【內(nèi)容摘要】

 

 

第1講   會議的目的

 

避免不必要的會議

明確會議的目的

計算會議的成本

避免參會者的不滿

 

作為一名中級管理者，除了通常的管理工作外，召開會議以卓有成效地傳達信息，尋找解決問題的方法也應成為分內(nèi)的職責。有效會議的前提是會議主持者首先要明確會議的目的，才能更有效地避免無用的會議。

 

避免不必要的會議

 

1.不必要的會議特征

在學習主持會議技巧之前，管理者首先要正確地區(qū)分需要和不需要召開的會議。做到有選擇地開會，這樣才會贏得下屬的尊重。

 

2.開會之前需考慮的問題

很多時候，初級的中層經(jīng)理常常希望所有的下屬都能有機會聽自己發(fā)言，希望將自己的思想和理念都充分地傳達給下屬。開會是達到這一目的的一種有效途徑，因此，很多中層經(jīng)理經(jīng)常召集員工開會。

要竭盡最大可能地減少開會次數(shù)，并使每次會議都達到應有的目的，在準備召集開會之前，基層經(jīng)理需要考慮以下問題：

 

3.會議的目標是否明確

作為基層經(jīng)理，準備召集會議時，首先要考慮會議的目的是否明確。明確會議的目的之后，管理者需要提前通知參會者。如果參會者在參加會議之前，并不知道會議的目的，在會議上就會毫無準備，或準備得沒有針對性，從而造成了會議的低效率。

 

4.會議的召開時間是否合適

明確會議目標之后，管理者需要確定合適的開會時間。所謂合適的時間，不僅僅是針對舉辦者合適，而且對于每一位參與者來說，時間也都應是合適的。

 

【案例】

北京某公司有位家在臺灣的經(jīng)理，該經(jīng)理一個人在北京工作，家人全部在臺灣。有一次該經(jīng)理安排一個會議，時間定在中秋節(jié)的晚上，因為他一個人在北京，中秋節(jié)的晚上也沒什么事情。會議的內(nèi)容是組織員工一起討論銷售業(yè)績和改進的方法，會后還請參會者吃飯。

雖然該經(jīng)理最后還請大家吃了飯，但是參會者仍感到并不舒服。在中秋節(jié)的晚上，員工們都想充分地利用這個難得的機會與家人團聚。該經(jīng)理選擇的會議時間只是適合自己，而絲毫沒有考慮到員工們的實際需求。

 

【自檢】

某公司經(jīng)理在中午下班前5分鐘，召集部門下屬開會，會議時間一直持續(xù)了半個多小時。這時候，大家都早已經(jīng)饑腸轆轆，那么該經(jīng)理會有效地傳達理念，會議能召開的高效嗎？請你分析這一會議的時間選擇將會給會議造成什么影響？

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見參考答案1－1

 

5.是否可以通過其它方式來達到會議的目的

采用其它方法，來替代會議解決問題是中層管理者進行會議準備之前需要考慮的第三個問題。往往很多事情并不一定非得需要通過會議來解決。

采用其它方法不僅可以達到目的，甚至還可以節(jié)省時間，提高解決問題的效率。其它的方法有：可以給每位員工發(fā)放簡單的通知、專門為某位員工寫便條、或擬出通告貼在公共場所。此外，還可以通過發(fā)電子郵件、打電話等方式也都能妥善地解決問題。

 

6.參會者的必要性

在擬出參會者名單之前，管理者需要考慮，名單上的每一位員工是否都與本次會議相關(guān)，是否每一位參會者都是必要的。如果會議中有很多與會議無關(guān)的人員，這不僅會影響會議的進行和有關(guān)人員的心態(tài)，即便是會議的無關(guān)人員也會不舒服。如果無關(guān)人員提出了與會無關(guān)的問題，不僅會毫無價值地白白耽誤本次會議的時間，還會影響有關(guān)人員的心態(tài)，耗費有關(guān)人員的精力。此外，由于無關(guān)人員參加與己無關(guān)的會議，還有可能引起同事間胡亂的猜測，容易引起流言，因此，讓與會無關(guān)的人員參加沒有必要的會議并不是件好事。

