募愋汀笨蛑羞x擇適當(dāng)?shù)奈募愋突蜻x擇“所有文件”。在郵件合并中，可以使用以下類型的數(shù)據(jù)文件：

• 來自基于文件的單層數(shù)據(jù)庫(kù)程序的文件，這些數(shù)據(jù)庫(kù)程序已安裝了 OLE DB （OLE DB:一種實(shí)現(xiàn)高效網(wǎng)絡(luò)、并通過 internet 訪問許多數(shù)據(jù)源類型的組件數(shù)據(jù)庫(kù)架構(gòu)，這些數(shù)據(jù)源包括:關(guān)系數(shù)據(jù)、郵件文件、平面文件和電子表格。） 提供程序或 ODBC （開放式數(shù)據(jù)庫(kù)連接 (ODBC):在數(shù)據(jù)庫(kù)和程序間共享數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)方法。ODBC 驅(qū)動(dòng)程序使用標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言 (SQL) 獲得外部數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。） 驅(qū)動(dòng)程序（2007 Microsoft Office system 附帶了許多這類數(shù)據(jù)庫(kù)程序）。
• 包含單個(gè)表的 HTML 文件。表的第一行必須包含列名，其他行必須包含數(shù)據(jù)。
• 電子通訊簿：
  • Microsoft Office Outlook 通訊簿
  • Microsoft Schedule+ 7.0 聯(lián)系人列表
  • 用 MAPI （MAPI:Microsoft 接口規(guī)范，允許不同的郵件處理和工作組應(yīng)用程序（如電子郵件、語(yǔ)音郵件和傳真）通過單個(gè)客戶程序使用。） 兼容的郵件系統(tǒng)（如 Microsoft Office Outlook）創(chuàng)建的任何類似地址列表。
• Microsoft Office Word 文檔。該文檔只應(yīng)包含一個(gè)表。表的第一行必須包含標(biāo)題，其他行必須包含要合并的記錄。還可以使用域名源 （域名源:包含標(biāo)題行（或標(biāo)題記錄）的文檔，該標(biāo)題行與指定用于郵件合并主文檔的數(shù)據(jù)源共同使用。）作為數(shù)據(jù)源。
• 任何包含由制表符或逗號(hào)分隔的數(shù)據(jù)域 （數(shù)據(jù)域:分類信息，一個(gè)數(shù)據(jù)域?qū)?yīng)于數(shù)據(jù)源中的一列信息。每個(gè)數(shù)據(jù)域的名稱在數(shù)據(jù)源的第一行（標(biāo)題行）中列出。例如，“郵編”和“姓氏”都是數(shù)據(jù)域名稱。）以及由段落標(biāo)記分隔的數(shù)據(jù)記錄 （數(shù)據(jù)記錄:對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中一行信息的一組完整的相關(guān)信息。例如，客戶郵件列表中的有關(guān)某位客戶的所有信息為一條數(shù)據(jù)記錄。）的文本文件。

關(guān)于在 Office Excel 中設(shè)置數(shù)據(jù)格式的提示

• 如果還沒有數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)單擊“鍵入新列表”，然后使用打開的表格創(chuàng)建列表。該列表將被保存為可以重復(fù)使用的數(shù)據(jù)庫(kù) (.mdb) 文件。

 注釋   如果您安裝了 2007 Microsoft Office system（而不是僅安裝了 Office Word 2007），還可以使用 Microsoft Query 構(gòu)建查詢 （查詢:在數(shù)據(jù)源中查找所有符合指定條件的記錄的方法。查詢可以包括操作符、問號(hào)、通配符和括號(hào)，以縮小搜索范圍。）并從外部數(shù)據(jù)源 （外部數(shù)據(jù)源:包含用戶要訪問的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫(kù)。）檢索所需的數(shù)據(jù)。

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調(diào)整收件人列表

在連接到某一數(shù)據(jù)文件時(shí)，您可能不希望將該數(shù)據(jù)文件中的所有記錄都合并到信封中。

要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：

1. 在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“編輯收件人列表”。

2. 在“郵件合并收件人”對(duì)話框中，請(qǐng)執(zhí)行下列任一操作：
   • 選擇單個(gè)記錄    此方法最適合短列表的情況。選中要包括的收件人旁邊的復(fù)選框，清除要排除的收件人旁邊的復(fù)選框。

