廣告公司的部門設(shè)置與職責(zé)管理

廣告公司的經(jīng)營(yíng)管理是涉及到廣告公司的正常業(yè)務(wù)活動(dòng)各環(huán)節(jié)的管理工作。其主要內(nèi)容包括廣告公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置與職能劃分、行政管理、人事管理制度、財(cái)務(wù)管理和廣告業(yè)務(wù)管理等。這些管理工作的內(nèi)容大都關(guān)系到廣告公司的機(jī)構(gòu)是否健全、運(yùn)轉(zhuǎn)是否良好、業(yè)務(wù)水平是否穩(wěn)定發(fā)展、企業(yè)信譽(yù)是否優(yōu)良可靠、企業(yè)是否具有整體競(jìng)爭(zhēng)力等問(wèn)題。這些問(wèn)題都是關(guān)系到企業(yè)生存的大事，因此，經(jīng)營(yíng)廣告公司首先必須搞好企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，運(yùn)用科學(xué)的管理知識(shí)和方法，管理好企業(yè)，從而使企業(yè)保持在業(yè)務(wù)水平穩(wěn)定發(fā)展、企業(yè)信譽(yù)水平不斷提高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力不斷增強(qiáng)的良好生存環(huán)境之中，為企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、廣告公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置與職能劃分

具有一定規(guī)模的廣告公司，除了應(yīng)該設(shè)置客戶部、創(chuàng)作部、媒介部和調(diào)查部之外，還應(yīng)該設(shè)置行政辦公室，作為公司的管理中樞。

在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置健全的基礎(chǔ)上，還必須對(duì)各有關(guān)部門進(jìn)行明確的職能劃分，把責(zé)、權(quán)、利落實(shí)到具體部門。這樣，才可能在分工明確的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)各負(fù)其責(zé)、協(xié)調(diào)運(yùn)行、相互制約和相互促進(jìn)。

（注：以下國(guó)外的廣告公司各部門人員配備和職責(zé)劃分模式，國(guó)內(nèi)廣告公司目前很多分工及職務(wù)設(shè)置方法與此不同，有些分工及職務(wù)設(shè)置也不適合國(guó)內(nèi)廣告公司的發(fā)展情況。國(guó)內(nèi)的廣告行業(yè)尚處在發(fā)展階段，各廣告公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員分工均有差別。各公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員分工應(yīng)視具體情況需求量力而行。）

（一）客戶部的職能和人員配備

　　客戶部的任務(wù)主要是開(kāi)拓客戶并保持聯(lián)絡(luò)，與公司內(nèi)其他各部門保持密切的聯(lián)系?？蛻舨渴侵苯优c客戶發(fā)生接觸的專職部門，負(fù)責(zé)接洽客戶，協(xié)調(diào)廣告客戶與廣告公司間的關(guān)系。在廣告公司接觸到一位客戶時(shí)，首先由客戶部作初步接洽，向廣告客戶提取有關(guān)必須的資料，如產(chǎn)品知識(shí)、市場(chǎng)情況、廣告費(fèi)預(yù)算及市場(chǎng)計(jì)劃等。客戶部在對(duì)這些資料加以整理后，會(huì)同其他有關(guān)部門，研究這些資料，制定出初步的廣告計(jì)劃方案和工作日程，分由各部門執(zhí)行。在廣告活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中，客戶部還負(fù)責(zé)與廣告客戶的聯(lián)絡(luò)工作和信息反饋，通報(bào)有關(guān)市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果和廣告活動(dòng)進(jìn)展情況。同時(shí)，還代客戶負(fù)責(zé)對(duì)廣告的設(shè)計(jì)、制作和實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。因此，廣告公司的客戶部在職能上扮演雙重角色，對(duì)外代表廣告公司的整體利益，對(duì)內(nèi)則代表廣告客戶的利益。此外，在廣告公司內(nèi)，客戶部還應(yīng)承擔(dān)公司的公共關(guān)系方面的工作（在無(wú)公關(guān)部的情況下）。

客戶部門的人員配備和職責(zé)劃分就是為了完成上述任務(wù)而設(shè)計(jì)的，其模式框圖如第345頁(yè)圖。客戶部的人員崗位職責(zé)劃分為：

