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第二章 建立數(shù)據(jù)庫
本章內(nèi)容
◆ 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計概念與創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。 ◆ 表的創(chuàng)建及表與表之間的關(guān)系。 ◆ 數(shù)據(jù)庫的修改、設(shè)計與編輯。
一、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計
1．概念及準(zhǔn)則
下面介紹數(shù)據(jù)庫設(shè)計的概念，及由此而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫設(shè)計準(zhǔn)則。 Access 2003數(shù)據(jù)庫是所有相關(guān)對象的集合，包括表、查詢、窗體、報表、宏、模塊、Web頁等。每一個對象都是數(shù)據(jù)庫的一個組成部分，其中，表是數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，它記錄數(shù)據(jù)庫中的全部數(shù)據(jù)內(nèi)容。而其他對象只是Access提供的用于對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)的工具而已。正因為如此，設(shè)計一個數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵，就集中在建立數(shù)據(jù)庫中的基本表上。 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫不管設(shè)計得好壞，都可以存取數(shù)據(jù)，但是不同的數(shù)據(jù)庫在存取數(shù)據(jù)的效率上有很大的差別。為了更好的設(shè)計數(shù)據(jù)庫中的表，下面提供幾條一般規(guī)則供大家討論。 ⑴ 字段唯一性。即表中的每個字段只能含有惟一類型的數(shù)據(jù)信息。在同一字段內(nèi)不能存放兩類信息。 ⑵ 記錄唯一性。即表中沒有完全一樣的兩個記錄。在同一個表中保留相同的兩具記錄是沒有意義的。要保證記錄的唯一性，就必須建立主關(guān)鍵字。 ⑶ 功能相關(guān)性。即在數(shù)據(jù)庫中，任意一個數(shù)據(jù)表都應(yīng)該有一個主關(guān)鍵字段，該字段與表中記錄的各實體相對應(yīng)。這一規(guī)則是針對表而言的，它一方面要求表中不能包含該表無關(guān)的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一記錄。 ⑷ 字段無關(guān)性。即在不影響其他字段的情況下，必須能夠?qū)θ我庾侄芜M(jìn)行修改（非主關(guān)鍵字段）。所有非主關(guān)鍵字段都依賴于主關(guān)鍵字，這一規(guī)則說明了非主關(guān)鍵字段之間的關(guān)鍵是相互獨立的。 這些內(nèi)容涉及到關(guān)系模型與規(guī)范化問題，這里不作理論分析，我們將在數(shù)據(jù)庫原理中學(xué)習(xí)和討論。
2. 一般步驟
按照上面幾條原則，可以設(shè)計一個比較好的數(shù)據(jù)庫及基本表。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的設(shè)計遠(yuǎn)不止這些，還需要設(shè)計者的經(jīng)驗和對實際事務(wù)的分析和認(rèn)識。不過可以就這幾條規(guī)則總結(jié)出創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的一般步驟。 ⑴ 明確建立數(shù)據(jù)庫的目的。即用數(shù)據(jù)庫做哪些數(shù)據(jù)的管理，有哪些需求和功能。然后再決定如何在數(shù)據(jù)庫中組織信息以節(jié)約資源，怎樣利用有限的資源以發(fā)揮最大的效用。 ⑵ 確定所需要的數(shù)據(jù)表。在明確了建立數(shù)據(jù)庫的目的之后，就可以著手把信息分成各個獨立的主題，每一個主題都可以是數(shù)據(jù)庫中的一個表。 ⑶ 確定所需要的字段。確定在每個表中要保存哪些信息。在表中，每類信息稱作一個字段，在表中顯示為一列。 ⑷ 確定關(guān)系。分析所有表，確定表中的數(shù)據(jù)和其他表中的數(shù)據(jù)有何關(guān)系。必要時，可在表中加入字段或創(chuàng)建新表來明確關(guān)系。 ⑸ 改進(jìn)設(shè)計。對設(shè)計進(jìn)一步分析，查找其中的錯誤。創(chuàng)建表，在表中加入幾個實際數(shù)據(jù)記錄，看能否從表中得到想要的結(jié)果。需要時可調(diào)整設(shè)計。
