管理信息化之前為什么需要做BPR

關(guān)于ERP與BPR之間關(guān)系已是一個(gè)老話題，關(guān)于這個(gè)話題已經(jīng)有了許多的辯論。但大多是從組織扁平化的角度來(lái)論述的，這里我們要從系統(tǒng)的角度來(lái)考察二者之間的關(guān)系。

企業(yè)是一個(gè)在一定環(huán)境中把輸入轉(zhuǎn)變成輸出的系統(tǒng)。這個(gè)有三個(gè)組成部分，它們是運(yùn)作系統(tǒng)、控制系統(tǒng)和信息系統(tǒng)等三個(gè)子系統(tǒng)。

運(yùn)作系統(tǒng)是創(chuàng)造客戶價(jià)值的子系統(tǒng)系統(tǒng), 它由進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程組成, 如生產(chǎn)流程、銷售流程、供應(yīng)流程等。

控制系統(tǒng)是對(duì)運(yùn)作子系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控和調(diào)節(jié)的子系統(tǒng), 它是企業(yè)的決策系統(tǒng)。

信息系統(tǒng)記錄和提供企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的狀態(tài)信息，如庫(kù)存、定單跟蹤、發(fā)貨、物料采購(gòu)、工資發(fā)放、總帳、應(yīng)收、應(yīng)付等等信息。這些信息一方面可以用來(lái)協(xié)調(diào)運(yùn)作系統(tǒng)的活動(dòng)，另一方面為控制系統(tǒng)提供決策依據(jù)。例如，在按定單生產(chǎn)的企業(yè)中，客戶定單是生產(chǎn)和采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)；而在按庫(kù)存生產(chǎn)的企業(yè)中，成品的庫(kù)存是生產(chǎn)和采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)；本年度的生產(chǎn)、銷售、成本等方面的數(shù)據(jù)是企業(yè)制定下一年預(yù)算的依據(jù)。

信息系統(tǒng)一般具備信息的收集、信息的存放、信息的分析和處理以及信息的檢索等四項(xiàng)基本功能。

從這個(gè)意義上講，信息系統(tǒng)并不一定都要使用計(jì)算機(jī)。事實(shí)上，計(jì)算機(jī)出現(xiàn)之前，企業(yè)早就開始記錄、使用各種業(yè)務(wù)信息。因此，信息系統(tǒng)有廣義信息系統(tǒng)和基于計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)之分。通常，信息系統(tǒng)一般都是指基于計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)。

信息系統(tǒng)與運(yùn)作系統(tǒng)是相互影響的。不同的運(yùn)作系統(tǒng)，對(duì)于信息收集、信息存放、信息分析和處理以及信息檢索等功能的具體要求就不同，信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)必須考慮到運(yùn)作系統(tǒng)的特點(diǎn)。另一方面，信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能又可能反過來(lái)影響運(yùn)作方式。例如，當(dāng)企業(yè)不考慮庫(kù)存成本、以高庫(kù)存量來(lái)保證滿足客戶需要時(shí)，信息系統(tǒng)可以每個(gè)月甚至更長(zhǎng)的時(shí)間提供一次進(jìn)銷存的數(shù)據(jù)。反過來(lái)，如果信息系統(tǒng)只能在每月的月底提供當(dāng)月的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，企業(yè)就不可每周對(duì)調(diào)整其生產(chǎn)和供應(yīng)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。

信息系統(tǒng)是建立在一定技術(shù)手段之上的，使用的技術(shù)手段不同，信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和性能就會(huì)有很大差異。例如，一家在全國(guó)各地有許多銷售分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)，如果要對(duì)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的庫(kù)存進(jìn)行集中管理，就必須有一個(gè)能夠能將各分支機(jī)構(gòu)的進(jìn)銷存信息及時(shí)錄入和整合的信息系統(tǒng)。而如果不采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息系統(tǒng)就不會(huì)具備有這樣的功能。

管理信息化，上ERP，事實(shí)上就是運(yùn)用信息技術(shù)改造企業(yè)的信息系統(tǒng)。企業(yè)的運(yùn)作方式在很大程度上依賴于企業(yè)收集、處理和傳遞信息的能力。更新信息系統(tǒng)，企業(yè)收集、處理和傳遞信息的能力就會(huì)加強(qiáng)。這時(shí)，如果繼續(xù)使用原有的運(yùn)作系統(tǒng)，新的信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)就難以充分地發(fā)揮出來(lái)。所以，在上ERP之前對(duì)運(yùn)作系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的改造，對(duì)于充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用、提高管理信息化投資的回報(bào)率，有著重要意義。