1．部主任

全面負(fù)責(zé)客戶部的行政和業(yè)務(wù)管理工作，負(fù)責(zé)客戶服務(wù)管理。對(duì)上，直接向總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)，匯報(bào)工作；對(duì)下，檢查業(yè)務(wù)組主管或營(yíng)業(yè)主管的工作；并負(fù)責(zé)與比較重要的客戶保持接觸和聯(lián)系或洽談、引見(jiàn)。負(fù)責(zé)選聘、任用和考核客戶服務(wù)人員。

2．業(yè)務(wù)主管或經(jīng)營(yíng)主管

全面負(fù)責(zé)所在經(jīng)營(yíng)組或業(yè)務(wù)組的業(yè)務(wù)工作和日常行政工作。對(duì)上，向部主任負(fù)責(zé)，匯報(bào)工作；對(duì)下，檢查客戶主任工作。還負(fù)責(zé)與較高層次和地位的客戶企業(yè)決策人員、市場(chǎng)銷售主管或市場(chǎng)經(jīng)理保持接觸，負(fù)責(zé)新業(yè)務(wù)的開(kāi)發(fā)、調(diào)查，并發(fā)展原有業(yè)務(wù)。

3．客戶主任

向部主任或業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)匯報(bào)工作。負(fù)責(zé)按照所代理的客戶的廣告計(jì)劃和預(yù)算開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，為公司爭(zhēng)取盈利。參與制定客戶市場(chǎng)銷售政策、發(fā)展廣告目標(biāo)和策略，并負(fù)責(zé)向客戶簡(jiǎn)述廣告的創(chuàng)作意圖，介紹創(chuàng)作初稿，匯報(bào)工作進(jìn)展。此外，還參與拓展新的業(yè)務(wù)。

4．客戶經(jīng)理

負(fù)責(zé)部分文件的擬寫(xiě)，負(fù)責(zé)向上級(jí)主管或客戶介紹廣告初稿，負(fù)責(zé)較小客戶的業(yè)務(wù)洽談和接觸。

5．業(yè)務(wù)員

負(fù)責(zé)與客戶的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，送稿復(fù)審確認(rèn)和審核制作的校樣稿。在出席客戶會(huì)議時(shí)，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并提交會(huì)議記要。一般沒(méi)有決策權(quán)，是在其他人員的指導(dǎo)下開(kāi)展工作。要求對(duì)廣告制作和媒介等很熟悉。

6．業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)員

主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廣告工作的進(jìn)展，與創(chuàng)作人員和制作人員保持聯(lián)系。督促檢查各工作環(huán)節(jié)的銜接和完成，以保證按廣告計(jì)劃完成工作進(jìn)程。負(fù)責(zé)保持與客戶的日常事務(wù)性聯(lián)系，代理有關(guān)文秘工作。在必要時(shí)，有權(quán)直接重新安排工作。

（二）創(chuàng)作部的職能和人員配備

廣告創(chuàng)作部門的任務(wù)是負(fù)責(zé)廣告的創(chuàng)作、設(shè)計(jì)和制作。他們對(duì)廣告客戶部和市場(chǎng)調(diào)查部提供的有關(guān)資料和意見(jiàn)加以分析，依照廣告計(jì)劃的要求，配合消費(fèi)者的心態(tài)，完成創(chuàng)意方案，然后會(huì)同客戶部門和調(diào)研部門，制定出整套廣告方案，供客戶審核，并在客戶審核同意后進(jìn)行制作，包括拍片、配音、印刷或攝影、繪畫(huà)等。

這一部門一般又可具體地細(xì)分為創(chuàng)意文稿、美工、攝影和制作合成等專職小組或?qū)Ｂ毴藛T，各負(fù)其責(zé)。創(chuàng)意人員搞創(chuàng)作意圖，文稿負(fù)責(zé)廣告內(nèi)容的撰寫(xiě)，美工負(fù)責(zé)廣告繪畫(huà)和版式設(shè)計(jì)，攝影人員負(fù)責(zé)廣告攝影、攝像，而制作合成人員則專門負(fù)責(zé)廣告稿的合成制作，包括校對(duì)、印刷、配音制作等。

1．創(chuàng)作部主任

全面負(fù)責(zé)創(chuàng)作部的行政管理和業(yè)務(wù)管理，控制廣告創(chuàng)作水平。監(jiān)督和保障創(chuàng)作人員按廣告計(jì)劃工作日程和廣告預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，負(fù)責(zé)向創(chuàng)作組和創(chuàng)作人員分配工作任務(wù)，重點(diǎn)督促和保證廣告策略的實(shí)施。有權(quán)選聘、任命和考核創(chuàng)作人員。參與新業(yè)務(wù)的廣告創(chuàng)作。對(duì)總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2．創(chuàng)作組

