第一條 總則
   為了給員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個(gè)新層次，特制定如下制度。
  第二條 本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。
  第三條 整理
  1. 每月對文件（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。
  2. 每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，盤點(diǎn)后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔。
  3. 對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點(diǎn)，并區(qū)分其“要”和“不要”；
  分類如下：
  1) 設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書籍等；
  2) 空間：柜架、桌椅、儲物箱等。
  3) 物品：個(gè)人用品、裝飾品
  4. 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的“要”與“不要” ；
  5. “不要”物品經(jīng)各部門主管判定后，集中報(bào)廢或拍賣；

必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表
  常用程度 使用頻率 處理方法
  低 ? 過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用 丟棄

中
   在過去的6個(gè)月中只使用過一次的物品
   一個(gè)月使用一次的物品 集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）

高 ? 一周使用一次的物品
   每天都使用的物品
   每小時(shí)都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶

第四條 整頓
   卡座區(qū)整頓：
  1. 辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。
  2. 抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個(gè)空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：
   個(gè)人的東西
   個(gè)人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）
   文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）
   空白稿紙、不常使用的文具等
  3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正，離開半個(gè)小時(shí)以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)；
  4. 電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機(jī)置桌面下；
  5. 卡座屏風(fēng)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；
  6. 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角；
  7. 桌洞下不得堆積雜物。
  8. 外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。

辦公室整頓：
  1. 辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；
  2. 抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范；
  3. 電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機(jī)置桌面下；
  4. 垃圾簍：置于桌后；
  5. 飲水機(jī)：放指定地點(diǎn)，不得隨意移動；
  6. 報(bào)刊：必須上報(bào)架，或閱完后放入辦公桌內(nèi)；
  7. 外衣手袋：同卡座區(qū)規(guī)范
   文件、資料管理整頓：
  1. 檔案管理依據(jù)《集團(tuán)檔案管理制度》執(zhí)行
  2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要荊╈處置；
  3. 硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存；
  4. 儲存公用信息的軟盤采取保護(hù)措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標(biāo)簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一定要注明標(biāo)題、日期。同時(shí)軟盤也應(yīng)該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。

信件、電子郵件（OA）整頓：
  1. 做一個(gè)臨時(shí)性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里；
  2. 辦公自動化里面重要郵件應(yīng)該及時(shí)備份；電腦硬盤中應(yīng)專門建立一個(gè)文件夾，不能處理的郵件存放在里面；
  3. 為了減輕服務(wù)器負(fù)擔(dān)，提高響應(yīng)速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量，經(jīng)理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。
  第五條 清掃
  公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個(gè)人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設(shè)備：電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等等
  清掃基準(zhǔn)
  對象 清掃標(biāo)準(zhǔn)要求 周期 清掃時(shí)間
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