管理信息化之前的BPR需要做什么

管理信息化之前做BPR，其根本目的是運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化運(yùn)作系統(tǒng)。這里，“優(yōu)化”不是單純的技術(shù)上的最優(yōu)，而是技術(shù)和文化兩方面綜合起來(lái)的最優(yōu)。換句話說，優(yōu)化不僅要考慮技術(shù)的要素，使得流程從技術(shù)角度上來(lái)看是最優(yōu)的、效率最高的，而且還要考慮企業(yè)的人文因素，使得改進(jìn)后的流程能被企業(yè)的員工所接受。因?yàn)?，不被員工接受的流程最終是無(wú)法實(shí)施的。

業(yè)務(wù)流程重組的創(chuàng)建者之一Thomas H. Davenport曾于1995年撰寫了一篇題為《忽視人的時(shí)尚》（The Fad That Forgot People）的文章，講述了業(yè)務(wù)流程重組怎樣由一個(gè)質(zhì)樸的想法轉(zhuǎn)變成為一種具有破壞性的時(shí)尚，總結(jié)了幾條教訓(xùn)。其中之一是這樣說的：

對(duì)于技術(shù)專家而言，業(yè)務(wù)流程重組的教訓(xùn)重申了一個(gè)真理：信息技術(shù)只有在幫助人們改變和改進(jìn)他們的工作時(shí)才是有用的。許多公司仍然在往技術(shù)上扔錢，而不是通過做人的工作來(lái)引進(jìn)技術(shù)。

因此，在管理信息化之前做流程重組，不僅要改進(jìn)現(xiàn)有流程，同時(shí)還要做人的工作，改變企業(yè)的文化，改變現(xiàn)有的思維方式和行為方式，將流程的改進(jìn)同企業(yè)文化的改造同步進(jìn)行。

具體而言，管理信息化之前的流程重組包括如下工作內(nèi)容：

綜合考慮信息技術(shù)和企業(yè)文化兩個(gè)方面因素優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

確定需要錄入新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)

確定新系統(tǒng)應(yīng)提供的報(bào)表

制定與新流程相應(yīng)的績(jī)效考核體系和激勵(lì)機(jī)制

怎樣進(jìn)行管理信息化之前的BPR

管理信息化之前的流程重組可以按照如下步驟進(jìn)行：

第一步、識(shí)別現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程

通過了解現(xiàn)有的運(yùn)作系統(tǒng)，包括它工作流、信息流和物資流，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中的改進(jìn)點(diǎn)，例如，不增值的環(huán)節(jié)、不必要的串行處理、流程之間過多的相互牽連等等。

第二步、分析流程之間信息/數(shù)據(jù)的交流

信息的交流是流程之間的重要聯(lián)系，是不同流程協(xié)同工作的保證。這一步就是弄清每個(gè)流程的運(yùn)行需要什么信息、產(chǎn)生什么信息，輸入的信息從何而來(lái)，輸出的信息到哪里去。通過這番分析，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息孤島，為杜絕信息的重復(fù)錄入、如何使用信息技術(shù)優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程提供依據(jù)。

第三步、結(jié)合信息技術(shù)制定流程優(yōu)化的方案

利用第一、第二步的分析結(jié)果，結(jié)合信息技術(shù)提供的技術(shù)可能性優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。流程優(yōu)化的從以下幾個(gè)方面著手：

剔除或減少不增值的環(huán)節(jié)；

將可以并行活動(dòng)進(jìn)行并行處理；

讓每個(gè)流程具有相對(duì)的獨(dú)立性；

通過信息共享杜絕信息的重復(fù)錄入

通過知識(shí)共享消除瓶頸

流程優(yōu)化方案包括錄入到新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和新系統(tǒng)應(yīng)該提供的報(bào)表。

第四步、評(píng)估和選擇流程優(yōu)化方案

對(duì)流程優(yōu)化方案評(píng)估和選擇同時(shí)考慮技術(shù)（效率）和企業(yè)文化（員工的習(xí)慣、技能等）兩方面因素，具體做法是：

將每個(gè)流程優(yōu)化方案從技術(shù)角度進(jìn)行評(píng)估

找出每個(gè)方案同現(xiàn)有企業(yè)文化之間的差距，評(píng)估消除差距所須的代價(jià)（時(shí)間、資金、人際關(guān)系等方面的代價(jià)）