（1）組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)文稿組或美工組的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，代理創(chuàng)作部主任履行某些職責(zé)，總攬廣告創(chuàng)作的全面工作，直接向創(chuàng)作部主任負(fù)責(zé)。

（2）撰稿員，通常負(fù)責(zé)為一組特定的客戶工作，負(fù)責(zé)廣告文稿的構(gòu)思。參加客戶會(huì)議，并在必要時(shí)直接向客戶介紹工作進(jìn)展。負(fù)責(zé)所有媒介廣告的文稿編寫(xiě)工作，必要時(shí)參與促銷活動(dòng)，要求能夠理解、實(shí)施、解釋市場(chǎng)策略和廣告策略，能與美工、導(dǎo)演密切合作?，F(xiàn)階段，分工已發(fā)展到細(xì)分專職廣告和專職廣告文的階段。

（3）撰稿助理，在撰稿員的指導(dǎo)下，為一些較小的廣告活動(dòng)進(jìn)行文字工作，實(shí)施撰稿員的廣告構(gòu)思，發(fā)展廣告策路。在必要時(shí)，參加小客戶的客戶會(huì)議。要求能按廣告預(yù)算開(kāi)展一個(gè)廣告活動(dòng)。

（4）美工導(dǎo)演，同撰稿員一樣，通常為特定的客戶工作，負(fù)責(zé)廣告畫(huà)面構(gòu)思，負(fù)責(zé)導(dǎo)演電視廣告，必要時(shí)，親自進(jìn)行攝影和繪畫(huà)。要求能理解廣告策略。

（5）美工導(dǎo)演助理，負(fù)責(zé)落實(shí)美工導(dǎo)演的構(gòu)思，必要時(shí)進(jìn)行繪畫(huà)。

（4）、（5）兩項(xiàng)職務(wù)分工，隨著廣告公司的發(fā)展已發(fā)生變化。美工一般不負(fù)責(zé)攝影及導(dǎo)演，而設(shè)有專職導(dǎo)演、攝影師、攝像師。

（6）創(chuàng)作助理員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)創(chuàng)作部（組）工作的正常進(jìn)行，幫助創(chuàng)作人員完成廣告的創(chuàng)作，收藏創(chuàng)作稿件和創(chuàng)作資料，幫助打印其他人所撰寫(xiě)的文稿。必要時(shí)，與有關(guān)政府部門聯(lián)系，以取得廣告的電視播映許可。

3．印刷制作組

（1）組長(zhǎng)，全面負(fù)責(zé)公司內(nèi)有關(guān)報(bào)刊等印刷廣告的制作工作。負(fù)責(zé)與有關(guān)制作單位洽談業(yè)務(wù)，并對(duì)各種印刷技術(shù)的采用加以指導(dǎo)和提出建議。領(lǐng)導(dǎo)正稿員的工作，并對(duì)部主任直接負(fù)責(zé)，匯報(bào)工作。

（2）正稿員，負(fù)責(zé)落實(shí)美工導(dǎo)演的設(shè)計(jì)草圖和撰稿員的初稿。高質(zhì)量地制作廣告正稿，寄給報(bào)社、雜志或印刷廠，負(fù)責(zé)廣告的美工技術(shù)處理。

（3）美工，負(fù)責(zé)把美工導(dǎo)演的初步創(chuàng)意變成視覺(jué)上的具體圖案，要求有快速繪畫(huà)的才能。

（4）排印，負(fù)責(zé)各種字體設(shè)計(jì)的選擇和排版。要求熟悉印刷業(yè)務(wù)，并能很好地理解各種廣告設(shè)計(jì)與各種字體運(yùn)用的關(guān)系。

（5）校對(duì)，負(fù)責(zé)印刷清樣的文字校對(duì)工作，修正版面的印刷錯(cuò)誤和文字錯(cuò)誤。

（6）制作助理，負(fù)責(zé)安排和料理廣告制作材料的供應(yīng)，保證廣告工期和制作質(zhì)量。作為制作經(jīng)理的助手，向其報(bào)告工作。必要時(shí)，參加廣告制作。

　4．影視廣告制作組

（1）組長(zhǎng)，全面負(fù)責(zé)公司內(nèi)有關(guān)電臺(tái)、電視廣告的制作工作。負(fù)責(zé)與有關(guān)制作公司洽談。

