如果您設(shè)計(jì)的幻燈片雜亂無章、文本過多、不美觀,那么就不能組成一個(gè)吸引人的演示來傳遞信息。本文提出的這些建議將幫助您開發(fā)出專業(yè)且引人注目的演示。 #1 保持簡(jiǎn)單 PowerPoint從水平或橫向使用幻燈片。該軟件可方便地顯示圖形信息,并支持解說與附錄功能?;脽羝旧韽膩聿皇茄菔镜闹鹘?。(當(dāng)然,觀眾才
是主角。)人們來傾聽、感受或接受您傳達(dá)的信息(或二者兼而有之)。不要讓幻燈片喧賓奪主,所以它們不必過于繁雜或充滿Edward
Tufte所謂的“圖表垃圾”;您的幻燈片應(yīng)力求簡(jiǎn)潔。 您的幻燈片應(yīng)該留有大量的空白空間,或?qū)嶓w周圍的空間。不要被迫用妨礙理解的標(biāo)識(shí)或其它不必要的圖形或文本框來填充這些空白區(qū)域?;脽羝系幕靵y越少,它提供的視覺信息就越直觀。 #2 限制要點(diǎn)與文本數(shù)量 演
示的對(duì)象是觀眾。但用一條又一條的要點(diǎn)令觀眾生厭可沒有好處。應(yīng)用文本也要遵循這一原則。最優(yōu)秀的幻燈片可能根本沒有文本。由于今天人們過于依賴文本型幻
燈片,這聽起來可能有些荒唐,但沒有解說(由您來做),最優(yōu)秀的PowerPoint幻燈片就幾乎沒有什么意義。記住,幻燈片的目的在于支持解說者的敘
述,而不是使解說者成為多余的人。 經(jīng)常聽到有人這樣說:“對(duì)不起,我沒有看到您的幻燈片。聽說它很不錯(cuò),您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎?”但如果它們是不錯(cuò)的幻燈片,沒有您的解說,它們就沒有多大用處。 所
以除了PowerPoint幻燈片以外,最好還要準(zhǔn)備一份書面資料,強(qiáng)調(diào)并詳細(xì)說明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說明幻燈片的詳細(xì)書面宣傳材料,比僅用
PowerPoint幻燈片,更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后,再向觀眾發(fā)放一份詳細(xì)的宣傳材料或印刷物,您就不必用大量文本來填充
PowerPoint幻燈片。 我們將在下面的交付部分說明更多細(xì)節(jié),但只要涉及到文本,請(qǐng)記住一點(diǎn),決不能將背朝向觀眾,逐字閱讀幻燈片上的文字。 這幀幻燈片很普通,但它不是一個(gè)視覺教具,更像是一個(gè)視力檢查表。 盡力避免使用這樣的文字過多(并讓人昏昏入睡)的幻燈片。 使用上面這類針對(duì)性強(qiáng)的幻燈片。 這幅的效果更好。 #3 限制過渡與動(dòng)畫 謹(jǐn)慎使用動(dòng)畫與幻燈片過渡。應(yīng)該使每個(gè)幻燈片上的動(dòng)畫,如要點(diǎn)活動(dòng)起來。加入一些動(dòng)畫當(dāng)然不錯(cuò),但應(yīng)堅(jiān)持使用最精致、專業(yè)的動(dòng)畫(類似于您在晚間電視新聞上看到的動(dòng)畫)。 對(duì)
于要點(diǎn)來說,使用簡(jiǎn)單的從左至右顯示(通過動(dòng)畫菜單)就行了,但移動(dòng)(Move)或漂動(dòng)(Fly)動(dòng)畫就顯得過于沉悶與緩慢(然而,今天許多演示還使用這
種形式的動(dòng)畫)。一幀接一幀的動(dòng)畫很快就會(huì)讓聽眾感到厭煩。至于幻燈片之間的過渡,只需要使用二到三種類型的過渡特效,不要在所有幻燈片之間添加特效。 #4 使用高質(zhì)量的圖片 使用高質(zhì)量的圖片,包括照片。您可以用數(shù)碼相機(jī)拍攝高質(zhì)量的相片,購買專業(yè)圖庫,或使用網(wǎng)絡(luò)上的大量?jī)?yōu)質(zhì)圖像資源。(但要小心版權(quán)問題。)決不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡(jiǎn)單拉伸,使它適合幻燈片的布局——這樣做只會(huì)進(jìn)一步降低圖片的分辨率。 避
