|
文檔庫是可以在基于 Windows SharePoint Services 的網(wǎng)站上與工作組成員共享的文件集。例如，您可以創(chuàng)建項目的公用文檔庫，工作組成員可以使用其 Web 瀏覽器查找文件，閱讀文件和進行批注。使用 Microsoft Office 2003 的用戶可以簽出和編輯文件，就像它們駐留在本地驅動器或網(wǎng)絡驅動器上一樣。 默認情況下，工作組網(wǎng)站附帶有名為“共享文檔”的內置文檔庫，它在“快速啟動”欄及“文檔和列表”頁上列出。 關于本教程本教程將向您介紹在利用 SharePoint 文檔庫時如何使用一些最基本的功能。 目標學完本教程后，您將知道如何：
本教程的結尾處有一些鏈接，它們指向有關如何使用文檔庫的更高級功能（例如，Web 討論和內容審批）的信息。 假設您是 Contoso 公司新網(wǎng)站的所有者，希望共享一些在 Microsoft Office Excel、PowerPoint 和 Word 中創(chuàng)建的文件。這些文件是為即將進行的對 Trey Research 的客戶訪談準備的。您想創(chuàng)建一些具有支持數(shù)據(jù)的演示文稿、文檔和電子表格。 開始之前要完成本教程，您需要一個 Windows SharePoint Services 網(wǎng)站和一個空文檔庫。最好不在工作組正在使用的網(wǎng)站上試驗這些教程。系統(tǒng)管理員可以為您創(chuàng)建一個網(wǎng)站，或者您自己在工作組的當前網(wǎng)站下創(chuàng)建一個網(wǎng)站（如下一部分中所述）。如果您沒有運行 Windows SharePoint Services 的服務器，但可以訪問 Internet，則可以注冊宿主 Windows SharePoint Services 試用版。 創(chuàng)建練習網(wǎng)站注釋 如果您是“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員或具有“創(chuàng)建子網(wǎng)站”權利的網(wǎng)站用戶組的成員，則可以在當前網(wǎng)站下創(chuàng)建子網(wǎng)站。如果您不是“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員，請讓網(wǎng)站管理員為您創(chuàng)建子網(wǎng)站。確保您是新子網(wǎng)站中“網(wǎng)站設計者”或“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員。
網(wǎng)站在創(chuàng)建之后將出現(xiàn)在您的瀏覽器中。 下載示例文檔要完成本教程，您需要轉到 Microsoft 下載中心（英文） 下載一組練習文檔。請按照下載頁上的說明將文件保存到計算機。 注釋 如果您更想使用一組自己的文檔，可以改用自己的文檔。提供練習文檔是為了便于完成本教程。 有了用于練習的網(wǎng)站和文檔后，您還需要創(chuàng)建文檔庫（如下一部分中所述）。確保您是新網(wǎng)站上“管理員”或“網(wǎng)站設計者”網(wǎng)站用戶組的成員，或者具有“添加和自定義網(wǎng)頁”權利的網(wǎng)站用戶組的成員。 創(chuàng)建和配置文檔庫您已經(jīng)具有了要使用的網(wǎng)站和一些文檔，可以創(chuàng)建文檔庫和建立一些文件夾了。 創(chuàng)建文檔庫
即會出現(xiàn)顯示新文檔庫默認視圖的頁。 創(chuàng)建文件夾
在文件夾之間移動
給文檔庫添加欄您在給文檔庫添加欄時，會添加一種用戶可為該庫中的文件設置的新屬性。您可以要求用戶為某一欄（或者也可以是多欄）輸入信息。通過添加欄（屬性），可以使為進行檢索而對文件進行的排序、篩選和組織更加容易。 默認情況下，所有文檔庫都附帶有使您可以編輯文件名稱和標題的欄。還有一些 Windows SharePoint Services 為獲取信息（例如，上次編輯文件的用戶的姓名、上次保存文件的日期和時間）而維護的欄。對于即將進行的對 Trey Research 的訪問，您將添加一欄，以便文檔所有者可以指定離完成他們的文件還有多長時間。
已經(jīng)添加了“狀態(tài)”欄，可以向庫中添加一些文件了。 向文檔庫添加文檔本教程將說明向圖片庫上載圖片的三種方法。 Windows SharePoint Services 提供其中的第一種方法，即單次上載。 Office 2003 提供用于上載多個文檔的工具，或者您可以從 Office 2003 程序內將文件直接保存到文檔庫。 從 Web 瀏覽器上載單個文件