（2）制作經(jīng)理，負(fù)責(zé)電臺(tái)電視廣告的制作監(jiān)督、保證其按廣告計(jì)劃日程工作，并按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)完成廣告片制作。

（3）演員選派，負(fù)責(zé)挑選、面試用于廣告攝制的演員和模特兒，向他們布置具體的要求，保證他們穿戴好合適的服飾，準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

（4）制作助理，負(fù)責(zé)為制作廣告準(zhǔn)備材料和道具，保證廣告按期完成，保證廣告質(zhì)量。

5．創(chuàng)意指導(dǎo)，負(fù)責(zé)為創(chuàng)作部出主意或提出創(chuàng)意設(shè)計(jì)或構(gòu)思的意見(jiàn)。

（三）媒介部的職能和人員配備

媒介部門的任務(wù)是根據(jù)廣告計(jì)劃，制定廣告活動(dòng)的媒介策略，負(fù)責(zé)媒介的選擇，并負(fù)責(zé)與有關(guān)媒介單位接洽和聯(lián)絡(luò)。在廣告實(shí)施過(guò)程中，負(fù)責(zé)對(duì)廣告的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督，檢查印刷質(zhì)量或播放質(zhì)量。在廣告實(shí)施后，代理媒介單位向客戶部要求收取廣告費(fèi)。

1．主任

　向總經(jīng)理負(fù)責(zé)。全面負(fù)責(zé)媒介部門的行政管理和業(yè)務(wù)管理工作，負(fù)責(zé)控制媒介計(jì)劃和媒介訂位，與各媒介單位洽談合作條件，全盤負(fù)責(zé)媒介部門的盈利。負(fù)責(zé)并參與開(kāi)發(fā)新的客戶和新的廣告業(yè)務(wù)，為新的廣告業(yè)務(wù)開(kāi)介紹會(huì)，并親自準(zhǔn)備或擬寫(xiě)材料。要求了解媒介的最新發(fā)展，掌握媒介計(jì)劃，能夠使用電腦管理，創(chuàng)作有發(fā)展的新媒介的電腦程序。

2．媒介經(jīng)理

負(fù)責(zé)幾個(gè)業(yè)務(wù)小組的工作和管理，代理部門主任的大部分職責(zé)。重點(diǎn)是代理其媒介方面的職責(zé)，研究重要的媒介策略的采用，與高級(jí)客戶保持聯(lián)系，并負(fù)責(zé)與媒介代表洽談。

3．媒介組組長(zhǎng)

負(fù)責(zé)一個(gè)業(yè)務(wù)組的媒介計(jì)劃和媒介訂位工作，參與向客戶介紹媒介情況，參與媒介代表的洽談，但不涉及或很少涉及一些特殊的媒介業(yè)務(wù)。

4．媒介計(jì)劃員

在媒介組長(zhǎng)或經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下工作，負(fù)責(zé)執(zhí)行已經(jīng)制定的媒介策略和負(fù)責(zé)指定的客戶業(yè)務(wù)。研究引用一些較為簡(jiǎn)單的媒介策略。

5．媒介助理

按媒介計(jì)劃的要求，聯(lián)系并取得媒介訂位確認(rèn)，兼做媒介部門一般性工作。

四）市場(chǎng)調(diào)查部的工作職責(zé)和人員配備

市場(chǎng)調(diào)查部的任務(wù)是按照廣告活動(dòng)的要求，對(duì)目標(biāo)市場(chǎng)開(kāi)展調(diào)查，為廣告主和廣告公司制定廣告計(jì)劃，提供有關(guān)市場(chǎng)潛力和市場(chǎng)環(huán)境的背景材料，并就有關(guān)問(wèn)題向廣告主和廣告公司提供咨詢意見(jiàn)和建議，為廣告決策以至廣告主的市場(chǎng)決策提供客觀依據(jù)。

每個(gè)人都有自己的精彩！  

其人員崗位責(zé)任劃分為：

1．主任

負(fù)責(zé)調(diào)查部的行政和業(yè)務(wù)管理，負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)查計(jì)劃的制定，負(fù)責(zé)向總經(jīng)理或客戶企業(yè)高級(jí)人員匯報(bào)調(diào)查結(jié)果，提出市場(chǎng)策略建議和廣告策略建議。

2．課題組長(zhǎng)

