建立有效的企業(yè)信息結(jié)構(gòu),優(yōu)化信息管理

所謂企業(yè)信息結(jié)構(gòu)系指企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中各種類(lèi)型信息及其功能以及企業(yè)信息溝通的基本方式的總和。其基本特征表現(xiàn)為：經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜、市場(chǎng)規(guī)模日益擴(kuò)大、信息技術(shù)迅猛發(fā)展。信息的生產(chǎn)能力大幅度提高、傳遞速度也加快。在這種環(huán)境中，信息和資本、勞動(dòng)力、原材料、設(shè)備一樣已成為主要生產(chǎn)要素。因此探討企業(yè)信息結(jié)構(gòu)的合理、有效性不僅具有必要性也具有可能性。

　　一、企業(yè)信息需求的基本類(lèi)型

　　一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，信息的需求可以分為兩大基本類(lèi)型：企業(yè)內(nèi)信息的需求和企業(yè)外信息需求。

　　企業(yè)內(nèi)信息系指企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的各種信息，包括企業(yè)內(nèi)部諸如財(cái)務(wù)等各種信息。企業(yè)內(nèi)信息需求的根本目的是了解企業(yè)目前的基本狀況，一方面在經(jīng)營(yíng)決策時(shí)作為分析企業(yè)內(nèi)部條件的依據(jù)；另一方面作為一種主要的診斷工具，監(jiān)控企業(yè)的正常運(yùn)行。這些信息來(lái)自一系列原生的、初級(jí)的信息形態(tài)，這些原生的、初級(jí)的信息是企業(yè)最基本的信息需求。這些信息需求包括：

　　生產(chǎn)信息：主要是反映生產(chǎn)過(guò)程的信息：如生產(chǎn)計(jì)劃、工序管理、工藝流程等信息；庫(kù)存信息、在制品信息等。

　　會(huì)計(jì)信息：會(huì)計(jì)信息主要是資金運(yùn)動(dòng)信息，包括資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)及其相互關(guān)系。會(huì)計(jì)信息是從事量—本—利分析的基礎(chǔ)。所謂量—本—利分析系指分析收入(量)、費(fèi)用(本)和凈收益(利)之間的相互關(guān)系。這種分析是管理者經(jīng)常性的一項(xiàng)工作。

　　營(yíng)銷(xiāo)信息：營(yíng)銷(xiāo)信息是企業(yè)信息結(jié)構(gòu)的最重要的組成部分，是一個(gè)完整的了結(jié)構(gòu)。營(yíng)銷(xiāo)信息作為企業(yè)的內(nèi)信息的部分主要是：訂單—裝運(yùn)—應(yīng)收款帳單和銷(xiāo)售報(bào)告等一系列銷(xiāo)售信息。

　　技術(shù)信息：技術(shù)信息系指有關(guān)企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)基礎(chǔ)的信息，廣義地說(shuō)每個(gè)產(chǎn)品都有其技術(shù)含量，技術(shù)信息展示了本企業(yè)產(chǎn)品是基于何種技術(shù)條件生產(chǎn)的，其技術(shù)和同行比較是否先進(jìn)，其他企業(yè)是否能夠生產(chǎn)該產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)該技術(shù)的投入是多少，企業(yè)的技術(shù)手段、科技開(kāi)發(fā)能力和組織情況等。技術(shù)信息是一種競(jìng)爭(zhēng)能力信息，是企業(yè)賴(lài)以生存的基礎(chǔ)之一，一般說(shuō)來(lái)是屬于商業(yè)秘密范圍。

　　人才信息：人才是企業(yè)生存發(fā)展的重要條件之一，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者需要對(duì)企業(yè)各種層次的人才結(jié)構(gòu)和分布使用情況以及稀缺人才有一個(gè)清晰的了解。企業(yè)的人才信息應(yīng)能夠反映各種人才的諸如簡(jiǎn)歷、專(zhuān)長(zhǎng)、教育背景等基本情況。

　　企業(yè)外信息系指企業(yè)以外產(chǎn)生但與企業(yè)運(yùn)行環(huán)境相關(guān)的各種信息。如市場(chǎng)信息、金融信息、科技發(fā)展信息、法律法規(guī)信息等。春主要職能是在經(jīng)營(yíng)決策時(shí)作為分析企業(yè)外部條件的依據(jù)，特別是確定企業(yè)發(fā)展的中長(zhǎng)期戰(zhàn)略目標(biāo)和計(jì)劃時(shí)更需要充分的外部信息。企業(yè)外信息主要包括以下內(nèi)容：

　　宏觀社會(huì)環(huán)境信息：包括國(guó)內(nèi)外政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、社會(huì)文化狀況、法律環(huán)境等，所有這些信息都會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生影響。

