一、基本概念：

1、集團(tuán)（client）的概念：是SAP中的最高等級(jí)；每一個(gè)集團(tuán)建立主數(shù)據(jù)庫(kù)

2、公司：能夠產(chǎn)生法定財(cái)務(wù)報(bào)表的組織單元；財(cái)務(wù)報(bào)表是在公司級(jí)別上建立合并的；一個(gè)公司可以包含一個(gè)或者多個(gè)公司代碼。

3、公司代碼：一個(gè)必須的企業(yè)結(jié)構(gòu)；一個(gè)獨(dú)立核算的會(huì)計(jì)主體；是一個(gè)能夠進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的最小組織單元。資產(chǎn)負(fù)載表和損益表是建立在公司代碼級(jí)別上的。

4、業(yè)務(wù)范圍：用于做內(nèi)部報(bào)表、內(nèi)部資產(chǎn)負(fù)載表和內(nèi)部損益表的一個(gè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)；有用于所有的公司代碼，必須在所有的公司代碼中有相同的含義；根據(jù)業(yè)務(wù)范圍，更新總帳余額。

5、信用控制范圍：它是一個(gè)組織單元或責(zé)任范圍，用來(lái)控制客戶信用范圍；公司代碼可以派給一個(gè)也只能是一個(gè)信用控制范圍（可以是多對(duì)多關(guān)系。滿足對(duì)一個(gè)公司代碼下不同產(chǎn)品的信用控制）；多個(gè)公司代碼可以派給一個(gè)信用控制范圍。

6、控制范圍：它是用來(lái)定義公司的成本/管理會(huì)計(jì)行為的結(jié)構(gòu)組織單元；公司代碼只能分配給一個(gè)控制范圍；一個(gè)控制范圍可以分配多個(gè)公司代碼這允許跨公司成本分?jǐn)偤蛨?bào)表。

7、經(jīng)營(yíng)組織：是獲利能力分析中的核心組織要素，控制區(qū)域應(yīng)轉(zhuǎn)換為一個(gè)且僅一個(gè)經(jīng)營(yíng)組織，用于內(nèi)部管理分段報(bào)告。一個(gè)經(jīng)營(yíng)組織可可以包括多個(gè)成本控制范圍。

8、主數(shù)據(jù)：是描述那些運(yùn)用在會(huì)計(jì)，物料，供應(yīng)商，客戶等業(yè)務(wù)過(guò)程中的行為體；在一段時(shí)期內(nèi)，信息往往保持不變；每個(gè)主數(shù)據(jù)庫(kù)具有單一的名字或數(shù)字編號(hào)。

與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的差別：

主記錄包含的數(shù)據(jù)可控制如何記帳和處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保存相對(duì)較長(zhǎng)的一段時(shí)間，而業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存的時(shí)間較短。

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是從R/3 中的正常業(yè)務(wù)處理獲取的數(shù)據(jù)。為了提高系統(tǒng)的操作性能，可以周期性地將系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。

9、損益表：它包含一個(gè)留存收益的識(shí)別標(biāo)記；在會(huì)計(jì)年度期末,損益科目結(jié)帳到留存收益表中。

10、會(huì)計(jì)科目表：會(huì)計(jì)科目表是R/3 中所有科目的匯總，所有的會(huì)計(jì)科目表必須至少具有一個(gè)定義的科目組。每個(gè)公司代碼使用同一會(huì)計(jì)科目表中的科目進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的記帳。具有相同基本帳戶要求的多個(gè)公司可以使用同一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。會(huì)計(jì)科目表公司代碼段主記錄信息可從一個(gè)公司復(fù)制到另一個(gè)公司。

會(huì)計(jì)科目標(biāo)的種類：運(yùn)營(yíng)會(huì)計(jì)科目表、國(guó)家會(huì)計(jì)科目表、集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表。

一次憑證過(guò)賬即可獲取所有三個(gè)科目表所需的數(shù)據(jù)。

（1）運(yùn)營(yíng)會(huì)計(jì)科目表：會(huì)計(jì)科目表公司代碼段主記錄可在公司之間復(fù)制，可以加快項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確保實(shí)施的準(zhǔn)確度。每一個(gè)公司代碼需要有且只能有一個(gè)運(yùn)行會(huì)計(jì)科目表。