3. 實例剖析
下面以小型公司為例，建立客戶、訂單、產(chǎn)品、雇員管理的數(shù)據(jù)庫。
⑴ 明確目的。 ◆ 公司中有哪些雇員及其自然情況（何時被聘）、工作情況（銷售業(yè)績）等。 ◆ 公司中有哪些產(chǎn)品及其種類、單價、庫存量、定貨量等。 ◆ 公司有哪些客戶，客戶的姓名、地址、聯(lián)系方式及有何訂貨要求等。
⑵ 確定數(shù)據(jù)表。 ◆ 客戶表。存儲客戶信息。 ◆ 雇員表。存儲雇員信息。 ◆ 產(chǎn)品表。存儲產(chǎn)品信息。 ◆ 訂單明細(xì)表。存儲客戶訂單信息。
⑶ 確定字段信息。 在上述相關(guān)的表中，我們可以初步確定如下必要的字段信息。習(xí)慣上，每個表都可人為設(shè)定一個關(guān)鍵字段。如訂單表中，它的主關(guān)鍵字段是由多個字段組成的（產(chǎn)品編號、訂貨日期、客戶編號、雇員編號），同時為了方便，也可建立一個訂單編號作為主關(guān)鍵字段，它本來是可有可無的。 請看下圖所示的字段。
⑷ 確定表間關(guān)系。 要建立兩個表之間的關(guān)系，可以把其中一個表的主關(guān)鍵字段添加到另一個表中，使兩個表都有該字段。 下圖中，課單明細(xì)表中的主關(guān)鍵字段是由多個字段組成的。當(dāng)然也可以如上所示地設(shè)立一個訂單編號作為主關(guān)鍵字段。
⑸ 改進(jìn)設(shè)計。 上圖中每一個表中的字段設(shè)置可以進(jìn)一步完善和改進(jìn)，甚至可以建立不同于初步設(shè)計時的新表來完成。如有需要，為了進(jìn)行雇員工資的發(fā)放，可以建立工資表。
二、建立一個數(shù)據(jù)庫
下面是Microsoft Access 2003的界面。基于這個界面，創(chuàng)建一個新的數(shù)據(jù)庫的方法是多樣的，也是十分簡單的。
1．利用模板新建數(shù)據(jù)庫
為了方便用戶的使用，Access 2003提供了一些標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)框架，又稱為“模板”。這些模板不一定符合用戶的實際要求，但在向?qū)У膸椭?，對這些模板稍加修改，即可建立一個新的數(shù)據(jù)庫。另外，通過這些模板還可以學(xué)習(xí)如何組織構(gòu)造一個數(shù)據(jù)庫。
Office Online 模板可通過在線查找所需要的數(shù)據(jù)庫模板。
選擇本機(jī)上的模板，出現(xiàn)如下窗體：
選擇工時與賬單模板，如下圖：
命名存盤后，向?qū)缦拢?/span>
下面是數(shù)據(jù)庫中的表和字段：
如果修改字段，有些不能修改的將給出提示信息：
選擇屏幕的顯示樣式：
確定打印報表所用的樣式：
指定數(shù)據(jù)庫的標(biāo)題，并確定是否給出圖片：
完成數(shù)據(jù)的建立：
完成數(shù)據(jù)庫建立所有工作之前，給出公司信息：
切換在數(shù)據(jù)庫啟動的主控頁面：
以下是數(shù)據(jù)的建立之后的內(nèi)容：
通過模板建立數(shù)據(jù)庫雖然簡單，但是有時候它根本滿足不了實際的需要。一般來說，對數(shù)據(jù)庫有了進(jìn)一步了解之后，我們就不再去用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫了。高級用戶很少使用向?qū)А?/span>
2. 直接建立一個數(shù)據(jù)庫
選擇建立空數(shù)據(jù)庫，其中的各類對象暫時沒有數(shù)據(jù)，而是在以后的操作過程中，根據(jù)需要逐步建立起來。
新的空數(shù)據(jù)庫窗口如下：
3. 根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫
Access 2003提供了“根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫”的功能，這與以前的版本有不同之處。