負(fù)責(zé)某一客戶的廣告調(diào)查工作的計(jì)劃，監(jiān)督調(diào)查計(jì)劃的實(shí)施。負(fù)責(zé)向部主任提出調(diào)查報(bào)告，向客戶匯報(bào)調(diào)查結(jié)果和提出有關(guān)建議。

3．調(diào)查員

負(fù)責(zé)根據(jù)調(diào)查計(jì)劃進(jìn)行具體調(diào)查方案的擬訂，開(kāi)展調(diào)查活動(dòng)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析研究，提出調(diào)查報(bào)告、市場(chǎng)策略和廣告策略建議，并向客戶匯報(bào)有關(guān)市場(chǎng)調(diào)查經(jīng)過(guò)和市場(chǎng)調(diào)查情況，介紹調(diào)查結(jié)果。

4．記錄員

協(xié)助調(diào)查員工作，負(fù)責(zé)有關(guān)文案調(diào)查資料、實(shí)地調(diào)查資料的收集和整理，負(fù)責(zé)記錄有關(guān)談話內(nèi)容，提交談話記要，并負(fù)責(zé)有關(guān)打字、速記等工作。

5．資料組組長(zhǎng)和資料員

負(fù)責(zé)收集、整理、編輯、匯總有關(guān)市場(chǎng)調(diào)查資料和檔案資料，建立市場(chǎng)調(diào)查檔案。

（五）行政辦公室的工作職責(zé)和人員配備

廣告公司行政辦公室的任務(wù)，是對(duì)公司的日常事務(wù)進(jìn)行全面的管理，并對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行行政監(jiān)督，提供后勤服務(wù)。具體地，行政辦公室又可分為計(jì)劃、人事、財(cái)務(wù)、審計(jì)、機(jī)要和后勤等分支部門。這些分支部門在一些特大的廣告公司是單獨(dú)列為正式的一級(jí)行政輔助機(jī)構(gòu)的。

計(jì)劃部門的工作任務(wù)，是具體負(fù)責(zé)公司的年度工作計(jì)劃和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的制定，以及監(jiān)督執(zhí)行，并負(fù)責(zé)制定公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。

人事部門的工作任務(wù)，是具體地負(fù)責(zé)公司人員的錄用解聘。錄用人員時(shí)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需要，進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和綜合級(jí)別評(píng)定，對(duì)具體業(yè)務(wù)部門的人員使用和定級(jí)實(shí)施監(jiān)督。人事部門不參與業(yè)務(wù)的分工。

財(cái)務(wù)部門的任務(wù)，是對(duì)公司的財(cái)務(wù)金融實(shí)施全面的管理，監(jiān)督廣告預(yù)算的執(zhí)行，收取廣告費(fèi)用，交納各種稅收，核發(fā)人員工資，核算企業(yè)盈虧，并對(duì)廣告活動(dòng)費(fèi)用和公司行政性開(kāi)支實(shí)施控制。

審計(jì)部門的工作任務(wù)，是對(duì)公司的財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況實(shí)施監(jiān)督，防止公司在經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)不規(guī)范行為或違法行為，實(shí)施廣告公司經(jīng)營(yíng)中的自律約束。

機(jī)要部門負(fù)責(zé)公司的文件收發(fā)、借閱、保管和歸檔管理，并為企業(yè)建立各類業(yè)務(wù)檔案，檢查保密情況。

后勤部門的工作任務(wù)，是協(xié)助公司業(yè)務(wù)部門的工作，為各業(yè)務(wù)部門開(kāi)展廣告活動(dòng)提供物質(zhì)支援和后勤保障。

對(duì)企業(yè)或公司來(lái)說(shuō)，行政辦公室是直接為總經(jīng)理服務(wù)的管理中樞，是企業(yè)的核心，因此，必須切實(shí)明確其職權(quán)和工作任務(wù)，并配備精明強(qiáng)干、懂得現(xiàn)代管理的工作人員。這樣，才能保證整個(gè)公司處于良好的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，保持高的管理水平和競(jìng)爭(zhēng)素質(zhì)。行政管理部門的組織機(jī)構(gòu)和人員配備框圖如下圖，而對(duì)于人員的具體分工，因與一般企業(yè)的崗位責(zé)任分工相一致，在此不再贊舉。

當(dāng)然以上列舉的是功能齊全、機(jī)構(gòu)配套的大公司的人員配備。對(duì)于中小型公司，則采用一人多任的形式，使人員大為精減。