免使用PowerPoint剪貼畫或其它卡通式的藝術(shù)線條。而且,如果軟件中包含這些內(nèi)容,觀眾以前就看過無數(shù)次。在1993年使用這些內(nèi)容可能會(huì)讓人感
興趣,但如今還應(yīng)用剪貼畫則會(huì)降低制作人的專業(yè)水準(zhǔn)。當(dāng)然也有例外情況,并不是所有的PowerPoint剪貼畫都讓人生厭,但還是小心謹(jǐn)慎地使用它們?yōu)? 好。 我經(jīng)常在幻燈片中使用人物圖片,因?yàn)槿宋镎掌兄谠黾佑^眾與幻燈片之間的情感聯(lián)系。如果相片處于次要地位,我就降低不透明
性,并在Photoshop中增加一個(gè)高斯模糊或動(dòng)態(tài)濾鏡;如果相片位于主要區(qū)域,我希望觀眾注意它(例如產(chǎn)品圖片),那么圖片可以變得更為顯著,且不必
要多少(或根本不需要)文字說明。 避免使用這類低劣的剪貼畫。 這幅經(jīng)過編輯的庫圖片更為顯著專業(yè)。 在這個(gè)字幕幻燈片中,圖片占主要地位。 這個(gè)幻燈片來自同一演示,首先經(jīng)過Photoshop的編輯,圖片變得次要,并被推到背景部分 很明顯,在整個(gè)演示中,您需要一個(gè)一致的視覺主題,但PowerPoint中的大多數(shù)模板觀眾已經(jīng)看了無數(shù)次(另外,用模板開始演示的效果并不那么強(qiáng)烈)。 觀眾期待看到一個(gè)包含新鮮內(nèi)容(至少對(duì)他們來說是這樣)的獨(dú)特演示;此外,觀眾為什么要參加您的演示呢?沒有人會(huì)對(duì)千篇一律的演示感興趣,因此我們必須避免使用輔助性的圖片,如隨處可見的PowerPoint設(shè)計(jì)模板,它只能說明演示非??贪?,或提前就設(shè)計(jì)完成了。 您可以制作自己的背景模板,它能夠更為適應(yīng)您的需要。然后您可以將這個(gè)PowerPoint文件保存為設(shè)計(jì)模板(擴(kuò)展名為.pot),這個(gè)新模板就會(huì)出現(xiàn)在微軟標(biāo)準(zhǔn)模板中,方便以后使用。您還可以在線購買專業(yè)的模板。 #6 應(yīng)用適當(dāng)?shù)膱D表 經(jīng)常問自己這個(gè)問題:“我需要多少細(xì)節(jié)?”一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具: 圓餅圖:用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊,用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。 柱狀圖:用來顯示一段時(shí)間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8條最佳。 條形圖:用來比較數(shù)量。例如,比較公司四個(gè)部門的銷售額。 曲線圖:用于說明趨勢(shì)。例如,下面這幅簡(jiǎn)單的曲線圖說明我們的銷售在逐年增長(zhǎng)。增長(zhǎng)趨勢(shì)良好。最后的箭頭強(qiáng)調(diào)一個(gè)問題:我們將來的發(fā)展似乎不錯(cuò)。 通常來說,表格最適于比較并行數(shù)據(jù)資料。 但是,表格可能缺乏視覺效果。例如,如果您希望說明您們做出的貢獻(xiàn)顯著高于其它兩個(gè)部門,最好以條線圖(見下圖)的形式進(jìn)行說明。但如果您希望弱化您們的貢獻(xiàn)低于其它部門這一事實(shí),用表格傳達(dá)信息就可減少人們的注意力或感情色彩。 #7 使用好色彩 色彩激發(fā)情感。顏色可傳遞感情。合適的顏色具有說服與促進(jìn)能力。研究表明色彩能夠提高興趣,改善學(xué)習(xí)過程中的理解與記憶能力。 您 不必成為顏色理論專家,但至少了解一些這方面的知識(shí)有會(huì)好處。一般顏色可分為兩類:冷色(如藍(lán)和綠)和暖色(如橙或紅)。冷色最適合做背景色,因?yàn)樗鼈儾?會(huì)引起我們的注意。