簡單制作PDF文檔大曝光

PDF(Portable Document Format，便攜文檔格式)格式是Adobe公司在其PostScript語言的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的一種主要應(yīng)用于電子出版的文件規(guī)范系統(tǒng)。

PDF文件可以將文字、字型、格式、顏色及與設(shè)備和分辨率獨(dú)立的圖形圖像等封裝在一個(gè)文件中，該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動態(tài)影像等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。由于PDF文件可以不依賴操作系統(tǒng)的語言和字體以及顯示設(shè)備，就能“逼真地”將文件原貌展現(xiàn)給每一個(gè)閱讀者，因此越來越多的電子圖書、產(chǎn)品說明、公司文告、網(wǎng)絡(luò)資料、電子郵件等開始使用PDF格式文件。目前已成為電子文檔發(fā)行和數(shù)字化信息傳播事實(shí)上的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。PDF文件格式與操作系統(tǒng)無關(guān)。具體說來就是，PDF文件不管是在Windows、Unix還是在Mac OS操作系統(tǒng)中都是通用的。因此，它是在Internet上發(fā)布演示文檔的理想文件格式。

制作PDF文件要使用Adobe公司的Adobe Acrobat，注意，不是我們通常使用的Adobe Acrobat Reader，Adobe Acrobat是一個(gè)商業(yè)軟件，本文的操作都是基于Adobe Acrobat 9.0的。

軟件安裝要點(diǎn)

首先是安裝軟件，不要覺得安裝很簡單，如果安裝得不當(dāng)是不能輸出含有中文PDF文件的。安裝時(shí)需注意的地方在于看到如圖1的對話框時(shí)，選擇“Custom(用戶定制)”方式，點(diǎn)Next繼續(xù)，出現(xiàn)組件對話框，把滾動條拉到最末端，點(diǎn)中“Asian Language Support(支持亞洲語言)”，然后點(diǎn)“Change”按鈕，在彈出的對話框里選擇“Simplified Chinese Language Files(簡體中文語言包)”和“Distiller Asian Language PDF Generation(Distiller亞洲語言PDF生成器)”，點(diǎn)“Continue”繼續(xù)。再點(diǎn)“Next”，只要輸入個(gè)人信息和序列號，再一路Next就可以了，在拷貝完成后忽略電子注冊，然后按照提示重新啟動計(jì)算機(jī)就完成安裝了。當(dāng)然如果軟件版本是簡體中文版的話，就不用如此麻煩了。

PDF制作原理

在安裝完Acrobat后，去查看打印機(jī)，會發(fā)現(xiàn)多了兩個(gè)打印機(jī)設(shè)置Acrobat Distiller和Acrobat PDFWriter，這是Acrobat自動設(shè)置的虛擬打印機(jī)，這對制作PDF文件來說是必須的。因?yàn)镻DF文件的格式規(guī)范是創(chuàng)建在PostScript語言基礎(chǔ)上的，而PostScript語言是一種精確的頁面描述語言，應(yīng)用在電子出版上來生成復(fù)雜的版面，PostScript與打印機(jī)的硬件無關(guān)，只要求打印機(jī)支持這種頁面描述就可以了。在這里Acrobat Distiller和Acrobat PDFWriter就是兩個(gè)虛擬的PostScript打印機(jī)，而Acrobat就是把用其他軟件軟件制作完成的文檔進(jìn)行虛擬打印，得到中間文件*.PS(PostScript)文件，然后再調(diào)用Acrobat Distiller來產(chǎn)生PDF文件。安裝Acrobat后支持PDF輸出的軟件有Microsoft Word、Adobe PageMaker。

用Word自動生成PDF文件

在這里我們不講如何使用Adobe Acrobat9.0來制作PDF文件，因?yàn)锳crobat比較復(fù)雜，學(xué)習(xí)它恐怕需要一本書來解決，而不是僅僅的一篇文章。不過相信大家都會使用Word，其實(shí)用Word先編輯文檔、插入圖片，然后用它來生成PDF文件效果是差不多的。打開Word右鍵點(diǎn)擊工具欄，選擇“自定義”，然后在“工具欄”標(biāo)簽中選中一個(gè)“PDFMaker 9.0”，就會發(fā)現(xiàn)多了兩個(gè)圖標(biāo)，“轉(zhuǎn)換到Adobe PDF”和“轉(zhuǎn)換到Adobe PDF和Email”。在這里PDFMaker是一個(gè)宏按鈕，是特別為Microsoft Word設(shè)計(jì)的，用來在Word中方便地生成PDF文件。