新建的數(shù)據(jù)庫與選中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫文件存放在同一文件夾中，但是它的文件名有一個統(tǒng)一的改變，即在原現(xiàn)有文件之主文件名后增加“1”，以示區(qū)別，這樣就產(chǎn)生了現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫文件的一個復(fù)制副本。
2. 打開已存在的數(shù)據(jù)庫
要使用數(shù)據(jù)庫，Access 2003需要打開數(shù)據(jù)庫。
在打開數(shù)據(jù)庫對話框右上角，有一些按鈕：
返回前一級、向上一級文件夾、Web搜索、刪除、新建文件夾、視圖方式、工具項
5. 查看數(shù)據(jù)庫屬性
數(shù)據(jù)庫是Access對象，因此具有屬性，屬性包括文件名、文件大小、位置、由誰修必、最后修改日期。數(shù)據(jù)庫屬性分為5類：“常規(guī)”、“摘要”、“統(tǒng)計”、“內(nèi)容”、“自定義”。
三、創(chuàng)建簡單表
建立了空的數(shù)據(jù)庫之后，即可向數(shù)據(jù)庫中添加對象，其中最基本的是表。簡單表的創(chuàng)建有多種方法，使用向?qū)?、設(shè)計器、通過輸入數(shù)據(jù)都可以建立表。最簡單的方法是使用表向?qū)?，它提供了一些模板?/span>
1. 使用向?qū)?chuàng)建表
表向?qū)峁﹥深惐恚荷虅?wù)表和個人表。商務(wù)表包括客戶、雇員和產(chǎn)品等常見表模板；個人表包括家庭物品清單、食譜、植物和運(yùn)動日志等表模板。
下面假設(shè)建立一個客戶表：
如果先中的是第一項，則可修改表的結(jié)構(gòu)：
2. 表設(shè)計器
雖然向?qū)峁┝艘环N簡單快捷的方法來建立表，但如果向?qū)Р荒芴峁┯脩羲枰淖侄?，則用戶還得重新創(chuàng)建。這時，絕大多數(shù)用戶都是在表設(shè)計器中來設(shè)計表的。
工具欄上包括如下工具對象：
視圖、保存、搜索、主鍵、索引、插入行、刪除行、屬性、生成器、數(shù)據(jù)庫窗口、新對象
3. 字段、數(shù)據(jù)類型、字段屬性
⑴ 字段
字段是通過在表設(shè)計器的字段輸入?yún)^(qū)輸入字段名和字段數(shù)據(jù)類型而建立的。表中的記錄包含許多字段，分別存儲著關(guān)于每個記錄的不同類型的信息（屬性）。 在設(shè)計字段名稱時，某些字符不允許出現(xiàn)在字段名稱中： 句點 . 驚嘆號 ! 方括號 [] 左單引號 ‘
字段名中可以使用大寫或小寫，或大小寫混合的字母。字段名可以修改，但一個表的字段在其它對象中使用了，修改字段將帶來一致性的問題。 字段名最長可達(dá)64個字符，但是用戶應(yīng)該盡量避免使用過長的字段名。
⑵ 數(shù)據(jù)類型
Access 2003 為字段提供了十種數(shù)據(jù)類型：
數(shù)據(jù)類型 用途 字符長度
文本 字母和數(shù)字 0 ～ 255 個字符 備注 字母和數(shù)字 0 ～ 64000個字符 數(shù)字 數(shù)值 1、2、4或8字節(jié) 日期/時間 日期/時間 8字節(jié) 貨幣 數(shù)值 8字節(jié) 自動編號 自動數(shù)字 4字節(jié) 是/否 是/否、真/假 1位 OLE對象 鏈接或嵌入對象 可達(dá)1G 超鏈接 Web地址、郵件地址 可達(dá)64000字節(jié) 查閱向?qū)?span lang=EN-US> 來自其他表或列表的值 通常為4字節(jié)
對于某一具體數(shù)據(jù)而言，可以使用的數(shù)據(jù)類型可能有多種，例如電話號碼可以使用數(shù)字型，也可使用文本型，但只有一種是最合適的。 主要考慮的幾個方面如下： ◆ 字段中可以使用什么類型的值。 ◆ 需要用多少存儲空間來保存字段的值。 ◆ 是否需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算（主要區(qū)分是否用數(shù)字，還是文本、備注等）。 ◆ 是否需要建立排序或索引（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能使用排序和索引）。 ◆ 是否需要進(jìn)行排序（數(shù)字和文本的排序有區(qū)別）。 ◆ 是否需要在查詢或報表中對記錄進(jìn)行分組（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能用于分組記錄）。
⑶ 字段屬性