（2） 國(guó)家會(huì)計(jì)科目表：由于很多會(huì)計(jì)報(bào)表是基于運(yùn)營(yíng)會(huì)計(jì)科目表中的科目號(hào)碼運(yùn)行得出的，這可能不能滿足公司代碼所在地國(guó)家法律法規(guī)對(duì)科目表的需求。該問(wèn)題可通過(guò)將公司代碼分配給一個(gè)國(guó)家特定會(huì)計(jì)科目表（備選會(huì)計(jì)科目表）來(lái)解決。要使用國(guó)家會(huì)計(jì)科目表，首先必須為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目主記錄中公司代碼段部分的備選科目字段輸入所對(duì)應(yīng)的國(guó)家會(huì)計(jì)科目表中的科目號(hào)碼。運(yùn)行報(bào)表時(shí)，可以選擇想要的會(huì)計(jì)科目表

注意：日常過(guò)帳處理是使用運(yùn)營(yíng)會(huì)計(jì)科目表中的科目號(hào)碼

（3）集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表：集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表主要是用于集團(tuán)公司下的公司代碼由于使用了不同的運(yùn)營(yíng)會(huì)計(jì)科目表時(shí)，需要匯總得到集團(tuán)報(bào)表而使用的一套會(huì)計(jì)科目表。要使用集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表，首先必須為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目主記錄中會(huì)計(jì)科目表段部分的集團(tuán)科目字段輸入所對(duì)應(yīng)的集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表中的科目號(hào)碼。運(yùn)行報(bào)表時(shí)，可以選擇想要的會(huì)計(jì)科目表。

11、總帳數(shù)據(jù)記錄內(nèi)容：公司代碼信息；會(huì)計(jì)科目信息（總帳科目代碼、總帳科目名稱、會(huì)計(jì)種類：資產(chǎn)負(fù)債表和損溢表）；科目組（它是為建立會(huì)計(jì)科目時(shí)控制字段狀態(tài)；它能決定總帳的有效間隔期；在做總帳數(shù)據(jù)記錄-配置數(shù)據(jù)前必須建立的項(xiàng)目組），控制公司代碼。

12、總帳會(huì)計(jì)科目信息：總帳科目主記錄包含2 個(gè)數(shù)據(jù)段：會(huì)計(jì)科目表段和公司代碼段。

（1） 會(huì)計(jì)科目表段包含如科目號(hào)和科目名稱等的數(shù)據(jù)，它同時(shí)定義該科目是否是資產(chǎn)負(fù)債類科目或損益類科目。該控制信息用于科目余額結(jié)轉(zhuǎn)程序，并確定如何處理科目余額。

會(huì)計(jì)科目表段所包含的數(shù)據(jù)是使用該科目表的所有公司代碼所共有的數(shù)據(jù)。

因?yàn)橐粋€(gè)會(huì)計(jì)科目表可以被多個(gè)公司代碼使用，為了使不同的公司代碼可控制它們獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理，有必要將某些數(shù)據(jù)包含在公司代碼段中。

（2）公司代碼段：

–會(huì)計(jì)幣種

–稅收范圍

–會(huì)計(jì)科目的統(tǒng)馭科目

–未收款項(xiàng)管理:轉(zhuǎn)帳到未清帳項(xiàng)管理科目的項(xiàng)目標(biāo)識(shí)為未清或已清。這些科目類型的余額總等于未清項(xiàng)目的余額。統(tǒng)馭科目在子帳級(jí)別利用子帳未清項(xiàng)特征進(jìn)行未清項(xiàng)管理。

–分錄項(xiàng)排序

下列科目不應(yīng)使用分錄項(xiàng)顯示:統(tǒng)馭科目;具有累積作用的科目和可被另一運(yùn)用科目(例如存貨科目)加以分析的科目;產(chǎn)出和投入的稅收科目,這是因?yàn)橹挥信c憑證有關(guān)的稅務(wù)信息是必需的

–字段狀態(tài)組：它是用于控制帳戶中那些字段在總帳里出現(xiàn)的標(biāo)識(shí)器－配置數(shù)據(jù)

（3）統(tǒng)馭科目：包括：客戶、供應(yīng)商、資產(chǎn)等;