　　相關(guān)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展信息：這些信息往往展示了產(chǎn)品發(fā)展的方向?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用速度大大加快，應(yīng)用周期的縮短大大刺激了產(chǎn)品科技含量的提高，特別是高科技產(chǎn)品更新速度往往以月為單位。這就要求企業(yè)密切關(guān)注現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用研究。

　　生產(chǎn)資源分布與生產(chǎn)信息：主要包括企業(yè)正常生產(chǎn)所需要的設(shè)備、原料、外購(gòu)元器件和零部件、能源等物資的供應(yīng)情況和來(lái)源分布。

　　市場(chǎng)信息：市場(chǎng)信息是營(yíng)銷(xiāo)信息的主體，它集中反央了商品供需關(guān)系和發(fā)展趨勢(shì)。包括：(1)、市場(chǎng)需求信息，它又主要由以下三方面組成：購(gòu)買(mǎi)力信息，它反映了社會(huì)購(gòu)買(mǎi)能力，如用戶(包括個(gè)人用戶與單位用戶)的數(shù)量與收入情況、用戶的構(gòu)成、用戶的各種分布等。購(gòu)買(mǎi)動(dòng)機(jī)信息，反映產(chǎn)生用戶購(gòu)買(mǎi)動(dòng)機(jī)的各種原因，包括各種偏好等。潛在需求信息。(2)、競(jìng)爭(zhēng)信息，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主要特征在于競(jìng)爭(zhēng)性，競(jìng)爭(zhēng)信息主要反映了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，這對(duì)企業(yè)制定正確的經(jīng)營(yíng)對(duì)策具有十分重要的意義。競(jìng)爭(zhēng)信息包括(ⅰ)、市場(chǎng)分布信息，它反映了市場(chǎng)的基本結(jié)構(gòu)，反映了各種產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率。(ⅱ)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的基本情況，如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的數(shù)量、地域分布、生產(chǎn)規(guī)模與能力、資金情況、技術(shù)水平與裝備、產(chǎn)品性能與價(jià)格、市場(chǎng)占有、經(jīng)營(yíng)策略與手段、服務(wù)情況等信息。(3)、用戶信息，包括企業(yè)用戶的基本情況和潛在用戶的分布狀況，用戶的主要特點(diǎn)和對(duì)支付能力、信用程度等方面的測(cè)評(píng)。

　　二、企業(yè)信息的有效溝通

　　有效的企業(yè)信息結(jié)構(gòu)應(yīng)該能夠及時(shí)獲得、處理與傳遞企業(yè)在整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種信息，即具有完善的信息溝通功能。企業(yè)的信息溝通主要是傳遞管理決策前提的過(guò)程，同樣也有正式溝通與非正式溝通兩種方式。正式溝通主要包括：一、根據(jù)規(guī)定定期舉行的營(yíng)業(yè)會(huì)議、財(cái)務(wù)會(huì)議、計(jì)劃會(huì)議、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議等。指定參加的人員將在此類(lèi)會(huì)議上，得到有關(guān)銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)進(jìn)度等方面的信息。二、報(bào)告制度，那些定期發(fā)布的報(bào)表、數(shù)據(jù)、報(bào)告等。非正式溝通包括談話、座談會(huì)、建議等。

　　企業(yè)的正式信息溝通方式是一種制度化的結(jié)構(gòu)體系，在這個(gè)體系中傳遞的信息具有準(zhǔn)確性、可靠性和系統(tǒng)性較高、可保存、可評(píng)估和定期性等優(yōu)點(diǎn)。正式溝通渠道中的信息一般是日常的定期報(bào)告，如財(cái)務(wù)報(bào)告、研究發(fā)展報(bào)告、員工手冊(cè)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)分析報(bào)告、會(huì)議報(bào)告等，這些定期的制度化的報(bào)告系統(tǒng)構(gòu)成了企業(yè)主要信息流。對(duì)于一些非定期的信息需求，正式溝通渠道也可以通過(guò)自身的一整套程序來(lái)滿足。正式信息溝通渠道包括縱向信息傳遞過(guò)程，一些與企業(yè)管理者決策有關(guān)的信息來(lái)自下層，如財(cái)務(wù)信息往往來(lái)自企業(yè)的財(cái)務(wù)人員而不是決策者。正式溝通渠道確保了下層信息向上層決策者傳遞，也保證了決策層的決策信息向下層傳遞。正式溝通渠也可以是一種橫向的溝通。一個(gè)部門(mén)的信息也可以而且有義務(wù)向平級(jí)部門(mén)提供所需信息，如購(gòu)買(mǎi)部門(mén)向生產(chǎn)部門(mén)提供到貨信息。由于正式信息溝通系統(tǒng)是一種制度化的溝通體系，可以確保信息的正常流通，所以正式信息溝通是企業(yè)信息溝通的主體。當(dāng)然，正式溝通渠道也有缺點(diǎn)，表現(xiàn)在(1)由于向上報(bào)告制度其信息傳遞的決定權(quán)在下層，所以對(duì)下層不利的信息可能無(wú)法傳遞到?jīng)Q策層，如果決策層僅僅依靠正式渠道，可能不能得到全面的信息，特別是一些情緒化的信息。(2)報(bào)告制度傳遞信息的可靠性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性是以犧牲速度為代價(jià)的，所以信息的溝通的速度較慢。信息的反饋速度也較慢，不能立即向信息提供者反饋信息。(3)正式信息溝通特別是報(bào)告制度一般要整理起草正式的書(shū)面報(bào)告，所以不很便利。