字段有一些基本屬性（如字段名、字段類型、字段寬度及小數(shù)點位數(shù)），另外對于不同的字段，還會有一些不同的其它屬性。 ◆ 字段大小。文本型默認(rèn)值為50字節(jié)，不超過255字節(jié)。不同種類存儲類型的數(shù)字型，大小范圍不一樣。 ◆ 格式。利用格式屬性可在不改變數(shù)據(jù)存儲情況的條件下，改變數(shù)據(jù)顯示與打印的格式。文本和備注型數(shù)據(jù)的格式最多可由三個區(qū)段組成，每個區(qū)段包含字段內(nèi)不同的數(shù)據(jù)格式之規(guī)格。 第一區(qū)段描述文本字段的格式。 第二區(qū)段描述零長度字符串的格。 第三區(qū)段描述Null值字段的格式。 可以用4種格式符號來控制輸入數(shù)據(jù)的格式： @ 輸入字符為文本或空格。 & 不需要使用文本字符。 < 輸入的所有字母全部小寫（放在格式開始）。 > 輸入的所有字母全部大寫（放在格式開始）。
◆ 小數(shù)位數(shù)。小數(shù)位數(shù)只有數(shù)字和貨幣型數(shù)據(jù)可以使用。小數(shù)位數(shù)為0 ～ 15位，視數(shù)字或貨幣型數(shù)據(jù)的字段大小而定。 ◆ 標(biāo)題。標(biāo)題用來在報表和窗體中替代字段名稱。要求簡短、明確，以便于管理和使用。 ◆ 默認(rèn)值。默認(rèn)值是新記錄在數(shù)據(jù)表中自動顯示的值。默認(rèn)值只是開始值，可在輸入時改變，其作用是為了減少輸入時的重復(fù)操作。 ◆ 有效性規(guī)則。數(shù)據(jù)的有效性規(guī)則用于對字段所接受的值加以限制。有些有效性規(guī)則可能是自動的，如檢查數(shù)值字段的文本或日期值是否合法。有效性規(guī)則也可以是用戶自定義的。 例如： <100 Between#1/1/1970#and#12/31/2003#
◆ 有效性文本。有效性文本用于在輸入的數(shù)據(jù)違反該字段有效性規(guī)則時出現(xiàn)的提示。其內(nèi)容可以直接在【有效性文本】框內(nèi)輸入，或光標(biāo)位于該文本框時按Shift+F2，打開顯示比例窗口。 ◆ 掩碼。輸入掩碼為數(shù)據(jù)的輸入提供了一個模板，可確保數(shù)據(jù)輸入表中時具有正確的格式。比如：在密碼框中輸入的密碼不能顯示出來，只能以“*”形式顯示，那么只需要在【輸入掩碼】文本框內(nèi)設(shè)置為“*”即可。 輸入掩碼可以打開一個向?qū)?，根?jù)提示輸入正確的掩碼。
4. 使用設(shè)計器創(chuàng)建表的一般步驟
對表設(shè)計器、字段、字段屬性、字段數(shù)據(jù)類型有所了解之后，現(xiàn)在再來看用表設(shè)計器創(chuàng)建表的一般步驟。
⑴ 打開空表設(shè)計器。
⑵ 輸入【客戶編號】字段名，設(shè)置為主關(guān)鍵字段（主鍵）。 ⑶ 設(shè)定數(shù)據(jù)類型為“數(shù)字”。 ⑷ 用同樣的方法建立【客戶名】、【聯(lián)系人】、【聯(lián)系電話】等字段并設(shè)置字段的屬性。
⑸ 輸入說明文字。保存表結(jié)構(gòu)的設(shè)計，用另存為，給出表名。 ⑹ 查看表視圖，可輸入記錄數(shù)據(jù)。 5. 通過輸入數(shù)據(jù)建立表
Access 2003 還提供了一種通過輸入數(shù)據(jù)建立表的方法。如果沒有確定表的結(jié)構(gòu)，但是手中有表所要存儲的數(shù)據(jù)，可直接采用此方法建立表。在新建表時，選取【數(shù)據(jù)表視圖】即可進(jìn)入此方法。默認(rèn)情況下，該表有10個字段，可增刪，可重命名。
四、設(shè)定表之間的關(guān)系
數(shù)據(jù)庫中的各表之間并不是孤立的，它們彼此之間存在或多或少的聯(lián)系，這就是“表間關(guān)系”。這也正是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與文件系統(tǒng)的重點區(qū)別。
1. 表的索引
當(dāng)表中的數(shù)據(jù)很多時，需要利用索引幫助用戶更有效地查詢數(shù)據(jù)。
⑴ 索引的概念 索引的概念涉及到記錄的物理順序與邏輯順序。文件中的記錄一般按其磁盤存儲順序輸出，這種順序稱為物理順序。索引不改變文件中記錄的物理順序，而是按某個索引關(guān)鍵字（或表達(dá)式）來建立記錄的邏輯順序。在索引文件中，所有關(guān)鍵字值按升序或降序排列，每個值對應(yīng)原文件中相應(yīng)的記錄的記錄號，這樣便確定了記錄的邏輯順序。今后的某些對文件記錄的操作可以依據(jù)這個索引建立的邏輯順序來操作。 請看下面，第一張表是原表文件內(nèi)容，第二張表是依據(jù)“學(xué)生姓名”建立的一個排序文件，第三張表是依據(jù)“學(xué)生姓名”建立的一個索引文件。