現(xiàn)在我們就可以來制作第一個(gè)PDF文件了。首先，用Word打開一個(gè)文件，然后點(diǎn)擊工具欄中的圖標(biāo)，會出現(xiàn)圖2這樣的對話框，使用系統(tǒng)的默認(rèn)值就單擊“Create”按鈕，這樣PDFMaker就開始自動生成PDF文件了。它會自動掃描Word文檔中的有關(guān)信息，比如鏈接、目錄之類，把它們和PDF格式的鏈接、目錄等相對應(yīng)，在生成的PDF文件中的所有可視信息都和原來的文件相同。還要說明一點(diǎn)，PDFMaker生成的PDF文件存放的路徑與原來的DOC文件相同。

到這里，你已經(jīng)做好了第一個(gè)PDF文件！這是最簡單的一種方法，但不是最好的。為什么呢？因?yàn)檫@樣做出來的PDF文件尺寸非常大，比如原來的DOC文件只有25KB，用上面這種方法做出來的文件有153KB之巨！根本不符合網(wǎng)上傳輸?shù)囊螅?/p>

制作小體積PDF文件

Acrobat為了適應(yīng)亞洲語言的特點(diǎn)，對亞洲語言設(shè)計(jì)了特殊的生成器和語言包，但是它是通過“嵌入字體(Embed Fonts)”的方法來解決的。這樣做對于直接打印是很優(yōu)化的，但是如果是用來生成PDF文件，帶來的負(fù)面效應(yīng)就是大大增加了文件的尺寸。我們繞過PDFMaker來制作PDF文件。前面我說過了，Acrobat安裝了兩個(gè)虛擬打印機(jī)，其中的Acrobat Distiller就可以生成PDF文檔，不過第一次使用之前要做一些設(shè)置，因?yàn)镻DFWriter默認(rèn)的也是嵌入字體，我們要把這個(gè)選項(xiàng)去掉。具體的方法是，在Word里選擇文件/打印…，彈出一個(gè)對話框，在其中的打印機(jī)名稱中選擇Acrobat PDFWriter，然后單擊右邊的“屬性”按鈕，在出現(xiàn)的對話框中選擇“Adobe PDF設(shè)置”標(biāo)簽中的“編輯轉(zhuǎn)換設(shè)置”，把其中“字體”下的“嵌入所有字體”和“子集化嵌入字體”前的選擇去掉，再點(diǎn)擊“確定”，這樣就不會自動嵌入字體了。

這樣就可以開始制作PDF了。打開DOC文檔，然后選擇文件/打印…，選擇打印機(jī)名稱為Acrobat Distiller，確定，稍候會出現(xiàn)如圖3的對話框，你可以在這里選擇保存PDF文件的路徑以及設(shè)置PDF的文件信息，再確定，這樣PDF就做好了。查看一下這個(gè)文件的大小，只有15KB，是源文件(25KB)大小的60%，這就非常適合網(wǎng)上的傳播。我們再查看一下字體信息，會發(fā)現(xiàn)漢字字體不再是嵌入的了。這種制作PDF文件的方法不僅適用于Word，對于一切具有打印功能的軟件都適用。

為PDF文件加密

在PDF文檔中可以通過設(shè)置密碼來禁止使用者打印文件、改變文件內(nèi)容、選取復(fù)制文件中的文本與圖形以及增加注釋，也可以通過設(shè)置密碼來限制觀看者。有了這些強(qiáng)大的保護(hù)功能，就能切實(shí)有效地限定讀者的行為，更有力地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。設(shè)置這些保護(hù)非常簡單，用Acrobat打開PDF文件，選擇File/Save As…，在Security中選擇Standard，會自動跳出一個(gè)對話框，在這里，你可以設(shè)置打開文件的密碼、改變安全設(shè)置的密碼以及不允許使用者做的事情(打印文件、改變文件內(nèi)容、選取復(fù)制文件中的文本與圖形以及增加注釋)，選擇完成后按確定，系統(tǒng)會自動和你校對密碼，無誤后回到保存對話框，你可以換個(gè)名字保存PDF文件或者覆蓋源文件，再次打開這個(gè)文件的時(shí)候就要受所設(shè)定的安全權(quán)限的限制了。

這應(yīng)該是制作PDF最簡單的辦法，如果有興趣的話可以用Adobe Acrobat 9.0直接制作，該軟件提供的幫助信息極其豐富，完全可以自學(xué)。

制作PDF文件可以用以下工具：

1、Adobe Acrobat pro。

在網(wǎng)上可以下載了7.0版本，破解版的。這是制作PDF文件最標(biāo)準(zhǔn)的東西。安裝后，在Micorsoft Office系列、AutoCAD等軟件里增加Adobe工具菜單。

可以用電騾等軟件搜索一下。

2、Kingsoft WPSoffice 2007專業(yè)版。最新版的WPS支持PDF格式。但我沒用過。

3、其它制作PDF文件的軟件。在網(wǎng)上可以找到。文件通常很小，但我覺得大部分都不太穩(wěn)定，不推薦。