注釋 您可以按此方法將任何其他文件添加到文檔庫。例如，您可以轉到“我的文檔”文件夾，并從那里添加文件。 上載多個文檔下面的步驟將教您如何上載多個文檔（如果所用計算機上安裝了 Office 2003 ）。盡管您將在 Web 瀏覽器的 Windows SharePoint Services 中工作，但是，如果安裝了 Office 2003 ，則您將只能看到下面提到的“上載多個文件”鏈接。在下面的示例中，您將把示例性 Microsoft Office Excel 2003 電子表格文件和 Microsoft Office Word 2003 文檔分別添加到前面創(chuàng)建的“電子表格”和“文檔”文件夾中。
注釋
使用文檔庫中的文件您已經(jīng)將文件添加到文檔庫，可以學習如何簽出文件，打開它以進行編輯，然后更改文件屬性。 取出文檔對于文檔庫文件，您總是應該先取出某個文件，然后再打開它并進行更改。這樣可以防止其他用戶在您已經(jīng)取出了文件的情況下打開它并進行更改。如果某個用戶在您已經(jīng)取出了文件的情況下查看該文件，他或她將看到所簽出的最后一個版本，而不是您正在使用的版本。一旦您將文件送回，用戶就可以看到您做出的更改。 簽出文件
在簽出文件之后，菜單上的“簽出”選項將變成“簽入”。您可以使用此選項，在完成對文件的更改后將它簽入回來。但是，在此教程中，您將使用 Office Word 2003 中的“簽入”選項。 打開文件以進行編輯現(xiàn)在，“Memo_Draft.doc”文件已被簽出，您可以在 Microsoft Word 中打開它。下面的步驟介紹如何使用 Office Word 2003 打開文件以進行編輯。有關將 Microsoft Word 2002 或 Microsoft Word 2000 與 Windows SharePoint Services 一起使用的信息，請參閱好、更好、最好：Windows SharePoint Services 與 Microsoft Office 的集成。
Office Word 2003 將打開，顯示此文件。“共享工作區(qū)”窗格也會打開。通常，在打開文件以進行編輯之后，您會做一些更改。但在本教程中不需要這樣做。 注釋 在 Web 瀏覽器中使用文檔庫時，如果單擊文件的名稱，則該文件以只讀模式打開。如果出現(xiàn)這種情況，而且您希望編輯文件并保存所做更改，則只需關閉該文件并使用上面列出的步驟編輯文檔即可。請不要使用 Office 2003 程序中的“另存為”選項以另一名稱將文件保存回文檔庫。這樣會導致工作組成員在嘗試查找要更新的正確文件時出現(xiàn)混亂。 從應用程序內設置文檔的屬性現(xiàn)在，您已經(jīng)知道如何簽出文件并在 Office 2003 程序中打開它，您可以學習如何設置文件的屬性了。
從應用程序內簽入文件您已經(jīng)設置了屬性，可以簽入文件并關閉 Office Word 2003 了。
如果文檔庫中的文件缺少必需的屬性設置，將會提示您提供它們。在提供后， Office Word 2003 將關閉。 通過使用 Web 瀏覽器設置文檔的屬性您已經(jīng)學習了如何使用“共享工作區(qū)”頁（在 Office 2003 程序中）設置屬性?，F(xiàn)在，您將學習如何使用 Web 瀏覽器設置屬性。這是很方便的，因為它允許您在不打開應用程序的情況下更改屬性。
建議的后續(xù)步驟祝賀您學完了本教程！現(xiàn)在，您已經(jīng)學習了使用文檔庫的基礎知識，下面是對其他任務的一些建議，您可以嘗試完成這些任務以了解 Windows SharePoint Services：
在學完本教程后，您很可能希望刪除練習 SharePoint 網(wǎng)站或僅刪除練習文檔庫，以免浪費服務器資源。（您必須是網(wǎng)站的“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員，才能刪除文檔庫。如果您不是“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員，則可以讓為您創(chuàng)建文檔庫的人員刪除文檔庫。） 刪除網(wǎng)站
刪除文檔庫
注釋 文中提及的示例公司、組織、產(chǎn)品、域名、電子郵件地址、徽標、人員、地點和事件均屬虛構。無意聯(lián)系任何真實的公司、組織、產(chǎn)品、域名、電子郵件地址、徽標、人員、地點或事件，且不應作出有此類聯(lián)系的推斷。 |
|
|
來自： king9413 > 《sharepoint》
。 
選項卡。