顯然，索引文件也會增加系統(tǒng)開銷，我們一般只對需要頻繁查詢或排序的字段創(chuàng)建索引。而且，如果字段中許多值是相同的，索引不會顯著提高查詢效率。 以下數(shù)據(jù)類型的字段值能進(jìn)行索引設(shè)置：字段數(shù)據(jù)類型為文本、數(shù)字、貨幣、日期/時間型，搜索保存在字段中的值，排序字段中的值。 表的主鍵將自動被設(shè)置為索引，而備注、超鏈接及OLE對象等類型的字段則不能設(shè)置索引。 Access 2003 為每個字段提供了3個索引選項：“無”、“有（有重復(fù)）”、“有（無重復(fù)）”。 ⑵ 單字段索引 索引可分為單一字段索引和多字段索引兩種。一般情況下，表中的索引為單一字段索引。建立單一字段索引的方法如下： ◆ 打開表設(shè)計視圖，單擊要創(chuàng)建索引的字段，該字段屬性將出現(xiàn)在【字段屬性】區(qū)域中。 ◆ 打開【常規(guī)】選項卡的【索引】下拉列表，在其中選擇“有（有重復(fù)）”選項或“有（無重復(fù)）”選項即可。 ◆ 然后保存修改。
⑶ 多字段索引 如果經(jīng)常需要同時搜索或排序更多的字段，那么就需要為組合字段設(shè)置索引。建立多字段索引的操作步驟如下： ◆ 在表的設(shè)計視圖中單擊工具欄中的【索引】按鈕，彈出索引對話框。 ◆ 在【索引名稱】列的第一個空行內(nèi)輸入索引名稱，索引名稱一般與索引字段名相同。 ◆ 選字段名稱，設(shè)置排序次序。 注意：建立索引，在很大程度上與表的關(guān)聯(lián)及查詢設(shè)計有重要意義。
2. 表的主關(guān)鍵字
數(shù)據(jù)庫中的每一個表都必須有一個主關(guān)鍵字。它用于保證表中的每條記錄都是唯一的。 定義主鍵的方法很簡單，具體方法可操作一下。更改主鍵時，首先要刪除舊的主鍵，而刪除舊的主鍵，先要刪除其被引用的關(guān)系。
3. 創(chuàng)建并查看表間關(guān)系
可以在包含類似信息或字段的表之間建立關(guān)系。在表中的字段之間可以建立3種類型的關(guān)系：一對一、一對多、多對多；而多對多關(guān)系可以轉(zhuǎn)化為一對一和一對多關(guān)系。 一對一關(guān)系存在于兩個表中含有相同信息的相同字段，即一個表中的每條記錄都只對應(yīng)于相關(guān)表中的一條匹配記錄。如雇員表和人力資源表。 一對多關(guān)系存在于當(dāng)一個表中的每一條記錄都對應(yīng)于相關(guān)表中的一條或多條匹配記錄時。如產(chǎn)品表與銷售表。
⑴ 創(chuàng)建關(guān)系 在表與表之間建立關(guān)系，不僅在于確立了數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)，它還確定了數(shù)據(jù)庫的參照完整性。即在設(shè)定了關(guān)系后，用戶不能隨意更改建立關(guān)聯(lián)的字段。參照完整性要求關(guān)系中一張表中的記錄在關(guān)系的另一張表中有一條或多條相對應(yīng)的記錄。 不同的表之間的關(guān)聯(lián)是通過表的主鍵來確定的。因此當(dāng)數(shù)據(jù)表的主鍵更改時，Access 2003會進(jìn)行檢查。 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表關(guān)系的方法如下： ◆ 單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄上的【關(guān)系】按鈕，或者選擇【工具】|【關(guān)系】命令，打開關(guān)系窗口。選擇【顯示表】（右擊選擇），將表添加到設(shè)計窗口中。 ◆ 拖放一個表的主鍵到對應(yīng)的表的相應(yīng)字段上。根據(jù)要求重復(fù)此步驟。
⑵ 查看關(guān)系
關(guān)系可以查看和編輯。打開【關(guān)系】窗口，即可查看關(guān)系；而雙擊表間的連線，可以編輯任何連接關(guān)系，此時彈出編輯窗口。
4. 表間關(guān)系的修改與打印
⑴ 修改和刪除關(guān)系 用戶可以編輯已有的關(guān)系，或刪除不需要的關(guān)系。如上所述，雙擊關(guān)系連線，可編輯關(guān)系；而右擊連線，選擇刪除，可刪除關(guān)系。
