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把握工作分析的六大要點(diǎn)
工作分析是人力資源開(kāi)發(fā)與管理最基本的作業(yè)，是人力資源開(kāi)發(fā)與管理的基礎(chǔ)。工作分析又稱職務(wù)分析，是指對(duì)組織中各項(xiàng)工作職務(wù)的特征、規(guī)范、要求、流程以及對(duì)完成此工作員工的素質(zhì)、知識(shí)、技能要求進(jìn)行描述的過(guò)程，它的結(jié)果是產(chǎn)生工作描述和任職說(shuō)明。作為人力資源管理者來(lái)說(shuō)，做好工作分析至關(guān)重要，特別是要把握以下六大要點(diǎn)： 1、明確目的 不同的組織，或者同一組織的不同階段，工作分析的目的有所不同。有的組織的工作分析是為了對(duì)現(xiàn)有的工作內(nèi)容與要求更加明確或合理化，以便制定切合實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工的積極性；而有的是對(duì)新工作的工作規(guī)范作出規(guī)定；還有的企業(yè)進(jìn)行工作分析是因?yàn)樵庥隽四撤N危機(jī)，而設(shè)法改善工作環(huán)境，提高組織的安全性和抗危機(jī)的能力。在現(xiàn)實(shí)中，有的企業(yè)人力資源管理部門(mén)對(duì)工作分析的目的還不是很明確，出現(xiàn)了單純?yōu)榱斯ぷ鞣治龆ぷ鞣治龅墓脂F(xiàn)象，從而使人力資源管理的這一核心技術(shù)流于形式、沒(méi)有達(dá)到其應(yīng)有的目的。這一問(wèn)題在一些政府機(jī)關(guān)和國(guó)有企業(yè)中表現(xiàn)得尤為突出。筆者所在地一知名國(guó)有鋼鐵企業(yè)人事部門(mén)工作的朋友告訴我，他們也搞了職務(wù)說(shuō)明書(shū)和工作描述書(shū)，但大都是按照現(xiàn)有工作人員的職責(zé)和要求進(jìn)行編制的，事隨人轉(zhuǎn)，根本就沒(méi)有進(jìn)行過(guò)細(xì)致的工作分析，等到人員有什么變動(dòng)，馬上就又起草一份職務(wù)說(shuō)明書(shū)，這樣的工作分析能否體現(xiàn)工作分析的目的可想而知。 2、認(rèn)清作用 目前，在許多企業(yè)人力資源管理實(shí)務(wù)中，都強(qiáng)調(diào)"以崗位為核心的人力資源管理整體解決方案"。實(shí)際上，就是指企業(yè)人力資源管理的一切職能，都要以工作分析為基礎(chǔ)。的確，工作分析是現(xiàn)代人力資源所有職能，即人力資源獲取、整合、保持激勵(lì)、控制調(diào)整和開(kāi)發(fā)等職能工作的基礎(chǔ)和前提，只有做好了工作分析與設(shè)計(jì)工作，才能據(jù)此完成企業(yè)人力資源規(guī)劃、績(jī)效評(píng)估、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)、薪酬設(shè)計(jì)管理、招聘、甄選、錄用工作人員等等工作。有的企業(yè)人力資源管理者忽視或低估工作分析的作用，導(dǎo)致在績(jī)效評(píng)估時(shí)無(wú)現(xiàn)成依據(jù)、確定報(bào)酬時(shí)有失公平、目標(biāo)管理責(zé)任制沒(méi)有完全落實(shí)等等，挫傷員工工作積極性和影響企業(yè)效益的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。 如淄博一家上市公司在1999年高薪招聘80名本科以上技術(shù)型人才。招聘時(shí)該公司人力資源部承諾為他們提供良好的工作環(huán)境、優(yōu)越的工作條件和一定誘惑力的薪水。然而工作不到一年，各類問(wèn)題接踵而至，有人抱怨專業(yè)不對(duì)口，技術(shù)優(yōu)勢(shì)無(wú)法發(fā)揮；有人認(rèn)為自己的才能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)崗位工作的要求；有人反映工作條件并不能滿足崗位工作的需要，而其它條件資源卻沒(méi)有被充分利用。更有甚者，在一次偶然的技術(shù)事故中，當(dāng)事人以崗位說(shuō)明書(shū)未注明工作風(fēng)險(xiǎn)的可能性為由，推脫責(zé)任。不滿情緒和換崗要求搞得HR經(jīng)理非常困惑，幾位出類拔萃的優(yōu)秀員工離開(kāi)了公司。后來(lái)經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)是以下三個(gè)方面的問(wèn)題：（1）招聘時(shí)沒(méi)有進(jìn)行以工作分析為基礎(chǔ)的人才測(cè)試，僅僅注重了學(xué)歷要求和技術(shù)背景；（2）安排工作時(shí)未充分考慮任職者的現(xiàn)實(shí)能力和崗位要求；（3）工作過(guò)程中沒(méi)有實(shí)施以工作分析為基礎(chǔ)的培訓(xùn)和績(jī)效評(píng)估。 3、把握內(nèi)容 工作分析一般包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：確定工作的具體特征；找出工作對(duì)任職人員的各種要求。前者稱為工作描述，后者稱為任職說(shuō)明。