 

會議的目的

 

很多主管或基層經(jīng)理認為會議是其工作的一部分，因此常常容易在行動上表現(xiàn)為該開會的要開，不該開的會也總想方設法地開。實際上，這樣會帶來一些負面影響。

 

1.明確會議目的的重要性

在實際的工作中，明確召開會議的目的對于中級管理人員來說，是一件非常重要的事情。一位主管是否真能令人信服，以及給上司留下怎樣的印象，很多時候都取決于管理者的“曝光”。

會議實際上恰好是曝光的一個場景，中層管理者如果在眾人面前表現(xiàn)得管理能力很弱、沒有頭緒，那么就根本沒有能力控制會議，不僅上司，下屬也不會認同管理者的領(lǐng)導能力；如果管理者的會議控制能力很強，善于召開高效率的會議時，下屬尊敬其領(lǐng)導能力的同時，更高層的領(lǐng)導也會對他給予提升和重用。因此，主持會議的技巧將會影響到中層管理者未來事業(yè)的發(fā)展。

 

【自檢】

請你閱讀以下案例，并說明為什么開會時參會者會睡覺。

主管：有關(guān)送貨的問題呢，我們說到這兒。還有就是上次會議中我們談到但沒有解決的問題，那就是和財務部的溝通問題，我建議每周我們開例會時，請財務部門的一位同事也來參加，這樣就可以讓財務部也能了解我們的苦衷了，其實要了解我們苦衷的不只是財務部，還有后勤部。如果后勤部的同事也能來參加我們的例會，送貨的問題也許就能順利地解決了（s主管還在不停地說，員工們早已聽得毫無興趣，已在打瞌睡，或者私下聊天。）

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見參考答案1－2

 

2.幾種應避免的會議

各級管理人員在主持會議之前，要明確目標。在判斷會議是否必要召開時，管理者尤其要特別注意判斷以下幾種會議是否有召開的必要。

◆例行公事的會議

針對例行公事的會議，管理人員應最大限度地盡量減短會議時間，而且不必等每位參會者都到達之后才開，因為公司中員工的工作時間并不一定相同，而且所處地點不一定都完全方便開會。因此，管理者應盡量地避免例行公事的會議。

◆表現(xiàn)民主的會議

針對一些需要解決問題的會議，當管理者已經(jīng)想出了很好的解決方法，基本上也沒有人能影響決定時，若管理者還要走過場地召集員工開會，提出問題后又千方百計地引導員工們都同意自己的答案，最后讓大家來執(zhí)行，這就屬于表現(xiàn)民主的會議。

這種表現(xiàn)民主的會議對于解決問題而言，效率特別低。管理者在他人無法改變自己決定的條件下，應直接將其轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄖ问?，直接告知員工。不搞形式上的假裝召開民主會來走過場，只有采用后一種直接通知員工的形式，才能有效地使事情的處理效率大為提高。

◆展示個人威嚴的會議

很多主管往往認為讓所有的下屬都準時來參加自己主持的會議是充分表現(xiàn)主管身份和威嚴的一種最得意的方式。這種會議純粹屬于展示個人威嚴的性質(zhì)。

 

【案例】

某公司的一名主管對每一個開會遲到的人都懲罰特別重：不僅從經(jīng)濟上懲罰，還在心理上折磨員工。最終，只要該主管開會，每位員工都特別準時地參加，而無論該主管選擇的時間是否合適，因為誰也不愿意遭受這種比較尷尬的場面。但是，員工們隨即發(fā)現(xiàn)即使他們準時地參加會議，主管也沒有什么真正必要的事情必須傳達。這一情況發(fā)生幾次后，該主管的下屬甚至都寫信告到主管的上級，反映這種情況。