⑵ 打印關(guān)系 一旦數(shù)據(jù)庫定義了所有關(guān)系，就很容易用圖表來說明數(shù)據(jù)庫。要打印關(guān)系圖，可在【關(guān)系】窗口中右擊任一空白區(qū)并選擇【全部顯示】命令；選擇【文件】|【打印關(guān)系】命令，即打印了打印關(guān)系圖的預(yù)覽圖，右擊選擇打印，就可在打印機(jī)上打印關(guān)系圖。
如果要了解數(shù)據(jù)庫關(guān)系的更準(zhǔn)確信息，包括諸如參照完整性和關(guān)系類型等屬性，可通過選擇【工具】|【分析】命令，打開【文檔管理器】來分析了解。
五、修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)
在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫及表，設(shè)定表間關(guān)系、表的索引、表的主鍵之后，隨著用戶對自己所建數(shù)據(jù)庫的用途更加深入了解，有時候會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)初所建數(shù)據(jù)庫及表有很多需要改動的地方，這就涉及到修改數(shù)據(jù)庫、表及對其進(jìn)行格式化的工作。
1. 對表的操作
在使用中，用戶可能會對已有的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改，在修改之前，用戶應(yīng)該考慮全面。因為表是數(shù)據(jù)庫的核心，它的修改將會影響到整個數(shù)據(jù)庫。打開的表或正在使用的表是不能進(jìn)行修改的，必須先將其關(guān)閉。如果在網(wǎng)絡(luò)用使用，必須保證所有用戶均已退出使用。關(guān)系表中的關(guān)聯(lián)字段也是無法修改的，如果確實要修改，必須先將關(guān)聯(lián)去掉。
⑴ 備份表和復(fù)原 如果用戶需要修改多個表，那么最好將整個數(shù)據(jù)文件備份。數(shù)據(jù)庫文件的備份，與Windows下普通文件的備份一樣，復(fù)制一份即可。復(fù)制方法很多而且簡單，另有一種好方法就是【文件】菜單下的【另存為】選項。
⑵ 刪除表 如果數(shù)據(jù)庫中含有用戶不再需要的表，可以將其刪除。刪除數(shù)據(jù)庫表須慎重考慮，不可輕舉妄動，要考慮清楚了，方可實施，它是一個危險的動作。
⑶ 更改表名 有時需要將表名更改，使其具有新的意義，以方便數(shù)據(jù)庫的管理。通過【重命名】可以很快地更改表名。
⑷ 設(shè)置表屬性 有兩種類型的表屬性可以用于Access數(shù)據(jù)庫，一是表對象屬性，二是表定義屬性。 表對象屬性包括名稱、擁有者、創(chuàng)建日期、最后修正日期以及諸如“隱藏”、“或復(fù)制”等特性。
在設(shè)計視圖中打開表，同時打開【屬性】對話框，可以查看和定義當(dāng)前設(shè)計表的屬性。
如果要更改默認(rèn)的表設(shè)計屬性，可選擇【工具】|【選項】命令，打開【表/查詢】選項卡。
如下兩圖：
2. 對字段的操作
當(dāng)用戶對字段名稱進(jìn)行修改時，可能影響到字段中存放的一些相關(guān)數(shù)據(jù)。如果查詢、報表、窗體等對象中使用了這個更名的字段，那么這些對象中也要相應(yīng)地更改字段名的引用。更名的方法有兩種，一是設(shè)計視圖，二是數(shù)據(jù)表視圖。
⑴ 插入新字段 插入新字段也可以在設(shè)計視圖和數(shù)據(jù)表視圖中分別完成。操作的方法是通過鼠標(biāo)拖動完成的。
⑵ 移動字段 用戶可以通過表設(shè)計視圖來進(jìn)行移動字段的操作。
⑶ 復(fù)制字段 Access 2002 提供了復(fù)制字段功能，以便在建立相同或相似的字段時使用。它通過剪貼板操作完成。
⑷ 刪除字段 刪除字段可以在兩種視圖中完成。應(yīng)當(dāng)注意：刪除字段將導(dǎo)致該字段的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。
⑸ 修改字段屬性 用戶可以在設(shè)計表結(jié)構(gòu)之后，重新更改字段的屬性。其中最主要的是更改字段的數(shù)據(jù)類型和字段長度。
3. 數(shù)據(jù)的有效性
⑴ 定義字段有效性規(guī)則 字段的有效性規(guī)則允許用戶限定字段的值，例如：可以限制年齡字段中年齡的輸入不能超過0 ～ 120這一范圍。向【有效性規(guī)則】文本框中輸入一個表達(dá)式，就可以定義一個字段中值的簡單核查規(guī)則。 要設(shè)置有效性規(guī)則，可以在表設(shè)計窗口中單擊【有效性規(guī)則】右邊的按鈕，打開【表達(dá)式生成器】。