統(tǒng)馭科目是用來(lái)將明細(xì)分類帳附加到總分類帳的一種G/L 科目。

統(tǒng)馭科目和明細(xì)分類帳在過(guò)帳業(yè)務(wù)時(shí)平行更新。

--行項(xiàng)目明細(xì)保持在明細(xì)分類帳中。

--匯總信息則保留在統(tǒng)馭科目中。

--統(tǒng)馭科目不能直接進(jìn)行過(guò)帳。

13、文檔規(guī)則：

在SAP中,交易行為是以憑證形式儲(chǔ)存，每一筆交易觸發(fā)產(chǎn)生至少一張憑證，每一張憑證被分配一個(gè)唯一的憑證編號(hào)。

憑證將一直作為完整單元保留在系統(tǒng)中，直至它產(chǎn)生結(jié)果為止。

如果業(yè)務(wù)交易無(wú)財(cái)務(wù)信息，雖產(chǎn)生其他憑證，但不會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證。

14、會(huì)計(jì)憑證：

每張會(huì)計(jì)憑證包括一個(gè)憑證頭和至少兩個(gè)行項(xiàng)目。

抬頭部分包含和管理與整個(gè)憑證有關(guān)的數(shù)據(jù)，例如憑證編號(hào)、記帳日期、公司代碼、貨幣類型和憑證相關(guān)的文本。行項(xiàng)目構(gòu)成了憑證細(xì)目。每個(gè)行項(xiàng)目會(huì)包含帳戶、金額和其他相關(guān)記帳信息。

只有完整的憑證才可過(guò)帳，憑證的完整包括憑證抬頭的完整以及憑證借貸方余額為零。

15、憑證類型

它是區(qū)分不同交易類型的方法并決定能夠被過(guò)帳的會(huì)計(jì)形式。例如，可將所有的會(huì)計(jì)憑證按業(yè)務(wù)類型不同分成：總帳憑證、收款憑證、付款憑證、客戶發(fā)票、供應(yīng)商發(fā)票等。

憑證類型決定憑證的編號(hào)范圍：系統(tǒng)通過(guò)不同的憑證類型編號(hào)范圍存儲(chǔ)一種憑證類型的所有憑證。編號(hào)范圍可以是外部定義也可以是內(nèi)部定義。權(quán)限組可以運(yùn)用憑證類型。反記帳由憑證類型控制。

憑證類型決定可以過(guò)帳的帳戶類型：在R/3 中有5 種不同的帳戶類型。

D 借方（顧客）；K 貸方（供應(yīng)商）；S 總帳科目；A 資產(chǎn)；M 物料。

SAP R/3預(yù)留了若干號(hào)碼范圍用于R/3 中的特殊用途。例如：X1和X2這兩個(gè)范圍保留作為樣本和重復(fù)輸入憑證的編號(hào)范圍。

16、過(guò)賬碼：設(shè)定是否將該項(xiàng)目匯入借方或貸方并決定可被過(guò)帳的會(huì)計(jì)科目類型。

R/3中的每一個(gè)憑證行項(xiàng)目與且只與一種記帳碼相關(guān)聯(lián)。

由于記帳碼控制了每一個(gè)憑證行項(xiàng)目是借方還是貸方，因此過(guò)帳行項(xiàng)目時(shí)沒(méi)有必要使用其他任何標(biāo)識(shí)來(lái)指定是貸方或借方。

記帳碼也控制了用于行項(xiàng)目過(guò)帳的特定科目類型（客戶、供應(yīng)商、G/L 科目、資產(chǎn)、物料）。

記帳碼同時(shí)還幫助控制行項(xiàng)目的字段狀態(tài)。字段狀態(tài)指行項(xiàng)目的屏幕布局。根據(jù)行項(xiàng)目上所使用的記帳碼的定義，個(gè)別字段可以是禁止、可選或必需的。

R/3 的目標(biāo)是確保數(shù)據(jù)輸入的精確和有效。使用字段狀態(tài)功能可控制允許字段的適當(dāng)組合出現(xiàn)在數(shù)據(jù)輸入過(guò)程中以預(yù)防包含和排除錯(cuò)誤。

17、過(guò)賬期間：在過(guò)帳前,必須定義一個(gè)過(guò)帳期間；一個(gè)財(cái)務(wù)年度被分為若干個(gè)過(guò)帳期間；每一個(gè)過(guò)帳期間包括一個(gè)起始日期