在對(duì)工作分析的內(nèi)容進(jìn)行把握時(shí)要特別注意工作描述書(shū)（工作說(shuō)明書(shū)）與職務(wù)說(shuō)明書(shū)的區(qū)別與聯(lián)系。 規(guī)范的工作描述書(shū)包括工作名稱、工作活動(dòng)、工作程序、物理環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、聘用條件等5個(gè)方面，它主要是要解決工作內(nèi)容與特征、工作責(zé)任與權(quán)力、工作目的與結(jié)果、工作標(biāo)準(zhǔn)與要求、工作時(shí)間與地點(diǎn)、工作崗位與條件、工作流程與規(guī)范等問(wèn)題。而任職說(shuō)明書(shū)，旨在說(shuō)明擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)的人員必須具備的生理要求和心理要求，主要包括一般要求：年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)；生理要求：健康狀況、力量與體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺(jué)器官的靈敏度；心理要求：觀察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問(wèn)題的能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、人際交往能力、性格、氣質(zhì)、興趣愛(ài)好等等。雖然工作說(shuō)明書(shū)和職務(wù)說(shuō)明書(shū)都是工作的相關(guān)結(jié)果，而且也是工作分析的主要內(nèi)容，但有的企業(yè)人力資源管理者對(duì)此似乎并沒(méi)有足夠、正確的認(rèn)識(shí)，甚至將兩者混為一談，這是一個(gè)不能不重視的問(wèn)題。此外，有的企業(yè)在工作的描述方面很不全面，在一份工作描述書(shū)中，缺乏工作關(guān)系、工作目標(biāo)等方面的描述；而且，憑經(jīng)驗(yàn)描述工作職責(zé)或職務(wù)職責(zé)的現(xiàn)象普遍存在，抑制了工作分析、評(píng)價(jià)在整體人力資源管理方案中的核心作用。 4、理順程序 工作分析是對(duì)工作一個(gè)全面的評(píng)價(jià)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可以分為六個(gè)階段，各個(gè)階段的主要工作如下：1、準(zhǔn)備階段：成立工作小組；確定樣本（選擇具有代表性的工作）；分解工作為工作元素和環(huán)節(jié)，確定工作的基本難度、制定工作分析規(guī)范。2、設(shè)計(jì)階段：選擇信息來(lái)源；選擇工作分析人員；選擇收集信息的方法和系統(tǒng)。3、調(diào)查階段：編制各種調(diào)查問(wèn)卷和提綱；廣泛收集各種資源（7"W"）:工作內(nèi)容(What)；責(zé)任者(Who)；工作崗位(Where)；工作時(shí)間(When)；怎樣操作(How)；為什么要做(Why)；為誰(shuí)而服務(wù)(ForWhom)。4、分析階段：審核已收集的各種信息；創(chuàng)造性地分析，發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作或工作人員的關(guān)鍵成分；歸納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素。具體如何進(jìn)行分析呢？可從四個(gè)方面進(jìn)行：①職務(wù)名稱分析：職務(wù)名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以求通過(guò)名稱就能了解職務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容。②工作規(guī)范分析：工作任務(wù)分析；工作關(guān)系分析；工作責(zé)任分析；勞動(dòng)強(qiáng)度分析。③工作環(huán)境分析：工作的物理環(huán)境分析；工作的安全環(huán)境分析；社會(huì)環(huán)境。④工作執(zhí)行人員必備條件分析：必備知識(shí)分析；必備經(jīng)驗(yàn)分析；必備操作能力分析；必備心理素質(zhì)分析。5、運(yùn)用階段：促進(jìn)工作分析結(jié)果的使用。6、反饋調(diào)整階段：組織的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不斷變化，會(huì)直接或間接地引起組織分工協(xié)作體制的相應(yīng)調(diào)整，由此，可能產(chǎn)生新的任務(wù)、部分原有職務(wù)的消逝。 5、方法得當(dāng) 工作分析的方法多種多樣，但企業(yè)在進(jìn)行具體的工作分析時(shí)要根據(jù)工作分析的目的、不同工作分析方法的利弊，針對(duì)不同人員的工作分析選擇不同的方法。一般來(lái)說(shuō)工作分析主要有資料分析法、問(wèn)卷調(diào)查法、面談法、現(xiàn)場(chǎng)觀察法、關(guān)鍵事件法等等。 