一般情況下，一個字段的有效性規(guī)則表達(dá)式中包含一個運(yùn)算符和一個比較值。運(yùn)算符有如下幾種： < > <= >= = <> In(A1,A2,…,An) 檢查輸入數(shù)據(jù)是否為括號內(nèi)中的某一值。 Between A1 And An 要求輸入值必須介于兩值之間。 Like 檢查一個文本或備注字段的值是否匹配一個模式字符串。其通配符如下： 指代任何單一字符。 * 指代零個或多個字符，用來定義標(biāo)題、結(jié)尾。 # 指代單個數(shù)字。
或以使用AND或OR操作符來組合準(zhǔn)則，有效性規(guī)則可以含有用于同一字段的多個準(zhǔn)則。下表給出規(guī)則與實例及相應(yīng)有效性消息。
規(guī)則 Access 2003表達(dá)式 標(biāo)準(zhǔn)消息 <>0 <>0 數(shù)值必須不是0 100 or 200 100 or 200 數(shù)值必須是100或200 C* Like “C*” 文本必須以“C”開頭 C* or D* Like “C*” or Like “D*” 文本必須以“C”或“D”開頭 C??t Like “C??t” 以“C”開頭“t”結(jié)尾的4字符。 >=01/01/99And<01/15/99 >=#1/1/99#And#1/15/99# 99年1月1日與99年1月15日之間 Not CA Not “CA” 字段可包含除“CA”外的任意值
⑵ 定義記錄有效規(guī)則 記錄有效規(guī)則是一個表屬性而不是一個字段屬性。一個表只能定義一條記錄有效規(guī)則，若要使用多條準(zhǔn)則，可利用AND或OR操作符把這些準(zhǔn)則組合在一個表達(dá)式中。
4. 對數(shù)據(jù)表的行與列的操作
⑴ 行操作 可以調(diào)整行高，通過對話框方式或直接用鼠標(biāo)完成此操作。
⑵ 列操作 由于屏幕大小限制，有時需要隱藏某些字段。隱藏列的操作十分簡單：使某一列寬為0即將該列隱藏?；謴?fù)隱藏列的操作須在數(shù)據(jù)一視圖下選擇【格式】|【取消隱藏列】命令，彈出【取消隱藏列】對話框。
六、使用與編輯數(shù)據(jù)表
1. 更改數(shù)據(jù)表的顯示方式
⑴ 改變字體 用戶可根據(jù)需要來選擇不同的字體。選擇【格式】|【字體】命令，將單出【字體】對話框。 ⑵ 設(shè)置單元格效果 用戶可以對數(shù)據(jù)表的單元格效果進(jìn)行設(shè)置。其操作方法為選擇【格式】|【數(shù)據(jù)表】命令，彈出【設(shè)置數(shù)據(jù)表格式】對話框。
2. 修改數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)
⑴ 插入新數(shù)據(jù) 當(dāng)向一個空表或者向已有數(shù)據(jù)的表增加新的數(shù)據(jù)時，都要使用插入新記錄的功能。
⑵ 修改數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)表視圖中，用戶可以方便地修改已有的數(shù)據(jù)記錄。注意保存。
⑶ 替換數(shù)據(jù) 如果想把數(shù)據(jù)表中的某個數(shù)據(jù)替換為另一個數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行如下操作： 在數(shù)據(jù)表視圖中選中要替換的字段內(nèi)容，然后選擇【編輯】|【替換】命令，彈出【查找和替換】對話框。
⑷ 復(fù)制、移動數(shù)據(jù) 利用剪貼板功能可以很方便地進(jìn)行復(fù)制、移動數(shù)據(jù)操作功能。
⑸ 刪除記錄 可以利用【編輯】|【刪除】進(jìn)行刪除操作，也可有快捷鍵方式完成該操作。
3. 排列數(shù)據(jù)
Access 2003 根據(jù)主鍵值自動排序記錄。在數(shù)據(jù)檢索和顯示期間，用戶可以按不同的順序來排序記錄。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以對一個或多個字段進(jìn)行排序。升序的規(guī)則是按字母順序排列文本，從最早到最晚排列日期/時間值，從最低到最高排列數(shù)字與貨幣值。
亦可對子表進(jìn)行如上操作。
對于多個字段的排序，Access 2003 使用從左到右的優(yōu)先排序權(quán)。 排序后可存放，而產(chǎn)生物理排序后的文件。