18、會(huì)計(jì)憑證的要素：日期和過(guò)帳期間、公司代碼、貨幣類型、憑證類型記帳碼、科目、記帳金額、科目分配

19、會(huì)計(jì)憑證的四個(gè)日期：

憑證日期：可看作原始憑證的日期

記帳日期：更新帳務(wù)的日期

轉(zhuǎn)換日期：外幣匯兌日期

輸入日期：會(huì)計(jì)憑證錄入系統(tǒng)的日期

20、會(huì)計(jì)憑帳的記賬貨幣

SAP系統(tǒng)中，有四種貨幣類型：

業(yè)務(wù)交易貨幣：會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所使用的貨幣；

記帳本位幣：更新帳值的貨幣，即公司代碼貨幣；

首選并行貨幣：用于其他評(píng)估所使用的貨幣，例如集團(tuán)貨幣；

次選并行貨幣：用于其他評(píng)估所使用的貨幣，例如歐元。

21、會(huì)計(jì)憑證的記賬科目：

每一個(gè)行項(xiàng)目必須包括一個(gè)科目。行項(xiàng)目輸入的有效科目類型包括

–客戶它可能是一個(gè)總分類帳，也可能是一個(gè)明細(xì)分類帳，例如一個(gè)客戶號(hào)或資產(chǎn)號(hào)。記帳代碼的科目類型用來(lái)標(biāo)識(shí)允許對(duì)哪類的科目過(guò)帳

–供應(yīng)商

–總分類帳科目

–資產(chǎn)

–原料等

22、會(huì)計(jì)憑證的更改

只要憑證已記帳并分配了憑證號(hào)碼，憑證就成為了數(shù)據(jù)庫(kù)的永久部分。R/3 將跟蹤記錄憑證的任何變化并根據(jù)用戶需求在合適的時(shí)間進(jìn)行憑證的歸檔。

在對(duì)憑證進(jìn)行更改時(shí)，影響會(huì)計(jì)系統(tǒng)（科目號(hào)碼、金額等）的數(shù)據(jù)在任何環(huán)境下都無(wú)法更改。只有通過(guò)調(diào)整或沖銷憑證才能這些字段錯(cuò)誤進(jìn)行更正以維護(hù)有效的審計(jì)線索。

憑證更改規(guī)則決定哪些字段以及在什么環(huán)境字段可以更改。

根據(jù)憑證更改規(guī)則使用原始憑證號(hào)碼可以更改憑證。

23、會(huì)計(jì)憑證的沖銷

沖消憑證的條件：

–原始憑證未包含已清算的行項(xiàng)目。如果憑證確實(shí)包含了已清算的行項(xiàng)目，那么在沖銷時(shí)必須重設(shè)這些行項(xiàng)目。

–原始憑證僅包含了客戶、供應(yīng)商或總帳行項(xiàng)目。

–原始憑證被記帳到FI 系統(tǒng)中。其他模塊中產(chǎn)生的憑證應(yīng)該在該處進(jìn)行更正。更改會(huì)自然反映到FI 中。

–所有其他科目分配值（例如，成本中心）仍然有效。

如果不指定憑證沖銷的記帳日期，系統(tǒng)將使用要沖銷憑證的記帳日期作為沖銷憑證的記帳日期，憑證沖銷后產(chǎn)生新的憑證號(hào)。

24、憑證號(hào)的含義：

它是為審核每一個(gè)公司代碼在一個(gè)財(cái)務(wù)年度中的每一憑證而設(shè)置的。

所有被過(guò)帳的交易必須設(shè)置一個(gè)憑證號(hào)。

在一張憑證被過(guò)帳前,必須為憑證類型設(shè)置一個(gè)號(hào)碼范圍，這些號(hào)碼可以由系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)定或由用戶在外部設(shè)定。

25、未來(lái)及以前期間的過(guò)賬：

過(guò)帳由總帳負(fù)責(zé)人控制；可以將帳目過(guò)帳到未來(lái)或以前期間（根據(jù)過(guò)帳日期）；以前期間的過(guò)帳被自動(dòng)地結(jié)算到下一期間（更新過(guò)的未收款余額及留存收益）。

26、預(yù)制憑證：

當(dāng)憑證信息不完整或過(guò)帳之前需要審批時(shí)，可以通過(guò)預(yù)制憑證的功能在系統(tǒng)中將憑證進(jìn)行預(yù)制。未完成的憑證可以先預(yù)制并稍后記帳，此操作可由相同或不同用戶完成。預(yù)制憑證保存后將產(chǎn)生一個(gè)憑證號(hào)，該憑證號(hào)屬于正式憑證號(hào)范圍。