這幾種工作分析方法各有利弊，如觀察法要求觀察者需要足夠的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，雖可了解廣泛、客觀的信息，但它不適于工作循環(huán)周期很長(zhǎng)的、腦力勞動(dòng)的工作，偶然、突發(fā)性工作也不易觀察，且不能獲得有關(guān)任職者要求的信息。面談法易于控制，可獲得更多的職務(wù)信息，適用于對(duì)文字理解有困難的人，但分析者的觀點(diǎn)影響工作信息正確的判斷；面談?wù)咭讖淖陨砝婵紤]而導(dǎo)致工作信息失真；職務(wù)分析者問(wèn)些含糊不清的問(wèn)題，影響信息收集；且不能單獨(dú)使用，要與其他方法連用。問(wèn)卷法費(fèi)用低、速度快；節(jié)省時(shí)間、不影響工作；調(diào)查范圍廣，可用于多種目的的職務(wù)分析；缺點(diǎn)是需經(jīng)說(shuō)明，否則會(huì)理解不同，產(chǎn)生信息誤差。采用工作實(shí)踐法分析者直接親自體驗(yàn)，獲得信息真實(shí)；只適應(yīng)于短期內(nèi)可掌握的工作，不適于需進(jìn)行大量的訓(xùn)練或有危險(xiǎn)性工作的分析。典型事件法直接描述工作中的具體活動(dòng)，可提示工作的動(dòng)態(tài)性；所研究的工作可觀察、衡量，故所需資料適應(yīng)于大部分工作，但歸納事例需耗大量時(shí)間；易遺漏一些不顯著的工作行為，難以把握整個(gè)工作實(shí)體。人力資源管理者除要根據(jù)工作分析方法本身的優(yōu)缺點(diǎn)來(lái)選取外，還要根據(jù)工作分析的對(duì)象來(lái)選擇方法，比如針對(duì)管理者的工作分析可選取MPDQ和海方案法。 所謂MPDQ（managementpositiondescriptionquestion）是一種管理職位描述問(wèn)卷方法，它是一種以工作為中心的工作分析方法，是國(guó)外近年的研究成果。這種問(wèn)卷法是對(duì)管理者的工作進(jìn)行定量化測(cè)試的方法，它涉及管理者所關(guān)心的問(wèn)題、所承擔(dān)的責(zé)任、所受的限制以及管理者的工作所具備的各種特征，共197項(xiàng)問(wèn)題，分為13類：產(chǎn)品、市場(chǎng)與財(cái)務(wù)規(guī)劃；與其他組織與人員的協(xié)調(diào)；組織內(nèi)部管理控制；組織的產(chǎn)品與服務(wù)責(zé)任；公眾與顧客的關(guān)系；高級(jí)咨詢；行為的自治；財(cái)務(wù)委托的認(rèn)可；員工服務(wù)；員工監(jiān)督；工作的復(fù)雜性與壓力；高層財(cái)務(wù)管理責(zé)任；海外員工人事管理責(zé)任。 海方案法是一種通過(guò)工作分析專家與管理崗位上的在職人員的面談，對(duì)管理工作進(jìn)行分析的方法，它主要用于對(duì)工作評(píng)估和報(bào)償系統(tǒng)，利用它組織可以提高員工管理、招聘、績(jī)效評(píng)估的水平，可以使管理者更加容易地參照責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)檢查工作的執(zhí)行情況，繼而給予合理的報(bào)償。工作的性質(zhì)和責(zé)任目標(biāo)是海方案法的核心。 6、力求創(chuàng)新 創(chuàng)新是人力資源管理的靈魂，理所當(dāng)然在工作分析中必須堅(jiān)持創(chuàng)新的原則。工作分析離不開(kāi)工作環(huán)境的分析，一旦工作的環(huán)境發(fā)生了變化，工作分析就必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，但畢竟工作分析的結(jié)果---工作描述書(shū)總是落后于環(huán)境的變化的。因而，這就要求人力資源管理者在工作分析中要超前規(guī)劃，具有前瞻性，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，把可預(yù)見(jiàn)的環(huán)境變化因素即早考慮到工作描述書(shū)中去。工作分析的創(chuàng)新性還表現(xiàn)在工作分析過(guò)程、分析方法的創(chuàng)新上。工作分析的過(guò)程、方法并不是千篇一律和按部就班的，人力資源管理者可根據(jù)工作分析的對(duì)象、目的等進(jìn)行相應(yīng)的變革和創(chuàng)新，以提高企業(yè)的環(huán)境適應(yīng)性和組織競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)前，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起，知識(shí)型企業(yè)的人力資源管理更需要人力資源管理者進(jìn)行創(chuàng)新，比如，IT企業(yè)、咨詢業(yè)中通常以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的形式開(kāi)展工作，因而在進(jìn)行工作分析時(shí)，既要充分考慮其工作難以細(xì)化和分割的特點(diǎn)，又要體現(xiàn)工作分析明確職責(zé)、劃清責(zé)任的目的。 |
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來(lái)自： 傻呆呆 > 《工作知識(shí)》
