內(nèi)容管理系統(tǒng)在出版領域將始終具有自己的一席之地，但它從來不是業(yè)務協(xié)作的最佳工具。作為簡單的開源應用，Wiki可能不久就會主宰企業(yè)知識管理領域。

　　企業(yè)應用Wiki，你準備好了嗎？

　　任何在企業(yè)中某個團隊項目中干過的人都知道文檔管理會是怎樣的一場噩夢： 電子郵件沿不同的路徑傳送。

　　Wiki出場了！作為一種協(xié)作軟件，它可以解決所有上述問題，但與很多傳統(tǒng)的內(nèi)容管理系統(tǒng)不同，它非常簡單，連非技術雇員都可以使用。

　　盡管Wiki已出現(xiàn)10年了，但它在企業(yè)中的應用才剛剛起步。同Web第一次在企業(yè)世界站住腳跟時的情況一樣，Wiki可能也將經(jīng)歷瘋狂的增長期、激烈的競爭和不恰當?shù)氖褂?。下面的Wiki應用指南將告訴您如何最佳地使用這種有價值的協(xié)作工具。

　　什么是Wiki？

　　Wiki.org將Wiki定義為“可以運行的最簡單的在線數(shù)據(jù)庫”。受Apple的HyperCard編程環(huán)境的啟發(fā)，Ward Cunningham在1995年，作為一種管理Portland Pattern Repository的網(wǎng)站內(nèi)容的工具，開發(fā)了第一種Wiki軟件。Wiki一詞出自Wiki-Wiki。Wiki-Wiki在檀香山當?shù)氐恼Z言里的含意是“快”。Wiki實際上是任何人――或者至少任何擁有權限的人――都可以創(chuàng)建或編輯的網(wǎng)頁。

　　Wiki最著名的例子是Wikipedia，一種由任何喜歡它的人編寫和維護的在線百科全書。聽起來是不是很亂？但是，并沒有那么亂。它是一種精心研究、精心編寫和倍受尊重的信息源。如果某人對某個條目進行不正確的或不合適的改動，其他人可以將網(wǎng)頁恢復到以前的樣子，或者保留改動但進行進一步的編輯。成千上萬的人維護這個網(wǎng)站(或者至少那些他們所專業(yè)從事的區(qū)域)，進行必要的事實核查和編輯，因此內(nèi)容的質(zhì)量一般都很高。

　　由于Wiki最初被極端地構想為一個開放源代碼項目， 因此有一些人認為真正的Wiki應當沒有作者權限制。這在像Wikipedia這樣的很少的案例中的確行之有效，但是它通常不是一種可行的選擇。在企業(yè)環(huán)境中，Wiki最好放在防火墻背后，供完全內(nèi)部的用戶基礎使用。

　　未擊中目標

　　今年6月，《洛杉磯時報》創(chuàng)建了一個關注伊位克戰(zhàn)爭的Wiki。編輯們撰寫了一篇題為“戰(zhàn)爭與結果”的評論文章，并邀請任何愿意改寫這篇社論的人發(fā)表自己的精辟的看法。可惜的是，Internet網(wǎng)民們選擇了雪片般地傳送色情照片和污言穢語來污染這個“Wiki社論網(wǎng)站”，經(jīng)歷了3天的維護災難后，這家報紙關閉了這個Wiki。

　　指負責《洛杉磯時報》在Wiki上的失敗公平或者準確嗎？絕對不公平。也許《洛杉磯時報》的期望太高，也許它錯誤判斷了一些Web用戶的幼稚的能力。但是，Wiki社論網(wǎng)站存在的真正問題是Times讓Wiki去干blog的工作。

　　從結構上看，Wiki能夠處理對話，但是這并不是它的強項，相反，Wiki最擅長的是協(xié)作。它們的用途是隨著內(nèi)容的發(fā)展，維護一系列獨特的文檔以及提供一種組織這些信息的有機的手段。

　　為什么選擇Wiki？

　　由于Web(一般來說是網(wǎng)絡)的原因，發(fā)表和共享信息的費用大大降低了――而這使Wiki成為吸引企業(yè)的殺手應用。在Wiki出現(xiàn)前，進行復雜的信息管理需要一種昂

　　貴的企業(yè)應用。然而由于大多數(shù)Wiki是基于開放源代碼的，它們對于選擇開放源代碼軟件的公司來說是免費的，或者對于愿意為Wiki的部署和支持支付費用的公司來說是比較便宜的。

