談  談  檔  案  裝  訂  問  題
        檔案裝訂是檔案整理中的一項工作。檔案裝訂方式對于日后檔案的保管、檢索利用、復(fù)制和鑒定銷毀，以及檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換等許多方面都具有一定影響，采用何種檔案裝訂方式，同時決定著工作效率。筆者在評述了傳統(tǒng)的檔案裝訂方式后，從檔案管理現(xiàn)代化需要出發(fā)，提出了新的檔案裝訂方法。
        一、關(guān)于檔案裝訂方式的歷史回顧。
        上個世紀(jì)五六十年代到八十年代中期，許多單位以案卷為單位，使用硬卷皮將卷內(nèi)文件用粗棉線繩合訂。上個世紀(jì)八十年代后期到世紀(jì)末期流行的方法是：拆除文件上的金屬釘后，以單份歸檔文件為單位，用縫紉機扎邊，或者使用細(xì)棉線(又稱作“小線”)將厚文件裝訂。在那個時期，先后進(jìn)行的“企業(yè)檔案管理升級達(dá)標(biāo)”和“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定”兩項活動中，一旦發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)或文件內(nèi)遺留金屬物，輕則扣掉1分，重則扣掉5分。由此可見，當(dāng)時對于文件線訂的規(guī)定，執(zhí)行得是多么嚴(yán)格??！從本世紀(jì)初開始，《歸檔文件整理規(guī)則》等新的規(guī)定陸續(xù)出臺，逐漸放松了對檔案線訂的要求，鐵路部門則以“加固”取代了檔案和文件必須線訂的規(guī)定。
        二、檔案線訂方式利弊評述
        1.線訂檔案（文件,下同）方法利弊共存。這種裝訂方法的好處，一是防止檔案受潮引起金屬釘銹蝕而污染損壞檔案，同時，線訂文件外觀整齊，裝訂牢固，可避免外借過程中檔案的散失，尤其是硬卷皮合訂的檔案，對于卷內(nèi)文件有著很好的防光防塵防污漬防損傷作用。
        2.線訂檔案工作效率低。線訂檔案由于必須先拆除文件上的金屬釘或其他金屬裝訂物，然后再用縫紉機將文件扎邊，或者使用線繩將檔案裝訂。使用這種方法裝訂的檔案，雖然美觀牢固，但是，其弊端集中表現(xiàn)在以下三點：線訂文件需要配置縫紉機、啟釘機、裝訂機等專用設(shè)備，以及縫紉機機針、大量棉線、小線，花費了大量物力，此為一費；拆釘、理順文件、縫紉機扎邊這些工作往往需要2-3人同時操作，花費了大量人力，此為二費；采用線訂檔案方式，使得花費在檔案整理上的時間延長了2-3周，花費了大量時間，此為三費。過去，某些教條執(zhí)行線訂規(guī)定的人，甚至將裝訂美觀的企業(yè)章程、技術(shù)規(guī)范、招投標(biāo)文件，以及科技?xì)w檔材料中的技術(shù)文件合訂本、圖冊也硬性拆除其間的金屬裝訂物，重新線訂必然嚴(yán)重?fù)p傷了文件外觀美感；繁忙無序的工作，常常導(dǎo)致倉促間拆釘撕裂文件，或在縫紉機扎邊時誤將幾份薄文件（如只有一兩頁的“人事令”）合訂在一起，使得被合訂文件日后查找成為“大海撈針”。“三費”的直接后果是降低了工作效率，不適合當(dāng)前中小機關(guān)、企事業(yè)“減員增效”改革，以及改革后檔案管理人員普遍身兼數(shù)職，工作非常繁忙這一狀況，更不適應(yīng)檔案快速檢索或紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換（電子掃描）等項工作的開展。不管是文書管理人員還是檔案管理人員，或者是二者崗位合一者，誰還有時間和精力，再按照文件線訂的繁瑣要求有條不紊地整理檔案呢？
        3.線訂檔案的其他問題。1）不適合于檔案檢索利用。由于個別文件在文書立卷（指“合訂”方式）或歸檔文件組成保管單位時產(chǎn)生混類混卷現(xiàn)象，僅僅依靠“案卷目錄”或“歸檔文件目錄”的單一途徑檢索檔案十分困難；過去以卷為單位合訂的檔案，一人借出后，卷內(nèi)其他文件別人無法再利用。2）以卷為單位合訂的文件復(fù)印效果不好，特別厚的合訂案卷必須拆卷，將其中所需文件取出才可復(fù)印，而多次拆卷必然損傷案卷，尤其是縫紉機扎邊文件，更不能將這些文件反復(fù)裝訂、拆散，然后再裝訂---  ---。3）異地存放檔案（即機關(guān)辦公和檔案庫房兩者地點相距較遠(yuǎn)，如中國鐵路物資總公司機關(guān)和幾家下屬單位，兩點相距6-20千米不等），因攜帶檔案原件不便，大量的檔案利用必須采取傳真方式才可實現(xiàn)，而合訂案卷或縫紉機扎邊文件必須逐頁拆散，才能傳真。4）標(biāo)有密級的文件與普通文件合訂成一卷，就必須按照相應(yīng)保密規(guī)定，控制該卷檔案的閱讀范圍，不該涉密者因無法利用其中文件必定貽誤工作。5）線訂檔案的最大弊端，給檔案信息數(shù)字化形成障礙。需要掃描的合訂案卷必須逐卷拆開，單份厚的裝訂文件也要逐頁拆開，才能進(jìn)行掃描。6）在鑒定文件合訂的期滿案卷時，該卷中應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保存的文件必須拆卷取出并再與相關(guān)案卷合訂，加大了檔案鑒定工作復(fù)雜程度。由此可見，線訂檔案的裝訂方式對于檔案現(xiàn)代化管理已經(jīng)十分不適應(yīng)，嚴(yán)重制約了檔案的檢索利用、復(fù)印傳真及電子掃描等項工作的開展，這種檔案裝訂方式應(yīng)當(dāng)盡快改變。
        三、筆者提倡的檔案裝訂方法
        當(dāng)前，簡約已經(jīng)成為一種社會時尚，檔案裝訂也應(yīng)當(dāng)簡便高效。筆者推廣的檔案裝訂方法是：以單份歸檔文件為單位，用訂書器在文件左上角裝訂一個金屬釘，保證文件不散不亂即可。這種紙質(zhì)檔案裝訂方法非常適用于文件復(fù)印、傳真和掃描。將來，永久保管期限檔案需要進(jìn)館時，先將所有進(jìn)館的紙質(zhì)檔案予以數(shù)字化，再按照相應(yīng)規(guī)定裝訂文件。此種方法的好處：一是實現(xiàn)了檔案整理的“三節(jié)約”，將檔案整理所花費的人力物力時間壓縮到最低限度，大幅度提高了工作效率；二是檔案在本單位保存的幾十年間，其檢索利用、復(fù)制傳真乃至數(shù)字化轉(zhuǎn)換都是十分方便的；三是便于對標(biāo)示密級文件合理控制閱讀范圍，有利于檔案信息的廣泛社會共享。另外，這種檔案裝訂方法對于卷內(nèi)文件的合理調(diào)整、補充及檔案鑒定，都是十分便利的。