　　非正式溝通信息傳遞速度較快，以面對(duì)面的溝通使得信息反饋基本上是同時(shí)進(jìn)行的。其次，非正式溝通可以脫離企業(yè)的等級(jí)結(jié)構(gòu)，建立在人際關(guān)系基礎(chǔ)上，信息傳遞更具主動(dòng)性。再者，正式溝通往往是例行公事，而非正式溝通更具目的性和針對(duì)性，其效率也更高。非正式的信息溝通渠道的缺點(diǎn)也是很明顯的，在非正式溝通渠道中的信息可靠性和系統(tǒng)性程度較低，信息的準(zhǔn)確性或多或少、有意無(wú)意地受人為因素的影響。如果決策者只注重非正式渠道的信息，也難以獲得完整的、系統(tǒng)的和準(zhǔn)確的信息。

　　總之，一個(gè)有效的信息溝通結(jié)構(gòu)需要建立一種合理的正式溝通體系，同時(shí)也要保持一個(gè)較為合理、負(fù)責(zé)的非正式溝通作為補(bǔ)充。兩者不可偏廢。

　　三、信息系統(tǒng)的有效組織

　　有效的企業(yè)信息結(jié)構(gòu)需要建立一個(gè)有效的信息組織體系予以保障，使企業(yè)的信息集中有序化管理，以便高效優(yōu)質(zhì)地滿足企業(yè)對(duì)各種信息的需求。所以為了提高信息管理的總體效率，需要建立一個(gè)集中管理企業(yè)信息的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。這個(gè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)以下四個(gè)功能：

　　信息匯總與收集功能，一是將分散于各部門(mén)的信息匯總起來(lái)，形成一個(gè)權(quán)威的內(nèi)部信息庫(kù)。在信息匯總的同時(shí)，對(duì)各種信息進(jìn)行檢驗(yàn)與評(píng)詁，以保證信息的準(zhǔn)確性。二是有選擇地收集企業(yè)的外部信息。收集外部信息有兩層含義，首先是收集與本企業(yè)密切相關(guān)的信息，如與企業(yè)生產(chǎn)相關(guān)的科技信息等。其次企業(yè)的信息管理機(jī)構(gòu)應(yīng)成為企業(yè)與社會(huì)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通的橋梁，以便最大限度地利用社會(huì)信息資源。

　　信息管理與檢索功能，即對(duì)匯總與收集的信息進(jìn)行有序化管理，使得信息成為一種有機(jī)整體，便于多途徑檢索，隨時(shí)滿足查詢要求。信息分析與處理功能。信息的分析與處理有三層含義：首先是信息選擇與過(guò)濾，正如西蒙所說(shuō)的：“信息不必只因?yàn)榇嬖诰头潜惶幚聿豢伞?SPAN lang=EN-US>”面對(duì)大量的信息，“我們可以根據(jù)需要的迫切性，從大量信息中選擇那些看來(lái)對(duì)我們有用的信息，而忽略其余信息。”其次，需要對(duì)信息進(jìn)行有效分析，“去偽存真，去粗取精”。再次，要利用各種方法對(duì)信息進(jìn)行處理，根據(jù)信息對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行描述及對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)。這是利用信息的根本目的。信息的重要價(jià)值之一就在于它對(duì)未來(lái)具有預(yù)見(jiàn)性。

　　信息協(xié)調(diào)與溝通功能，信息管理機(jī)構(gòu)要對(duì)企業(yè)各部門(mén)的信息工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)與監(jiān)督，同時(shí)作為企業(yè)信息溝通的主要樞紐。

　　信息反饋功能，信息管理機(jī)構(gòu)一方面為企業(yè)決策提供有效的信息服務(wù)，另一方面又將決策的執(zhí)行情況反饋到?jīng)Q策層，不斷完善決策過(guò)程。