預(yù)制的優(yōu)點(diǎn)之一是可以在開始預(yù)制時(shí)聯(lián)機(jī)評(píng)估憑證中的數(shù)據(jù)以用于報(bào)表，而不是必須等到已完成數(shù)據(jù)并記帳。例如，可以將預(yù)制憑證中的金額用于銷售/采購(gòu)報(bào)表的預(yù)先稅。

預(yù)制憑證時(shí)不支持替換和驗(yàn)證，但是當(dāng)預(yù)制完成并記帳時(shí)支持替換和驗(yàn)證。

您可以單獨(dú)地也可以通過(guò)清單集中對(duì)預(yù)制記帳，如果通過(guò)清單記帳多張預(yù)制憑證，在憑證成功記帳后，系統(tǒng)將給出記帳清單。

27、應(yīng)計(jì)日記帳：

下列情況下應(yīng)計(jì)記帳最好使用重復(fù)性分錄憑證：

–應(yīng)計(jì)不必在下月內(nèi)沖銷

–帳戶保持相同

–金額不必逐月繳納

可以使用樣板憑證或科目分配模板并使用特定的憑證類型創(chuàng)建應(yīng)計(jì)分錄：

–帳戶保持相同但金額逐月更改

–需要在下月沖銷應(yīng)計(jì)

28、管理結(jié)算：會(huì)計(jì)期間的預(yù)先結(jié)算；整個(gè)組織當(dāng)中的再分配和成本結(jié)算；內(nèi)部報(bào)告的檢查和分析；前期會(huì)計(jì)周期的重新打開以改正和調(diào)整記帳數(shù)據(jù)。

29、財(cái)務(wù)結(jié)算：

◇執(zhí)行重新調(diào)整程序以確保業(yè)務(wù)范圍和利潤(rùn)中心相平衡；

◇外幣重估以解決匯率的波動(dòng)；

◇對(duì)帳FI-CO；

◇執(zhí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)比較分析；

◇創(chuàng)建財(cái)務(wù)報(bào)告以供檢查和分析。

30、G/L 科目主記錄分成兩段：會(huì)計(jì)科目表段和公司代碼段。

會(huì)計(jì)科目表段單獨(dú)與會(huì)計(jì)科目表聯(lián)系（可能被多個(gè)公司代碼使用）。公司代碼段只與某個(gè)特定的公司代碼聯(lián)系。

31、過(guò)賬一個(gè)憑證—科目

每一個(gè)行項(xiàng)目必須包括一個(gè)科目。可能是一個(gè)總分類帳，也可能是一個(gè)明細(xì)分類帳。

記帳代碼的科目類型用來(lái)標(biāo)識(shí)科目是否是一個(gè)總分類帳或明細(xì)分類帳。行項(xiàng)目輸入的有效

科目類型包括(? 客戶或借方? 供應(yīng)商或貸方? 總分類帳? 資產(chǎn)? 原料)

32、周期性分錄的輔助工具：

◇重復(fù)性日記帳分錄是有規(guī)律重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)事務(wù)。因此可以創(chuàng)建參考憑證來(lái)提高周期處理的速度。下列數(shù)據(jù)在重復(fù)性分錄時(shí)不改變：記帳碼（PK）；科目；行項(xiàng)目金額。

◇應(yīng)計(jì)和待攤分錄是在記帳期間末所需做的調(diào)整過(guò)帳，要在下一期間特別沖銷這些分錄。

33、折舊范圍

q 結(jié)構(gòu)折舊范圍使基于不同目的（如帳面折舊、成本核算折舊等）計(jì)算資產(chǎn)的并行估價(jià)成為可能，根據(jù)折舊范圍制定各項(xiàng)資產(chǎn)的所有必要折舊期限和折舊價(jià)值。由于系統(tǒng)對(duì)允許定義的折舊范圍沒(méi)有限制，因此平行估價(jià)也將是無(wú)限期的。

q 可將單獨(dú)折舊范圍的資產(chǎn)負(fù)債表價(jià)值和折舊價(jià)值記入其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的自有帳戶。

q 每個(gè)公司代碼至少需要一個(gè)折舊范圍用以記錄帳面價(jià)值。