　　Wiki設計用于為團隊內(nèi)或團隊間交換信息提供方便。Wiki中的內(nèi)容可以毫無延遲、無需任何真正的管理努力進行更新，并且不需要分發(fā)――用戶/貢獻者(對于Wiki來說，他們是同一個人)訪問和更新一個共同的網(wǎng)站。

　　Wiki可以集中各類企業(yè)數(shù)據(jù)，如電子報表、Word文檔、PowerPoint幻燈片、PDF――任何可以在瀏覽器中顯示的內(nèi)容。它們還可以嵌入標準的通信媒體，如電子郵件和IM。重型基于PHP的Wiki可以直接與公司數(shù)據(jù)庫連接，將音頻和圖像文件輸入到數(shù)據(jù)庫中。Wiki的功能僅僅受到實現(xiàn)它的人員的編程技能的限制。

　　需要指出的是，將文檔放到Wiki中不一定使它能夠被所有訪問Wiki的人編輯。例如，營銷部門可以向銷售團隊或公司提供一張PowerPoint幻燈片，但不允許它們修改或覆蓋它。

　　此外，Wiki還具有內(nèi)置的版本控制，甚至可以控制那些具有編輯特權的人。不建立修改人的記錄，就不能進行修改，而且恢復以前的版本只是點擊幾下鼠標的事情。

　　如果您有如下需要，就可以考慮部署Wiki：

　　您希望在不犧牲功能性、安全性或持久性的條件下，迅速、廉價地建立公司內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。

　　您希望在一個可為所有人訪問的位置上發(fā)表多種企業(yè)文檔，并讓雇員不費力、沒有延遲、沒有冗余性風險地管理這些文檔。

　　您希望管理和組織會議記錄、團隊議程和公司日歷。

　　您需要一種廉價的(如果不是免費的)、可擴展的和可通過任何Web瀏覽器訪問的項目管理工具。

　　您一個可以大型和/或分散的團隊可以觀看和修改共享文檔的中央位置。

　　如果您的機構符合以下條件，Wiki可能不適合您的機構：

　　您必須使用復雜的文件格式。一些Wiki平臺只能支持文本或HTML文件?？紤]使用可以處理強健的文件類型的基于PHP/SQL的Wiki平臺。避免選擇基于PERL的Wiki。

　　您沒有可以承擔Wiki使用責任的人員。Wiki的本體(或者它使用的搜索引擎)有多好它才能有多好。您需要可以建立命名網(wǎng)頁和維護鏈接的規(guī)則的人員。

　　協(xié)作格式不適合您的小組或工作場所。對等審查不總是內(nèi)容管理的最佳解決方案。

　　您尋求交換觀點。Wiki并不是發(fā)表觀點或進行對話的最好的工具。如果這是您的公司的主要目標，那么請使用blog。

　　Wiki Vs. 傳統(tǒng)內(nèi)容管理軟件

　　目前市場上有大量可供使用的項目管理和協(xié)作軟件，那么為什么還要使用Wiki呢？

　　Wiki廉價、可擴展、易于實現(xiàn)，它們不需要大規(guī)模的軟件部署。它們還可以很好地與已有網(wǎng)絡基礎設施連接。例如，Wiki軟件生產(chǎn)商Socialtext將重點放在使它的平臺可以使用已有的安裝在企業(yè)防火墻后面的全球ID和注冊系統(tǒng)。

　　此外，Wiki是基于Web的，因此在采用時不需要多少或根本不需要學習時間，而且它們還允許用戶決定內(nèi)容的相關性，而不用依靠中央發(fā)表中心或線性發(fā)表鏈。在初次建立后，用戶，而不是管理人員，控制Wiki，使雙方受益。

　　許多Wiki的主要好處是它們有機地組織自己的能力。換句話說，用戶可以創(chuàng)建自己的網(wǎng)站結構(即本體, ontology)，而不是接受內(nèi)容軟件開發(fā)商強加給他們的結構。這就是說，Wiki必須為具有同樣的文體語音的人來使用，使本體和導航對于所有人都有意義。Wiki適用于工作場所，因為通用的企業(yè)語言已經(jīng)存在。

　　最后，與內(nèi)容管理軟件的工作流結構相比，Wiki固有的協(xié)作性質(zhì)使Wiki有別于內(nèi)容管理軟件，將使它們具有優(yōu)勢。傳統(tǒng)的項目管理工具根本不能重現(xiàn)Wiki所創(chuàng)建的協(xié)作和參與環(huán)境。