暖色最適于用在顯著位置的主題上(如文本),因?yàn)樗稍斐蓳涿娑鴣淼男ЧR虼耍^大多數(shù)PowerPoint幻燈片的顏色方案都使用 藍(lán)色背景,黃色文字也就不足為奇了。但您不必強(qiáng)迫使用這種顏色方案,也可以做一些改變,使用其它的顏色。 如果您將在暗室(如大廳) 中進(jìn)行演示,使用深色背景(深藍(lán)、灰等)再配上白或淺色文字可取得不錯(cuò)的效果。但如果您計(jì)劃將燈打開(這是相當(dāng)明智的),白色背景配上深色文字處理會(huì)得到 更好的效果。在燈光明亮的房間內(nèi),用深色背景配淺色文字效果不佳,但淺色背景配深色文字會(huì)更好地維持視覺效果。 了解更多信息:
#8 選擇適當(dāng)?shù)淖煮w 字 體可傳遞微妙的信息,所以我們要仔細(xì)選擇字體。在整個(gè)幻燈片演示中使用相同的字體,補(bǔ)充字體不要超過兩個(gè)(如Arial和Arial粗體)。確信自己了解 serif字體(如Times New Roman)和sans-serif字體(如Helvetica或Arial)之間的差異。 含有大量文本的材料大多用serif字體。據(jù)說這種字體在小磅值下更易于閱讀,但對(duì)于屏幕演示而言,由于幻燈機(jī)的分辨率相對(duì)較低,使用這種字體可能不夠清晰。 sans -serif字體一般用來制作PowerPoint演示,但應(yīng)盡量避免使用千篇一律的Helvetica字體。我經(jīng)常使用Gill Sans字體,因?yàn)樗缬趕erif字體與sans-serif字體之間,看起來專業(yè)而友好,并具有“交談效果”。不管使用哪個(gè)字體,都必須保證在房間后 面看得清文字。 Times Arial黑體;Arial #9 應(yīng)用視頻或音頻 適 當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用視頻或音頻。應(yīng)用視頻短片對(duì)具體的例子進(jìn)行說明,可提高主動(dòng)認(rèn)知能力,這是人們自然的學(xué)習(xí)方式。在PowerPoint中,不必利用應(yīng)用程序 或打開錄像機(jī)就可使用視頻短片。應(yīng)用視頻不僅可以更好地說明您的觀點(diǎn),還可以作為變換口味的手段,因而能夠激發(fā)觀眾的興趣。 您還可以在幻燈片中使用音頻剪輯(如采訪過程)。但避免使用PowerPoint中的嘈雜音效(如過渡幻燈片時(shí)使用的號(hào)角聲或掌聲)。在動(dòng)畫中使用過量的聲效肯定會(huì)使觀眾喪失興趣。 #10 花時(shí)間對(duì)幻燈片進(jìn)行細(xì)分 根 據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的細(xì)分原則,當(dāng)信息以小塊或小片段的形式呈現(xiàn)時(shí),更易于人們理解。離開幻燈片視圖進(jìn)入幻燈片細(xì)分視圖,您可以查看演示播放的邏輯流程。在 這個(gè)視圖中,您可以將一個(gè)幻燈片分割成二個(gè)或三個(gè)幻燈片,這樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進(jìn)程。您還可以從觀眾的角度了解幻燈片的總體效果。并 且發(fā)現(xiàn)更多可以被刪除的無關(guān)緊要的視覺數(shù)據(jù),增加幻燈片的視覺清晰度,提高信息傳達(dá)效果。 PowerPoint中的幻燈片細(xì)分視圖 Garr Reynolds當(dāng)前在關(guān)西外國(guó)語大學(xué)任管理學(xué)副教授,她在那里講授營(yíng)銷學(xué)、全球營(yíng)銷與多媒體演示設(shè)計(jì)。Garr是日本社區(qū)的活躍成員,并經(jīng)常主持與設(shè)計(jì)、品牌和高效企業(yè)溝通有關(guān)的主題。除網(wǎng)站外,他還有一個(gè)博客——演示經(jīng)典——為專業(yè)演示設(shè)計(jì)提供啟示。 |
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