如果合并時(shí)只希望包括少數(shù)幾個(gè)記錄，可以清除標(biāo)題行的復(fù)選框，然后只選中要合并的記錄。同樣，如果要包含列表中的大部分內(nèi)容，則可選中標(biāo)題行中的復(fù)選框，然后清除不想包含的記錄的復(fù)選框。

• 排序記錄    單擊您要作為排序依據(jù)的項(xiàng)目的列標(biāo)題。將按字母順序升序（從 A 到 Z）對(duì)列表進(jìn)行排序。再次單擊該列標(biāo)題，將按字母順序降序（從 Z 到 A）對(duì)列表進(jìn)行排序。

如果要進(jìn)行更復(fù)雜的排序，請(qǐng)單擊“調(diào)整收件人列表”下的“排序”，并在“篩選和排序”對(duì)話框中的“排序記錄”選項(xiàng)卡上選擇排序首選項(xiàng)。例如，如果要在每個(gè)郵政編碼內(nèi)，將收件人地址按姓氏以字母順序排序，并且郵政編碼按數(shù)字順序排列，則可以使用這種排序方法。

• 篩選記錄    如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表之后，可以選擇或清除復(fù)選框，以包括或排除記錄。

要篩選記錄，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：

1. 在“調(diào)整收件人列表”下，單擊“篩選”。
2. 在“篩選和排序”對(duì)話框的“篩選記錄”選項(xiàng)卡上，選擇要應(yīng)用的篩選條件。

例如，若要只為將“澳大利亞”列為國(guó)家/地區(qū)的地址生成信封，請(qǐng)單擊“域”列表中的“國(guó)家或地區(qū)”、“比較關(guān)系”列表中的“等于”及“比較對(duì)象”列表中的“澳大利亞”。

3. 若要進(jìn)一步調(diào)整篩選，請(qǐng)單擊“與”或“或”，然后選擇更多條件。

例如，若要只為位于慕尼黑的公司生成信封，則篩選出其“城市”域包含“慕尼黑”且其“公司名稱”域不為空的記錄。如果在此篩選中使用“或”而不使用“與”，郵件合并將包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名稱的所有地址。

 注釋   如果已經(jīng)安裝了地址驗(yàn)證軟件，可以單擊“郵件合并收件人”對(duì)話框中的“驗(yàn)證地址”，來驗(yàn)證收件人地址。

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將占位符（也稱為郵件合并域）添加到信封

將信封連接到地址列表后，就可以添加占位符，用于指示將在每個(gè)信封上顯示地址的位置。您還可以添加希望在每個(gè)標(biāo)簽上重復(fù)使用的內(nèi)容，如圖片或寄信人地址。

地址的占位符稱為郵件合并域。Word 中的域與所選數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題相對(duì)應(yīng)。

 數(shù)據(jù)文件中的列代表信息的類別。您添加到信封中的域就是這些類別的占位符。

 數(shù)據(jù)文件中的行代表信息的記錄。在您執(zhí)行郵件合并時(shí)，Word 會(huì)為每條記錄分別生成一個(gè)信封。

通過將域放在您所設(shè)置的初始信封（信封主文檔）中，可以指定要在該位置中顯示的某一信息類別，如姓名或地址等。

 注釋   在將郵件合并域插入信封主文檔時(shí)，該域名始終用 V 形符號(hào) (? ?) 括起。在最終的信封中不會(huì)顯示此符號(hào)。該符號(hào)只是幫助您區(qū)分信封主文檔中的域和常規(guī)文本。

合并時(shí)發(fā)生的情況

在合并時(shí)，數(shù)據(jù)文件第一行中的信息將替換用于創(chuàng)建第一個(gè)信封的各個(gè)域。數(shù)據(jù)文件第二行中的信息將替換用于創(chuàng)建第二個(gè)信封的各個(gè)域，依此類推。

使用域：示例

您可以將數(shù)據(jù)文件中的任何列標(biāo)題作為域添加到信封中。這樣，您可以靈活地設(shè)計(jì)信封。例如，假設(shè)郵件列表保存著新聞稿訂戶的信息，數(shù)據(jù)文件包含一個(gè)名為“到期日”的列，該列存儲(chǔ)所有的訂閱到期日。如果您在運(yùn)行郵件合并之前，在信封主文檔上放置了 ?到期日期? 域，則訂閱者將在其信封上看到自己的到期日期。

您可以對(duì)域進(jìn)行組合，也可以用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)分隔域。例如，要?jiǎng)?chuàng)建地址，您可以按如下所示在信封主文檔中設(shè)置域：

?名字? ?姓氏?