4. 查找數(shù)據(jù)
用戶可以在數(shù)據(jù)表視圖中查找指定的數(shù)據(jù)，其操作是通過【編輯】|【查找】命令來完成的。 5. 篩選數(shù)據(jù)
篩選數(shù)據(jù)是只將符合篩選條件的數(shù)據(jù)記錄顯示出來，以便用戶查看。篩選方法有5種，分別按窗體篩選、按選定內(nèi)容篩選、輸入篩選、高級篩選/排序、內(nèi)容排除篩選。
⑴ 按窗體篩選 在數(shù)據(jù)表視圖下，工具欄上有兩個按鈕：
⑵ 按選定內(nèi)容篩選 按選定內(nèi)容篩選是指先選定數(shù)據(jù)表中的值，然后在數(shù)據(jù)表中找出包含此值的記錄。 先在數(shù)據(jù)表中選中字段中某記錄的值，然后，選擇【記錄】|【篩選】|【按選定內(nèi)容篩選】命令，單擊工具欄上的【按選定內(nèi)容篩選】按鈕
⑶ 內(nèi)容排除篩選 用戶有時不需要查看某些記錄，或已經(jīng)查看過記錄而不想再將其顯示出來，這時就要用排除篩選。方法是： 先在數(shù)據(jù)表中選中字段中某記錄的值，然后，選擇【記錄】|【篩選】|【內(nèi)容排除篩選】命令。右擊需要的值并從快捷菜單中選擇【內(nèi)容排除篩選】命令。
⑷ 輸入篩選 輸入篩選根據(jù)指定的值或表達(dá)式，查找與篩選條件相符合的記錄。其操作過程如下： 在數(shù)據(jù)表視圖中單擊要篩選的列的某一單元格，然后右擊，彈出快捷菜單。在篩選目標(biāo)中輸入篩選內(nèi)容。
6. 高級篩選與排序
高級篩選與排序可以應(yīng)用于一個或多個字段的排序或篩選。高級篩選/排序窗口分為上下兩部分，上面是含有表的字段列表，下面是設(shè)計網(wǎng)格。
⑴ 創(chuàng)建篩選 要創(chuàng)建一個高級篩選，首先要把字段添加到用于排序和規(guī)定篩選準(zhǔn)則的設(shè)計網(wǎng)格中。
⑵ 設(shè)置篩選條件 在【條件】行中，可添加要顯示記錄的條件，它的設(shè)置方法與按窗體篩選的設(shè)置方法一樣。
⑶ 篩選的使用 用戶如果保存了篩選，則該篩選與表一起保存，而不作為獨立的對象保存。當(dāng)用戶再次打開該表時，篩選不再起作用。如果用戶想在一個表中使用多個篩選或永久保存一個篩選，必須將其作為一個查詢保存起來。
⑷ 篩選的取消和刪除 用戶還可以取消和刪除篩選。單擊工具欄上的【取消篩選/排序】按鈕。 若要完全刪除一個篩選，就要通過【清除網(wǎng)格】、【應(yīng)用篩選】、【關(guān)閉】、【高級篩選/排序】等操作來完成。
七、使用查閱向?qū)?/span>
在查看與另一個表鏈接的某個表時，該表通常包含一個外鍵（一般是另一個表的主鍵）。在瀏覽被鏈接的表時，外鍵字段通常是含義不明的，除非把兩個表鏈接并通過查詢視圖查看數(shù)據(jù)，否則不能明確該字段的實際值。
例如，在上圖表中，任課老師只有ID號，而不知到底是誰。 這需要修改字段的顯示特點，使它不顯示實際內(nèi)容，而顯示另一個表中的查找值（任課老師名）。下面通過實例說明： ◆ 打開班級表數(shù)據(jù)表視圖，切換到設(shè)計視圖。 ◆ 選中【任課老師ID】字段的數(shù)據(jù)類型，打開【查閱】選項卡，可以看到當(dāng)前顯示的控件類型是文本框。打開【常規(guī)】選項卡。
◆ 單擊【任課老師ID】字段數(shù)據(jù)類型的下三角按鈕顯示數(shù)據(jù)類型為“查閱向?qū)?#8221;，它不是一種數(shù)據(jù)類型，而只是一種查閱方式而已。 ◆ 系統(tǒng)開啟查閱向?qū)?/span>
◆ 向?qū)г儐?#8220;請選擇為查閱提供數(shù)值的表或查詢”，我們選擇“teacher”
◆ 向?qū)э@示teacher的所有字段，選擇“任課老師ID”和“姓名”
◆ 進(jìn)入下一步，設(shè)置順序
◆ 指定查問列中列的寬度
◆ 指定標(biāo)簽
◆ 顯示結(jié)果
八、使用子數(shù)據(jù)表
有時在查看數(shù)據(jù)表中的信息時，用戶可能想同時看到們于不同表中的關(guān)系記錄。Access 2003 具有查看數(shù)據(jù)表視圖中層次式的數(shù)據(jù)能力。可以在表設(shè)計中手工建立子數(shù)據(jù)表，或者讓數(shù)據(jù)庫根據(jù)表之間的關(guān)系自動確定子數(shù)據(jù)表。子數(shù)據(jù)表的有關(guān)操作與主表類型似。
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