會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議討論的事項(xiàng)，擇其要點(diǎn)加以歸納整理，以通報(bào)會(huì)議精神，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)工作。它可以由會(huì)議主持單位直接下達(dá)，或加批語(yǔ)下達(dá)，或呈報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下達(dá)。會(huì)議紀(jì)要的主要作用是：首先，使與會(huì)者了解和掌握會(huì)議主要精神；其次，便于上級(jí)了解情況，向下級(jí)貫徹會(huì)議精神。會(huì)議紀(jì)要的主要特點(diǎn)是：紀(jì)實(shí)性、紀(jì)要性、系統(tǒng)性。按會(huì)議的性質(zhì)可將會(huì)議紀(jì)要分為以下幾種：辦公會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要、座談會(huì)議紀(jì)要、學(xué)術(shù)討論會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)鑒定會(huì)議紀(jì)要等。

會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)，一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。

標(biāo)題。常見(jiàn)的寫法有三種：公文式規(guī)范標(biāo)題，即由機(jī)關(guān)名稱、會(huì)議名稱 （或事由）和文種組成，省略式標(biāo)題，即省去機(jī)關(guān)名稱，只有會(huì)議內(nèi)容和文種兩部分組成；正副式標(biāo)題，正標(biāo)題為會(huì)議的中心內(nèi)容，副標(biāo)題則由會(huì)議名稱加“紀(jì)要”組成。

正文。包括開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)三部分。

正文的開(kāi)頭，主要寫會(huì)議概況。包括召開(kāi)會(huì)議的單位、時(shí)間、地點(diǎn)、目的、參加人員、主要議程、討論的事項(xiàng)、會(huì)議效果如何等。有的還寫上開(kāi)會(huì)的背景、會(huì)議的必要性和重要性。以上內(nèi)容并非所有會(huì)議紀(jì)要都必須具備，寫時(shí)可根據(jù)具體情況靈活掌握，要寫得簡(jiǎn)明概括。

正文的主體，是會(huì)議紀(jì)要的中心。不同的會(huì)議，“紀(jì)要”中心部分的寫法也不完全相同：辦公會(huì)議紀(jì)要主要把討論和決定的問(wèn)題寫出來(lái)；工作會(huì)議紀(jì)要，可簡(jiǎn)要回顧以往的工作，提出今后的工作任務(wù)及相應(yīng)的措施和辦法，也可只寫討論的主要問(wèn)題；座談會(huì)議紀(jì)要和學(xué)術(shù)討論會(huì)議紀(jì)要，要把與會(huì)人的發(fā)言加以綜合整理，有條理、有層次地反映出來(lái)，個(gè)別有獨(dú)到見(jiàn)解的發(fā)言或觀點(diǎn)，要寫出發(fā)言人的姓名，必要時(shí)還要冠以職務(wù)；技術(shù)鑒定會(huì)議紀(jì)要，要圍繞鑒定的項(xiàng)目，將有關(guān)問(wèn)題作以概述，并寫明鑒定結(jié)果。如果是大型會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，可按問(wèn)題的不同性質(zhì)、不同方面，分為幾個(gè)部分，每一部分寫一個(gè)問(wèn)題；或用小標(biāo)題的形式，概括各部分的主要內(nèi)容；或分條設(shè)款列項(xiàng)來(lái)寫。無(wú)論采取什么方法寫，每個(gè)問(wèn)題都必須有觀點(diǎn)、有材料、有分析、有結(jié)論，有時(shí)還要有解決問(wèn)題的辦法和措施。主體部分的每個(gè)問(wèn)題或段落之首，往往冠以“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議決定”等習(xí)慣用語(yǔ)，這些習(xí)慣用語(yǔ)在會(huì)議紀(jì)要中起著連接和強(qiáng)調(diào)的作用。

正文的結(jié)語(yǔ)，或?qū)憰?huì)議的“希望”、“號(hào)召”；或突出會(huì)議的意義、作用；或提出尚未解決的問(wèn)題；或?qū)懗鲋鬓k單位對(duì)貫徹會(huì)議精神的要求等。

落款。往往只有日期一項(xiàng)內(nèi)容，如需要抄報(bào)或抄送其他機(jī)關(guān)的，則需在落款處寫明發(fā)文單位名稱，并加蓋公章。如果日期寫在標(biāo)題下，則可不寫落款內(nèi)容。

寫好會(huì)議紀(jì)要，必須做好會(huì)議記錄，了解整個(gè)會(huì)議的主旨，充分搜集各小組的意見(jiàn)和建議；要緊緊圍繞會(huì)議的中心，突出會(huì)議的主要精神，分清主次；對(duì)材料進(jìn)行歸納分類、提煉概括時(shí)，要尊重會(huì)議事實(shí)。會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，要注意結(jié)構(gòu)的邏輯性。