?街道地址?

?城市?，?省/市/自治區(qū)? ?郵政編碼?

對(duì)于經(jīng)常使用的內(nèi)容（如地址塊和問候語(yǔ)），Word 提供了將多個(gè)域組合在一起的復(fù)合域。例如，地址塊域是幾個(gè)域的組合體，包括名字、姓氏、街道地址、城市和郵政編碼。

可以自定義每個(gè)復(fù)合域的內(nèi)容。例如，在地址中，您可能希望選擇正式的名字格式（例如“任家雙先生”）。在問候語(yǔ)中，您可能想直接寫對(duì)方的姓名而不加“尊敬的”。

將郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件

要確保 Word 能夠在與每個(gè)地址元素相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)文件中找到列，需要在 Word 中將郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件的列。

要映射域，請(qǐng)單擊“郵件”選項(xiàng)卡上“編寫和插入域”組中的“匹配域”。

“匹配域”對(duì)話框?qū)⒋蜷_。

地址元素在左邊列出。數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題在右邊列出。

Word 搜索與每一元素相匹配的列。在插圖中，Word 自動(dòng)將數(shù)據(jù)文件的“姓氏”列與“姓氏”匹配。但 Word 無法匹配其他元素。例如，在此數(shù)據(jù)文件中，Word 不能匹配“名字”。

在右側(cè)的列表中，可以從數(shù)據(jù)文件中選擇與左側(cè)元素相匹配的列。在插圖中，“姓名”列現(xiàn)在與“名字”相匹配?！白鸱Q”、“唯一標(biāo)識(shí)符”和“中間名”不能匹配也無妨。郵件合并信封無需使用所有域。如果添加的域不包含數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)，則該域在合并文檔中將顯示為空占位符，空占位符通常為空行或隱藏域。 

鍵入內(nèi)容并添加域

您可以將可反復(fù)套用的文本和圖片添加到所設(shè)置的初始信封（信封主文檔）中。這些元素在合并的所有信封上的外觀都相同。例如，您可以添加公司徽標(biāo)；如果您還沒有在 Word 中配置可重用的寄信人地址，則可以添加寄信人地址。

添加內(nèi)容

1. 將光標(biāo)放在要插入內(nèi)容的位置。
2. 若要添加寄信人地址（如果還未在 Word 中配置），請(qǐng)單擊信封上的寄信人地址區(qū)域。會(huì)出現(xiàn)一個(gè)框邊界。在該框中鍵入您的寄信人地址。
3. 若要添加圖片，請(qǐng)單擊信封上的寄信人地址或收信人地址區(qū)域，或雙擊地址區(qū)域以外的位置。然后，在“插入”選項(xiàng)卡的“插圖”組中，單擊“圖片”。找到所需的圖片，然后雙擊它。如果需要調(diào)整圖片大小，請(qǐng)選擇它，然后在按住 Shift 的同時(shí)拖動(dòng)角部尺寸控點(diǎn)。拖動(dòng)角部尺寸控點(diǎn)可保持圖片的長(zhǎng)寬比。若要放置圖片，請(qǐng)右鍵單擊它，指向快捷菜單上的“文字環(huán)繞”，然后單擊除“嵌入型”之外的任意環(huán)繞選項(xiàng)。