　　Wiki在哪兒？

　　那么，哪些公司實際使用Wikis呢？Wiki在一些需要大量內(nèi)容管理的特定企業(yè)領域(如項目管理和規(guī)格控制)中，取得了最偉大的最初成功。

　　據(jù)一次對73家公司的Gilbane調(diào)查顯示，正在試驗Wiki技術的公司主要是小企業(yè)(收入在2千5百萬美元以下的企業(yè))。鑒于Wiki軟件的廉價性和易實實現(xiàn)，這并不讓人感到吃驚。然而，一些大型企業(yè)也成功地部署了Wiki。

　　Nokia一年半來一直在使用Socialtext Wiki軟件，支持其Insight & Foresight內(nèi)的信息交換。Yahoo利用TWiki軟件幫助開發(fā)團隊克服與不同獨立位置合作時相關的問題。Michelin China也將TWiki作為一種知識管理工具來使用。該公司IT部門的Jean-Noel Simonnet寫道：“我們的目的是共享所有的信息、程序、設置文檔，使我們減少對某位成員的知識的依賴，使團隊中沒有人擁有任何保存在個人目錄中的文檔。”

　　在使用Wiki取得成功的著名公司中還包括Kodak、Cingular、Disney、Motorola和SAP。

　　這些公司正在做哪些《洛杉磯時報》不能或沒有做到的事情？這些成功的部署有別于《洛杉磯時報》的失敗的兩個因素是：它們部署在公司的防火墻之后，并且只供公務應用。如預期的那樣，這大大減少了濫用的可能性，確保Wiki成為一種工具而不是玩具。換句話說，若想對于企業(yè)社區(qū)有價值，Wiki必須包含大量的內(nèi)部文檔，成為一個可以由用戶通過瀏覽器維護的內(nèi)部Web。

　　Wiki工具

　　JotSpot和SocialText是率領企業(yè)Wiki解決方案的兩個領頭羊。這兩家公司都利用自己的專有程序擴展到了開放源代碼。JotSpot是由Excite的共同創(chuàng)建人創(chuàng)辦的，是Wiki與數(shù)據(jù)庫的交集。通過提供表格和與外部數(shù)據(jù)的集成等額外的特性，JotSpot能夠克服Wiki在處理文本文檔功能上受到限制的問題。

　　Socialtext基于開放源代碼KWiki軟件，并設法簽下了像Nokia和Ziff-Davis這樣的一些大客戶。該公司甚至推出了一種預裝Wiki軟件的獨立專用設備。

　　Atlassian Software的企業(yè)Wiki叫做Confluence。與JotSpot和Socialtext不同，Atlassian采用純專有軟件。

　　在嚴格的開放源代碼/非商用領域中，有幾家重要的廠商：

　　TikiWiki具有提交、編輯和批準文章的編輯引擎和工作流項目管理系統(tǒng)。

　　TWiki可以利用服務器插件模塊進行大規(guī)模擴展，增加處理像日歷、電子報表、RSS、條形碼等等功能的特性功能。

　　ZWiki提供一種支持所有主要瀏覽器的名為Epoz的插入式WYSIWYG HTML編輯器。

　　Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業(yè)初次嘗試的Wiki。

　　這些Wiki工具各有各的優(yōu)缺點，但是每一種Wiki工具都是開箱即用的穩(wěn)定、實用的軟件包。您選擇哪種工具將取決于您的預算、您所關注的特性以及您的IT部門實現(xiàn)與維護它的能力。

　　關注Wiki

　　各公司面臨的基本挑戰(zhàn)之一是確保在部門間流程的信息流盡可能少地“腐爛”。Wiki是處理這項任務的高度有效的工具。它將文檔管理變?yōu)槟撤N可以方便地調(diào)節(jié)適應用戶的敏感性的東西，而不是內(nèi)容管理軟件開發(fā)商強加的預想的概念。

　　內(nèi)容管理軟件包可能將在可預見的未來面市，但是它們將面臨來自Wiki的越來越大的壓力。正如目前市場上的企業(yè)Wiki所證明的那樣，內(nèi)容管理可以與Wiki雜交，生成一種集兩種工具的優(yōu)勢于一體的新的、更強健的應用。小心Wiki或雜交Wiki不久出現(xiàn)在您的工作場所中。

    (責任編輯：郝鴻瑋)