上例就是一個典型的、展示個人威嚴的會議。實際上，如果主管的會議內(nèi)容并不十分重要，那么主管不要對下屬故意苛求，這不是絕對的紀律性問題。

◆確認消息是否屬實的會議

某些基層的經(jīng)理和管理者，經(jīng)常會道聽途說地得到一些信息，卻又不知這些信息是否屬實，因此，管理者就會希望通過召開會議的方法向員工澄清一下。管理者希望通過綜合各個員工的信息來確認自己得到的信息是否屬實。管理者應盡量避免召開確認消息是否屬實的會議，否則可能會誤導員工，而且由于會議目標也不明確，會議往往收效甚微。

◆統(tǒng)一意見的會議

管理者要避免表現(xiàn)民主的會議的另一原因在于，統(tǒng)一意見是一件很困難的事情。管理者已經(jīng)有了決策，希望說服全部下屬都認可自己的決策，這種情況很難通過一次會議就能徹底地統(tǒng)一所有員工的意見。

◆介紹個別小組業(yè)務流程的會議

基層經(jīng)理通常會同時管理幾個項目小組，當管理者發(fā)現(xiàn)某個項目小組業(yè)績很好時，管理者往往并不考慮個別小組業(yè)務流程是否真能對下屬全體員工都有實效，就滿懷希望的通過會議的形式來推廣該小組的流程。

盡管管理者的出發(fā)點是好的，但是不一定就能起到好的效果。因為每一個項目在具體的執(zhí)行過程中，會有項目自己的個性，每一個項目負責人也會有自己的風格。如果管理者希望通過一個項目的運作流程就能有效地影響其他項目的運作，就會牽扯到很多相關(guān)的改變，其中包括：項目背景和管理風格的改變。

這種情況下，管理者可以集中項目的各個負責人，讓其分享經(jīng)驗，以此形式來共享好的資源，而完全沒有必要把所有的員工集中起來改變整個的流程。

◆個性問題要找答案的會議

所謂的個性問題要找答案的會議，一般可能與人事關(guān)系有關(guān)。如果因為個人問題而召集所有人都來開會，往往會浪費其他人的寶貴時間，從而大大降低了整體的工作效率。

 

【案例】

某銷售主管管理著六名業(yè)務代表，其中一個業(yè)務代表在與一個客戶聯(lián)系時，出現(xiàn)了問題，這個問題不具備普遍的代表性。而銷售主管卻集中所有六名業(yè)務員，一起針對出問題業(yè)務代表的問題進行討論。

從積極的角度看，或許該業(yè)務代表的經(jīng)驗能對其他人也有借鑒作用。但是若在沒有找到答案之前，主管集中所有代表來解決問題，就會耽誤所有人的寶貴時間。因此，除非是共性的問題，管理者盡量不要召開會議討論個性的問題。

 

 

會議的成本

 

會議的成本包括看得見的和看不見的兩種成本。

 

1.看得見的會議成本

看得見的會議成本一般指召開某次會議所實際花費的直接的費用，如會議室租金、交通、餐、住、茶水、資料等各種費用。

 

2.看不見的會議成本

除去看得見的會議成本之外，還有一些不能直接看到的會議成本。占用員工的工作時間會造成浪費，這是一種看不見的會議成本；管理者要準備一個會議需要做大量的準備工作，如占用很多時間準備資料等。因此，看不見的成本不僅占用員工的時間，還會占用主持會議者的時間。此外，會議還有很多不可預知的成本，例如有時會議會帶來負面影響，這些負面的影響實際上也是非常高的會議成本。

 

 

 

【自檢】

填寫適合你的情況，判斷自己是否需要改進。

會議因素	實際情況
會議離題	□經(jīng)常    □很少     □從不
會議準備不足	□經(jīng)常    □很少     □從不
會議效率低	□經(jīng)常    □很少     □從不
與會者的羅索	□經(jīng)常    □很少     □從不
會議時間長	□經(jīng)常    □很少     □從不
缺乏參與	□經(jīng)常    □很少     □從不
通過檢查自己的實際情況，你需要改進哪些會議因素，從而避免引起與會者的不滿？