添加域

1. 在所設(shè)置的初始信封（信封主文檔）中，單擊收信人地址區(qū)域。

會(huì)出現(xiàn)一個(gè)框邊界。

2. 使用“郵件”選項(xiàng)卡上的“編寫和插入域”組。

3. 添加以下任何一項(xiàng)：

包含姓名、地址和其他信息的地址塊

單個(gè)域

來自 Office Outlook 聯(lián)系人的自定義域

 注釋 

• 不能手動(dòng)鍵入合并域字符 (?? ??)，也不能使用“插入”菜單上的“符號(hào)”命令。必須使用郵件合并。
• 如果合并域出現(xiàn)在大括號(hào)內(nèi)，如 { MERGEFIELD City}，Word 則顯示域代碼 （域代碼:為占位符文本，顯示數(shù)據(jù)源的指定信息的顯示位置；或者為生成字段結(jié)果的字段中的元素。域代碼包括字段字符、字段類型和指令。）而不顯示域結(jié)果 （域結(jié)果:當(dāng) Microsoft Word 執(zhí)行域指令時(shí)，在文檔中插入的文字或圖形。在打印文檔或隱藏域代碼時(shí)，將以域結(jié)果替換域代碼。）。這不會(huì)影響郵件合并，但如果要顯示結(jié)果，請(qǐng)右鍵單擊域代碼，然后單擊快捷菜單上的“切換域代碼”。

設(shè)置合并數(shù)據(jù)的格式

數(shù)據(jù)庫(kù)和電子表格程序（如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel）將鍵入單元格的信息存儲(chǔ)為原始數(shù)據(jù)。在 Access 或 Excel 中應(yīng)用的格式（如字體和顏色）不會(huì)與原始數(shù)據(jù)一起存儲(chǔ)。當(dāng)您把來自數(shù)據(jù)文件的信息合并到 Word 文檔時(shí)，您合并的是不帶所應(yīng)用格式的原始數(shù)據(jù)。

若要設(shè)置文檔中數(shù)據(jù)的格式，請(qǐng)選擇郵件合并域并設(shè)置其格式，就像為任何文本設(shè)置格式一樣。確保所選內(nèi)容包含域兩邊的尖括號(hào) (? ?)。

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預(yù)覽并完成合并

將域添加到已設(shè)置好的初始信封（信封主文檔）后，就可以預(yù)覽郵件合并的結(jié)果了。如果對(duì)預(yù)覽結(jié)果滿意，則可以完成郵件合并。

預(yù)覽合并

在實(shí)際完成郵件合并之前，可以預(yù)覽和更改信封。

要進(jìn)行預(yù)覽，請(qǐng)?jiān)凇班]件”選項(xiàng)卡上的“預(yù)覽結(jié)果”組中執(zhí)行以下任一操作：

• 單擊“預(yù)覽結(jié)果”。
• 通過單擊“預(yù)覽結(jié)果”中的“下一記錄”和“上一記錄”按鈕來瀏覽每個(gè)信封。
• 通過單擊“查找收件人”來預(yù)覽某個(gè)特定文檔。

 注釋   單擊“郵件”選項(xiàng)卡上“開始郵件合并”組中的“編輯收件人列表”，打開“郵件合并收件人”對(duì)話框，如果有不希望包括的記錄，可以在此處對(duì)列表進(jìn)行篩選，也可以清除收件人。

完成合并

您可以逐個(gè)打印或修改信封。也可以打印或修改所有信封，或只打印或修改部分信封。

打印信封

1. 在“郵件”選項(xiàng)卡上的“完成”組中，單擊“完成并合并”，然后單擊“打印文檔”。

1. 選擇是打印整組信封、只打印當(dāng)前顯示的信封還是打印部分信封（可以按記錄號(hào)指定）。

更改單個(gè)信封

1. 在“郵件”選項(xiàng)卡上的“完成”組中，單擊“完成并合并”，然后單擊“編輯單個(gè)文檔”。

2. 選擇是要編輯整批信封、只編輯當(dāng)前顯示的信封還是編輯部分信封（可以按記錄號(hào)指定）。Word 會(huì)將要編輯的副本保存在一個(gè)文件中，每個(gè)信封之間都有一個(gè)分頁(yè)符。

保存信封主文檔

請(qǐng)記住，保存的信封與設(shè)置的初始信封（信封主文檔）是分開的。如果要將信封主文檔用于其他郵件合并，最好保存它。

保存信封主文檔時(shí)，還會(huì)保存它與數(shù)據(jù)文件的連接。下次打開信封主文檔時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示您選擇是否要將數(shù)據(jù)文件中的信息再次合并到信封主文檔中。

• 如果單擊“是”，則文檔打開時(shí)將包含合并的第一條記錄的信息。
• 如果單擊“否”，則將斷開信封主文檔和數(shù)據(jù)文件之間的連接。信封主文檔將成為標(biāo)準(zhǔn) Word 文檔。域?qū)⒈坏谝粭l記錄中的唯一信息替換。